Administrative Tätigkeiten auf den Dienstleister verlagern
Der Mobilitätsbedarf entscheidet

Der Fuhrpark eines Unternehmens verursacht in der Regel nicht nur erhebliche Kosten, er bindet auch einen großen Teil der liquiden Mittel. Mit Unterstützung einer Leasinggesellschaft können die Abläufe optimiert werden; Kosten werden transparent und damit planbar.

BRAUNSCHWEIG. In Abhängigkeit von ihrer Vertriebs-, Distributions- und Personalstrategie benötigen Unternehmen heutzutage in der Regel einen mehr oder minder großen Fuhrpark. Die Spanne reicht vom kleinen Familienunternehmen mit einer stark begrenzten Anzahl von Fahrzeugen über mittelständische Betriebe bis hin zu internationalen Konzernen mit einer Flotte von mehreren tausend Einheiten.

Der Fuhrpark stellt daher zumeist einen großen Kostenfaktor dar und bindet einen nicht unerheblichen Teil der liquiden Mittel. Es gilt, nicht zuletzt angesichts der rezessiven Wirtschaftsentwicklung, in diesem Bereich den Einsatz der finanziellen Ressourcen zu verbessern und ihre Effizienz auf ein höchstmögliches Niveau zu steigern. Zur Aufdeckung und anschließenden Realisierung von Einsparpotenzialen können Unternehmen auf Fachkenntnisse von Dienstleistern vertrauen, die professionelles Fuhrparkmanagement anbieten.

Auf Grundlage einer umfassenden und individuellen Bedarfsanalyse geben die Dienstleister dem Unternehmen Empfehlungen zur optimalen Entwicklung des Fuhrparks. Im ersten Schritt der Analyse wird der tatsächliche Mobilitätsbedarf eines Unternehmens ermittelt. Dazu erfolgt zunächst die Aufnahme des Ist-Zustands. Sie umfasst sowohl die Registrierung des kompletten Fahrzeugbestands und der genutzten Modelle und Typklassen als auch Art und Zeitpunkt der Fahrzeuganschaffung, Nutzungsintensität, Kosten für Wartung und Reparaturen sowie eine Vielzahl weiterer Kriterien. Diese Informationen ermöglichen eine detaillierte, fahrzeugspezifische Aufschlüsselung der tatsächlichen Kosten.

Die Betrachtung erstreckt sich nicht nur auf die einsatzgebundenen Fahrzeuge, wie zum Beispiel Lastkraftwagen einer Spedition, sondern auch auf die Fahrzeuge der dienstwagenberechtigten Mitarbeiter, der so genannten user-chooser. Darüber hinaus beinhaltet das Angebot des Dienstleisters eine Beratung hinsichtlich der optimalen Ausgestaltung der Car-Policy - einer unternehmensspezifischen Aufschlüsselung der Fahrzeugkategorien, aus denen die Mitarbeiter der unterschiedlichen Berechtigungsstufen Fahrzeuge bestellen dürfen.

Auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Ist-Zustand ermittelt der Dienstleister die für den jeweiligen Einsatzbereich und die Einsatzintensität optimale Zusammensetzung des Fuhrparks. Herstellerunabhängige Flottenmanagement-Anbieter nutzen dabei die Modellauswahl aller relevanten Fahrzeughersteller, um die Kundenanforderungen optimal erfüllen zu können.

In einem weiteren Schritt wird die für das Unternehmen wirtschaftlichste Beschaffungsform der Flottenfahrzeuge ermittelt. Der Kauf oder die Finanzierung der Fahrzeuge sind, bedingt u.a. durch die hohe Kapitalbindung, nur in seltenen Fällen empfehlenswert. Das Leasing von Fahrzeugen stellt auf Grund der Möglichkeit zur Abschreibung von Leasingraten und der daraus resultierenden steuerlichen Vorteile sowie auf Grund der Einsparung beim Verwaltungsaufwand in den meisten Fällen die effizienteste Form der Fahrzeugbeschaffung dar.

Sofern der bestehende Fuhrpark sich im Eigentum des Unternehmens befindet, kann im Rahmen des "Sale-and-lease-back-Verfahrens" ein erhebliches Liquiditätspotenzial auf Kundenseite erschlossen werden. Hierbei verkauft das Unternehmen den bestehenden Fuhrpark an einen Dienstleister und least die Fahrzeuge anschließend zurück.

Der Vorteil: Die Fahrzeuge belasten das Budget künftig nur in Form einer monatlichen Nutzungsgebühr, die für den Kunden eine feste Kalkulationsbasis darstellt. Darüber führt die Umstellung von einem Kauf- zu einem Leasing-Fuhrpark zu einer Bilanzverkürzung, da die Fahrzeuge bei der Leasinggesellschaft und nicht beim Fuhrparkbetreiber bilanziell aktiviert werden. Eine solche Off-Balance-Gestaltung ist besonders für viele mittlere und große Unternehmen interessant.

Die kostenintensive Verwaltungsarbeit, die durch den Betrieb eines Fuhrparks verursacht wird, kann durch die Integration von Serviceleistungen in den Leasingvertrag erheblich reduziert werden. Denn eine Vielzahl der administrativen Tätigkeiten wird auf den Dienstleister verlagert.

Angeboten wird beispielsweise ein umfassender Versicherungsschutz, bestehend aus Haftpflicht und Vollkasko sowie eine Insassen-, Unfall- und Rechtsschutzversicherung. Bei einem Unfall sorgen Versicherungsexperten unabhängig von der Verschuldensfrage dafür, dass der Schaden mit den jeweiligen Versicherern abgewickelt wird. Die unfallbedingten Reparaturkosten am Leasing-Fahrzeug sowie die notwendigen Gebühren für einen Sachverständigen werden dabei verauslagt.

Ein weiteres Serviceangebot beinhaltet die Übernahme der Wartung und der Verschleißreparaturen. Dazu gehören der Inspektionsservice laut Serviceplan und sämtliche Werkstattleistungen bei normalem Fahrzeugverschleiss. Auch TÜV-Gebühren. Abgasuntersuchung sowie Abschlepp- und Bergungskosten werden übernommen. Ferner können beispielsweise Reifenersatz, die Zahlung von Kraftfahrzeugsteuer und der Rundfunkgebühren (GEZ) vereinbart werden. Zudem bieten nahezu alle Dienstleister Tankkarten in Kombination mit einer Kraftstoff-Abrechnung und-Analyse an.

Die Bezahlung der Leistungen erfolgt in der Regel bargeldlos mittels einer Service-Card. Rechnungen für Wartungsarbeiten, Verschleiß- und sonstige Reparaturen werden von der Werkstatt direkt an den Dienstleister weitergeleitet. Der einzelne Fahrer bzw. der Kunde des Dienstleisters ist in den Zahlungsvorgang nicht mehr direkt involviert.

Die Zusammenarbeit mit einem Flottenmanagementanbieter ist damit eine effiziente Möglichkeit für den Kunden, die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Durch die analytische Vorgehensweise - Ermittlung des tatsächlichen Mobilitätsbedarfs, Ausnutzung der optimalen Beschaffungsform und Integration von Serviceleistungen in den Vertrag - wird eine gezielte Ausschöpfung der vorhandenen Kostensenkungspotenziale ermöglicht.

Besonders der Abschluss von Leasingverträgen mit umfangreichen Serviceleistungen bietet die beste Voraussetzung dafür, den für den Geschäftsbetrieb notwendigen Fuhrpark als Kostenfaktor zu minimieren. Gleichzeitig werden die Kosten für das Unternehmen transparent und auf Grund der festen monatlichen Nutzungsgebühren planbar.

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Dr. Hans-Peter Lützenkirchen ist Mitglied des Vorstands der Volkswagen Financial Services AG, Braunschweig.

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