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5. Die Steuerung des Projektes

Viele Fragen ergeben sich erst im Laufe der Zusammenarbeit. Hier hat sich die Einrichtung eines Lenkungsausschusses bewährt.

In Bezug auf die Projektsteuerung hat es sich als zweckmäßig erwiesen, einen sogenannten Lenkungsausschuss zu etablieren. Dieser ist zuständig für die Umsetzung des Vertrages und wird in der Regel mit Fachleuten beider Parteien besetzt. Der Lenkungsausschuss besteht auch in der Phase des Regelbetriebs weiter und entscheidet über Anpassung der Leistungsscheine im Einvernehmen und führt insbesondere Protokoll über den Projektfortschritt.

Dies ist besonders wichtig, da hier regelmäßig ein Dokumentationsmangel im Falle einer Auseinandersetzung besteht. Schließlich ist der Lenkungsausschuss ein sachverständiges Gremium zur Regelung von Streitfällen und in der Lage, sachgerechte Lösungen zu finden, wenn die direkt Verantwortlichen bereits in persönliche Konflikte verstrickt sind.

Aufgabe des Lenkungsausschusses ist schließlich die Begleitung des Prozesses zu Change Requests (Änderungbegehren) einer Seite. Das Change Request Verfahren ist ein zentraler vertraglicher Anspruch, der die Zukunftsfähigkeit des Projektes sowohl für den Outsourcer als auch den Dienstleister sichert.

Hierzu gehören insbesondere Anpassungen, die der Outsourcer zur Sicherstellung und Optimierung seines betrieblichen Ablaufes begehrt. Hier sind insbesondere angemessene Mechanismen vorzusehen, die sicherstellen, dass der Outsourcer sein Änderungbegehren auch in treugerechter Art und Weise durchsetzen kann, da er nach Durchführung des Outsourcing nur noch über begrenztes eigenes Know-how verfügt.

Aus Sicht des Dienstleisters kommt hier insbesondere in Betracht, dass dieser gelegentlich auf andere Hardware oder neuere Software umstellen möchte, da dies der Großteil seiner Kunden zwischenzeitlich begehrt. Dies kann häufig zu Interessen des Outsourcers konträr laufen. Dieser hat sich in der Regel mit seiner innerbetrieblichen Schulung auf eine bestimmte Softwareversion eingestellt oder sieht Risiken in einer veränderten Hardwaresituation und möchte insoweit seine Interessen schützen.

Weiter: 6. Haftungsklauseln, Laufzeit und Kündigung

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