Gut strukturierte Leistungsbeschreibungen sind die Grundlage für die erfolgreiche Abwehr unberechtigter Nachforderungen. Zwar lassen sich nicht alle Eventualitäten eines großen Auftrags absehen – jeder sollte aber vorbereitet sein. Fallen etwa überraschend mehr Ingenieurstunden an, rät Experte Deckmann, ist vorher ein Stundensatz vertraglich zu verankern.

„Claimsmanagement dient idealerweise der Vorbeugung von Ansprüchen, daher ist das A und O ein guter Vertrag“, betont Albrecht Baganz, Geschäftsführer des Düsseldorfer Instituts für Projektwirtschaft (IPW). „Nur leider wird oft nach Gefühl, Gewohnheit oder Rechtsempfinden und nicht nach Recht und Gesetz agiert.“ Dann hagelt es Nachträge und Behauptungen – bis sich bei den Anwälten die Akten türmen. Das geschieht zuweilen auch, wenn der Vertrag passabel war. Baganz: „Doch entweder wird er nicht verstanden oder ignoriert.“

Sein Rat: Jeder sollte darüber wachen, dass sich der andere wie vereinbart verhält, auch wenn das zu Reibereien führen kann. Zu oft hört der Berater Sätze wie „Der Vertrag ist eine Geschichte – dass wir mit dem Kunden zurechtkommen müssen, eine andere.“

Wer mit dieser Haltung im angelsächsischen Raum aufschlägt, dürfte sein blaues Wunder erleben. Denn dort gilt: Nur das geht, was steht. Und zwar im Vertrag. Bekommen kleinere Firmen dann ein Hundert-Seiten-Werk auf den Tisch, das zudem sprachlich nicht voll erfasst wird, lässt das Desaster nicht lange auf sich warten.

Meist lässt auch die technische Dokumentation zu wünschen übrig, womöglich von einem preisgünstigen Übersetzerbüro angefertigt. Baganz: „Wer Schwächen des Auftragnehmers wittert, wird sie schamlos ausnutzen.“ Das haben international agierende Mittelständler zu spüren bekommen: „Große Kunden setzen kleinere Betriebe mit ihren Claims immer mehr unter Druck“, beobachtet Volker Stroh vom Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA).

Immerhin verliere so das Thema sein eher „unfeines“ Image, zumal es untrennbar mit dem Projektmanagement gekoppelt sei. Stroh: „Nicht jeder muss einen Claimsmanager oder eine versierte Kraft unterhalten, ab 150 Millionen Euro Umsatz amortisiert sich ein Spezialist aber rasch.“ Baganz schätzt, dass ein Claimsmanager das Ergebnis um 10 bis 15 Prozent verbessern kann.

Praktisch sieht das so aus wie im Fall des Zulieferers, der mit Hilfe von Claimsmanager Reichelsdorfer eine 13-Millionen-Euro-Forderung abwendete. Ein Autokonzern hatte gegen den dringenden Rat des Zulieferers ein ungeeignetes Teil verbaut, das eigentlich neu zu konstruieren war. „Die Forderung hätte das Ende bedeutet, doch dank einer guten Dokumentation und einer harten Verhandlung wurde der Anspruch fallengelassen“, sagt Reichelsdorfer. Der Zulieferer ist trotz des Streits weiter gelistet – der Lieferbeziehung hat der Einsatz des Claimsmanagers nicht geschadet.

Dessen Wert wird immer mehr geschätzt. „Vor nicht allzu langer Zeit war Claimsmanagement hierzulande eine nahezu unverkäufliche Dienstleistung, die nur genutzt wurde, wenn beide Seiten hoffnungslos verkracht waren“, erinnert sich Stefan Heidenblut, Leiter Claimsmanagement Ernst & Young Real Estate. Ein schärferes Haftungsrecht und der Zwang zum Risikomanagement haben das geändert. Heidenblut: „Es wird immer schwieriger, Claimsmanager zu finden, denn die müssen ein breites technisches und juristisches Wissensspektrum haben und sehr verhandlungssicher sein. Das kann man nicht studieren.“

Anwalt Kühnel schult Firmen in Sachen Claimsmanagement. Er ist überzeugt, das Thema gehöre nicht nur in die Hände von Juristen. Es betreffe viel mehr Mitarbeiter als gemeinhin gedacht – von der Akquise bis zum Ablauf der Sachmängelfrist. Kühnel: „Die Firmenspitze muss ihre Leute sensibilisieren. Damit sie mehr Energie darauf verwenden, Fehler zu vermeiden, anstatt Leichen im Keller zu vergraben.“