Auch ein Stück Psychologie gefragt
Die Verpflanzung der Mitarbeiter erfordert Fingerspitzengefühl

Wenn ganze Unternehmen oder einzelne Abteilungen umziehen, merken die Mitarbeiter plötzlich, wie schön sie es an ihrem alten Arbeitsplatz hatten. Architekturpsychologen helfen beim Tapetenwechsel.

Als die Frankfurter Werbeagentur Impiric ihren Umzug aus einem Neubau in ein saniertes Fabrikgebäude plante, maulten die Mitarbeiter: Warum müssen wir unsere schönen Einzelbüros für ein Großraumbüro aufgeben? Und müssen wir wirklich den hübschen Vorort Eschborn gegen das verrufene Gallusviertel in der Innenstadt tauschen? Wie sollen wir da noch konzentriert arbeiten?

"Uns wurde schnell klar, dass die Akzeptanz für den Umzug fehlt", sagt Jörg Puphal, Chief Creative Officer, der oberste Kreative von Impiric. Er suchte Rat bei Nicola Moczek. Die Umweltpsychologin ist Geschäftsführerin von Psy:Plan, einem Beratungsinstitut für Architektur- und Umweltpsychologie in Frankfurt.

Gemeinsam steckten sie die wichtigsten Ziele für den Umzug ab: Die Planung und alle damit verbundenen strukturellen Veränderungen offen legen; die Mitarbeiter an der Gestaltung des neuen Unternehmenssitzes beteiligen; um Akzeptanz werben.

In Einzelinterviews wurden zunächst die Ansprüche an den Arbeitsplatz ermittelt. Ein Infodienst im Intranet sorgte für Transparenz: Wie soll der Umzug ablaufen? Wer lebt im Gallusviertel? Welche Einkaufsmöglichkeiten gibt es, welche öffentlichen Verkehrsmittel?

Geschickte Organisation sicherte ein Stück Privatsphäre

Auf Rat der Architekturpsychologen ist es bei dem Konzept einer offenen Bürogestaltung geblieben. Doch entgegen der ursprünglichen Planung sitzt die Geschäftsleitung jetzt mitten im Großraum und ist so jederzeit ansprechbar. Durch geschickte Büro-Organisation ist es gelungen, den meisten Mitarbeitern ein Stück Privatsphäre zu sichern.

Der Vorteil des Großraums blieb erhalten: Mehr Bewegung, die den Gedankenfluss fördert. Die Kreativen laufen beim Grübeln umher, haben Spaß mit den Kollegen und finden sich flott in wechselnden Teams zusammen. Dabei wurde berücksichtigt, dass Buchhalter und Controller Trubel nicht gebrauchen können: Sie sitzen separat.

Um den 220 Mitarbeitern die Angst vor dem Fall der Bürowände zu nehmen, lud die Agentur sie ein, den Rohbau zu besichtigen. Viele nutzten die Gelegenheit, Details vorab zu klären: Wo wird mein Schreibtisch stehen, wo der Kopierer und die Kaffeemaschine? So wurden Unsicherheiten abgebaut - und ganz nebenbei jede Menge Verbesserungsvorschläge eingesammelt.

Genau darum geht es den Architekturpsychologen: Sie beschäftigen sich mit den Wechselwirkungen zwischen Mensch und gebauter Umwelt. Sie analysieren Wahrnehmung, Erleben und Bewerten von Gebäuden und Stadträumen und beraten Unternehmen, wie diese das Arbeitsumfeld ideal gestalten können.

Mangelnde Information drückt auf die Stimmung

Der größte und häufigste Fehler beim Umzug ist mangelnde Information. "Ein leitender Angestellter wird mit der Abwicklung betraut, die er zusätzlich zu einem dicht gepackten Arbeitstag aufgebürdet bekommt. Für eine Bedarfsanalyse bleibt da keine Zeit und Umzugsunternehmen nehmen nur einen Teil der Arbeit ab", schildert Moczek von Psy:Plan das Problem. Die Mitarbeiter haben das Gefühl, dass über ihre Köpfe hinweg geplant wird - und schon kochen die Gerüchte hoch.

Nicht bedacht werde oft auch das soziale Gefüge und das Umfeld des Unternehmenssitzes. Verkehrsanbindung, kulturelles Angebot, Kindergärten sind wichtige Standortfaktoren, von denen abhängt, wie reibungslos Mitarbeiter ihren Alltag organisieren können.

Ein trauriges Beispiel sei die neue Deutsche Börse Frankfurt, sagt Moczek. Aus dem Stadtzentrum wurde sie in den öden Vorort Hausen verpflanzt - mitten in Schrebergärten hinein. Jetzt fragen sich die Broker wahrscheinlich, wo sie essen gehen sollen, schnell was einkaufen können und wie sie flott mit der Bahn in die Innenstadt kommen. "Denen hilft auch das an sich attraktive Gebäude nichts", stellt die Psy:Plan-Chefin fest.

Ein verpatzter Umzug vergrault die Mitarbeiter

Sie rät von inselartigen Stadtrandlagen grundsätzlich ab. Die Folgen seien oft fatal: Von Motivationsverlust bis zu Kündigungen. Verpatzte Umzüge könnten zu zweistelligen Kündigungsraten führen, zitiert die Umweltpsychologin Studien. Kaum messbar, aber gut zu beobachten seien auch Effizienzverluste, die dadurch entstünden, dass die Mitarbeiter mehr Zeit auf ihren Frust statt auf` die Arbeit verwendeten.

So drohte bei einem Automobilhersteller die Stimmung zu kippen, als im Firmenkunden-Center eine Abteilung von zwölf auf 20 Mitarbeiter wuchs - ohne dass mehr Platz zur Verfügung stand. Es wurden einfach zusätzliche Schreibtische in die Büros geschoben. Sichtschutzwände machten die Konfliktlinien sichtbar. Erst eine offene Diskussion mit den Büroberatern brachte einen 24-Punkte-Plan und die Entschärfung der Situation.

Büros und Gebäude sind Teil der Unternehmenskultur. "Es ist wichtig, Identifikation nach innen und außen, gegenüber Kunden und Öffentlichkeit, zu schaffen", sagt Volker Linneweber, der Vorsitzende der Fachgruppe Umweltpsychologie in der deutschen Gesellschaft für Psychologie. Die Forschung fordere seit langem, die Mitarbeiter in die Planung einzubeziehen. Linneweber: "Das bloße Faktum, gefragt worden zu sein, fördert die Bereitschaft, aktiv am Umzug teilzunehmen. Es fördert außerdem die Verpflichtung dem Neuen gegenüber."

In diesem Sinn hält Moczek ihre Dienstleistung für zukunftsträchtig. Allerdings weiß sie auch: "Unternehmen geben viel Geld für Marketing aus, was richtig und wichtig ist. Aber in ein funktionierendes Umfeld der Mitarbeiter zu investieren, ist nicht minder wichtig."

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