Die Globalisierung hat deutsche Mittelständler längst erreicht: Der Export gilt in vielen Betrieben als tragende Säule des Geschäfts. Und die Reiseetats wachsen im Gleichschritt mit. Ausgaben für Geschäftsreisen bilden mittlerweile oft die zweithöchste Kostenstelle – direkt nach den Personalausgaben. Professionelles Reisemanagement kann helfen, Kosten zu senken.
Zeit ist Geld: Firmen mit einem professionellen Travel Manager konnten die Geschäftsreisekosten im Vergleich zum Vorjahr senken. Bei Firmen ohne Profis sind die Kosten gestiegen. Foto: AP
BAMBERG. Mit dem steigenden Export vieler Betriebe entsteht für professionelle Reisemanager ein wachsender Markt. Immerhin stammen rund 85 Prozent der Geschäftsreiseumsätze aus dem Mittelstand. Und die lassen sich - so jedenfalls das Versprechen der Dienstleister - oft effizienter abwickeln. Indem man Mitarbeiter coacht. Oder gleich das ganze Reisemanagement auslagert. Welcher Weg richtig ist, entscheiden zwei Faktoren: Die Fachkompetenz im eigenen Haus. Und natürlich die Reisetätigkeit.
Dass mittelständische Unternehmen oft zum Spielball der Anbieter werden und Einsparpotential verschenken, belegt auch eine Analyse von Geschäftsreisen aus dem Jahr 2007, die der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) herausgegeben hat: Firmen mit einem professionellen Travel Manager konnten danach die Geschäftsreisekosten im Vergleich zum Vorjahr um bis zu fünf Prozent senken. Bei Firmen ohne Profis stiegen die Kosten dagegen um vier Prozent.
Die Analyse ergab aber auch, dass die Sensibilität gestiegen ist. Jeder zweite Befragte hat sich zwischenzeitlich mit der Festlegung von Reiserichtlinien auseinander gesetzt. Den Anstoß dafür gaben meist professionelle Reisemanager. Mittelständler, die keine Verhandlungen führten oder Tagespreise ungenutzt lassen, reisten dagegen nach Stichproben teilweise 50 Prozent zu teuer.
Auch Jürgen Schaefer hat solche Erfahrungen gemacht. Der Geschäftsführer des in Bonn ansässigen Unternehmens Kerstin Schaefer Mobility Services ist überzeugt, dass sich direkte Kosten um bis zu 10 Prozent senken lassen, indirekte Kosten sogar um bis zu 25 Prozent. Direkte Kosten beziehen sich auf den Einkauf der Reiseleistungen, indirekte auf die Abwicklung.
Als sinnvoll betrachtet Schaefer das Outsourcing im Reisemanagement ab einem Reisevolumen von 200 000 Euro. Dann griffen strategische wie operative Vorteile: "Mittelständler beschäftigen mit einem Travel Manager einen Strategen auf Zeit, beispielsweise für 20 Stunden im Monat", erklärt er. "Dafür übernimmt er die Reisemittelbeschaffung und rechnet die Kosten nach aktuellen steuerlichen Richtlinien ab. Und er informiert über Veränderungen und Alternativen ."
Laut Schaefer verursachen meist ähnliche Fehler unnötige Kosten: Erstens nutzten Firmen oft ihre Einkaufsmacht nicht aus. Zweitens fehlten einheitliche Prozesse. Wenn der Dienstleister mit neuen Kunden zusammenarbeitet, macht er deshalb zunächst eine Bestandsaufnahme, erfasst die zur Zahl der Reisen, Hauptknotenpunkte und Regelwerke für die Leistungen und Abrechnung. "Die Durchschnittswerte zeigen uns dann bereits, wo Einsparungen möglich sind", sagt er.
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