Eine der Grundtugenden beim Umgang ist die Geduld, die viele Probleme löst. Ferner erleichtern eine positive Grundeinstellung sowie die Bereitschaft, die vietnamesische Kultur, Gesellschaft und Sprache zu verstehen, die Geschäftsbeziehungen. Da viele Vietnamesen in Deutschland studierten und dort einige Zeit lebten, sind ihre Deutschland-Erfahrungen oft ein beliebtes Gesprächsthema. Ähnliches gilt für Gespräche über den Fußball, da bereits mehrere deutsche Trainer die vietnamesische Fußballnationalmannschaft "coachten" und die "Bundesliga" ein sehr hohes Ansehen genießt. Derartige Themen eignen sich gut als Einstieg in Verhandlungen, die meist formell beginnen. Detaillierte Fragen werden später erörtert. Die Vietnamesen haben auch sehr viel Sinn für Humor und lachen gerne. Ein guter Witz zum richtigen Zeitpunkt kann die Gesprächspartner näher bringen und die Verhandlungsatmosphäre auflockern.
Wichtigster vietnamesischer Feiertag ist das Tet-Fest (Neujahrsfest), das jedes Jahr gewöhnlich zwischen Ende Januar und Anfang Februar stattfindet. Zu diesem, mehrere Tage dauernden Familienfest, sollten unbedingt an die vietnamesischen Geschäftspartner Glückwunschkarten verschickt werden. Die Vorbereitungen zum Tet-Fest laufen schon einige Wochen vor Beginn der Feiertage, und auch noch einige Tage danach herrscht eine gewisse Gesprächsmüdigkeit. Die Aufnahme von Kontaktgesprächen sollte daher möglichst nach dem Tet-Fest erfolgen.
Erste Kontakte zu einheimischen Geschäftspartnern werden gewöhnlich auf Markterkundungsreisen, Messen oder durch die Vermittlung bestimmter Institutionen, wie die Auslandshandelskammer German Industry and Commerce Vietnam (GIC) mit Büros in Hanoi und in Ho-Chi-Minh-Stadt (Saigon), die Wirtschaftsabteilung der Deutschen Botschaft in Hanoi und das Deutsche Generalkonsulat in Saigon sowie die vietnamesische Handels- und Industriekammer, hergestellt. Organisiert sind solche Reisen unter anderem vom Ostasiatischen Verein e.V. (OAV) in Kooperation mit örtlichen Stellen. Ferner können internationale Anwaltsbüros, Beratungsunternehmen (Consultants), europäisch geleitete Handelshäuser sowie die Experten der deutschen Entwicklungsorganisationen und -banken (GTZ, KfW, DEG und DED) um Vermittlung gebeten werden.
Kontakte über individuelle Werbeinserate oder Direktanschrift sind ebenso möglich, doch weniger erfolgversprechend. Als bester Weg zur Kontaktaufnahme mit noch unbekannten Geschäftspartnern erweist sich immer noch eine Empfehlung durch befreundete Firmen oder gute Bekannte. Auch in Vietnam beruht ein großer Teil der Wirtschaftstätigkeit auf Querverbindungen zu Politik und Verwaltung sowie auf persönlichen Beziehungen. Der wirtschaftliche Erfolg hängt oft davon ab, die "richtigen" Personen zu kennen.
Bei der Kontaktaufnahme über einen Vermittler ist darauf zu achten, dass dieser den gewünschten Adressaten möglichst gut kennt. Zunächst sollte ein unverbindliches Treffen zum Kennenlernen arrangiert werden, auf dem dann weitere Einzelheiten über die eigentliche Geschäftsbesprechung abgestimmt werden können. Der deutsche Partner hat sich darauf einzustellen, dass er beim ersten persönlichen Kontakt meistens nicht Entscheidungsträgern gegenübersitzt. Insbesondere bei staatlichen Stellen ist deswegen ein "Nachfassen" auf höherer Ebene empfehlenswert. Bei vielen großen Staatsunternehmen ist oft der "zweite Mann" oder der Vizedirektor der kompetenteste Gesprächspartner. In Vietnam werden, vor allem im Staatssektor leitende Positionen immer noch mehr unter politischen als fachlichen Gesichtspunkten vergeben.
Die schriftliche Ankündigung eines geplanten Besuchs sollte, wenn schon nicht in Vietnamesisch dann in englischer oder französischer Sprache erfolgen. Dabei sind in möglichst anschaulicher Form und nüchterner Diktion die Tätigkeit des eigenen Unternehmens darzustellen und Informationen über das angebotene Produkt oder die Dienstleistungen zu unterbreiten. Zusammen mit einem Schreiben sollten auch Firmenprospekte (unbedingt in Englisch oder in vietnamesischer Übersetzung) bereitgestellt werden. Durch eine anspruchsvolle Aufmachung des zugeschickten Informationsmaterials lässt sich beim Adressaten die erwünschte Aufmerksamkeit erreichen. Es ist ratsam, die Übersendung eines wichtigen Geschäftsschreibens dem Empfänger vorher persönlich durch ein Telefonat anzukündigen.
Meistens finden die ersten Kontaktgespräche in den Räumlichkeiten des vietnamesischen Partners statt. Als Lokalitäten für das erste Treffen können aber auch die mittlerweile in Hanoi und Saigon reichlich vorhandenen Luxushotels gewählt werden, die über entsprechende Konferenzräume verfügen.
An die englische Visitenkarte denken
Der Austausch von Visitenkarten ist fester Bestandteil des Begrüßungsrituals, sie sollten daher in ausreichender Menge mitgeführt werden. Ihr Design und die Qualität des Papiers sollten anspruchsvoll sein und die Position des Inhabers innerhalb des Unternehmens hervorheben. Dabei sind möglichst englische Funktionsbezeichnungen, wie President, Chairman, Managing Director, Director, General Manager, Chief Executive Officer (CEO), Senior Manager, Manager bis zum Head of Department oder Chief of Division zu verwenden, um das Gewicht des Karteninhabers zum Ausdruck zu bringen. Die "Namecard" wird in Vietnam beidhändig überreicht.
Geschenke werden am Beginn einer geschäftlichen Beziehung zwar nicht unbedingt erwartet, als Zeichen der Anerkennung jedoch sehr geschätzt. Dabei sollte es sich aber um kleine und nicht zu teure Präsente mit dem Logo der Firma oder landestypische Mitbringsel handeln. Später sind Grußkarten zum Tet-Fest (Vietnamesisches Neujahr) und anderen Feiertagen als Mittel geeignet, sich in Erinnerung zu rufen. Bei weiteren Besuchen können kleine Präsente die Geschäftsbeziehungen weiter festigen.
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