Berater sehen großes Potenzial: Bye-bye, Rechnung

Berater sehen großes Potenzial
Bye-bye, Rechnung

Unternehmen entdecken Online-Rechnungen. Mit elektronischer Übermittlung und dem Auslagern von Aufgaben an Dienstleister wollen sie bis zu 70 Prozent der Kosten sparen.

Geradezu jungfräulich unschuldig war die E-Mail lange Zeit, was schlechte Nachrichten anging. Denn für unangenehme Neuigkeiten wie Rechnungen oder Kündigungen war sie einfach überhaupt nicht zu gebrauchen. Alles Lästige kam weiterhin wie eh und je per Post. Doch inzwischen ist die sympathische Jungfräulichkeit dahin. Wer in seinen E-Mail-Posteingang schaut, muss sich gefasst machen, dort auf Rechnungen zu stoßen.

Etwa vom Paketversender TNT, der wie viele Unternehmen in Deutschland in den vergangenen Monaten den elektronischen Versand von Rechnungen eingeführt hat. Bisher brachte die Post die Schreiben zum Empfänger. Seit vergangenem Herbst verlassen die Rechnungen die TNT-Zentrale immer öfter als elektronischer Datensatz. In die Technik hat der Logistiker rund 50 000 Euro investiert.

Um Zustellung und Verarbeitung der Rechnungen kümmert sich als Dienstleister Tietoenator, der skandinavische IT-Anbieter, der die Daten online direkt an die Computersysteme der TNT-Kunden schickt. Auf diesem Weg gelangen die Informationen innerhalb von vier Stunden ans Ziel, wogegen sie bisher mehrere Tage unterwegs waren.

"Im Moment verschicken wir zwar erst fünf Prozent der Rechnungen elektronisch, langfristig sollen es aber 85 Prozent werden", ist TNT-Manager Thomas Schirmers Ziel. Er freut sich bereits über Anfangserfolge. "Bisher haben wir nach dem Erstellen einer Rechnung drei Wochen auf das Geld gewartet, mit dem neuen System dauert es nur noch 14 Tage."

Mit der elektronischen Rechnung wollen die Unternehmenslenker aber nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld sparen. Berater bescheinigen den Plänen ein immenses Potenzial, denn der herkömmliche Postversand einer Rechnung ist teuer. Zuerst erstellt ein Mitarbeiter des Versenders die Rechnung am Computer, druckt sie aus und leitet sie an die interne Poststelle zum Verschicken weiter, wo sie frankiert und eingetütet wird. Nach dem Eingang in der Poststelle des Empfängers wird die Rechnung per Hauspost weitergetragen, vom Verantwortlichen abgezeichnet und schließlich von einem Buchhalter erfasst und beglichen - ein langwieriges und aufwendiges Verfahren.

Beide Seiten, Versender und Empfänger, kostet es jeweils bis zu zehn Euro pro Rechnung. "Der Postversand ist höchst ineffizient", warnt Unternehmensberater Bruno Koch aus dem schweizerischen Wil, der auf Online- Rechnungen spezialisiert ist. Nach seinen Berechnungen lassen sich mit einer elektronischen Übertragung der Rechnungsdaten bis zu 70 Prozent der Kosten sparen, also sieben Euro pro Transaktion beim Versender und beim Empfänger.

Trotz des großen Sparpotenzials galt der elektronische Rechnungsversand in den vergangenen Jahren als zu kompliziert und weitgehend unpraktikabel. Der Grund: Es gab keinen allgemein akzeptierten, verbreiteten Standard. Zwar waren bereits viele größere Unternehmen online per Electronic Data Interchange (EDI) verbunden, doch wäre für jede Kundenbeziehung eine neue Schnittstelle für den Rechnungsversand nötig. "Das wäre einfach viel zu teuer gewesen", urteilt Thomas Schirmer von TNT.

Doch mit den Angeboten von Dienstleistern wie Tietoenator scheint sich die Situation nun zu ändern. Die deutsche Tochter des finnischen Konzerns, ein ehemaliges Startup, richtet elektronische Verbindungen zu einer großen Zahl von Unternehmen ein und kann so die Kosten pro einzelnen Rechnungsversand deutlich drücken. Entscheidend ist dabei die Masse der Kunden, erklärt Reiner Jost, Berater beim IT-Konzern IBM: "Die Dienstleister müssen sich möglichst schnell einen großen Kundenkreis aufbauen, nur dann wird der elektronische Rechnungsversand effizient funktionieren." Tietoenator kassiert pro Rechnung zwischen 45 und 90 Cent.

Im Idealfall verfügen Rechnungssteller und Empfänger über ein elektronisches System für Buchhaltung und Rechnungswesen, etwa von SAP. Die Rechnungsdaten können dann aus der EDV des einen Unternehmens direkt in die des anderen übertragen und dort weiter bearbeitet werden. "Diese Variante ist vor allem für große Unternehmen mit entsprechender Software interessant, weil sie einen minimalen Zeitverlust garantiert", urteilt Axel Koblenz, bei Tietoenator Vertriebsleiter für den deutschen Markt.

Elektronische Rechnungen empfangen können auch kleinere Unternehmen, die nicht über Buchhaltungssoftware verfügen. Für sie werden die Rechnungen so aufbereitet, dass sie in einem Internet-Browser angeschaut werden können. Koblenz: "Mit diesen beiden Systemen können wir bei den meisten Unternehmen rund 90 Prozent der Kunden anbinden."

Über einen PC mit Internetzugang funktioniert auch der Online-Rechnungsversand an Privatkunden, wie ihn mehrere Telefongesellschaften bereits seit kurzem anbieten. Bei der Deutschen Telekom etwa erhalten Kunden, die sich für den Dienst angemeldet haben, einmal monatlich eine Erinnerungs-E-Mail. Auf der Telekom-Webseite können sie dann über ein Passwort ihre Rechnung und die Einzelverbindungsübersicht anschauen oder sich alternativ die Rechnung als PDF schicken lassen. Über eine Million Kunden nutzen die neue Möglichkeit bereits. Die Telekom spart dabei nach eigenen Angaben rund 216 Tonnen Papier pro Jahr.

In ihre Online-Banking-Software müssen die Kunden die Rechnungsdaten aber immer noch manuell eintippen, weil es an einem einheitlichen Standard der Banken mangelt, klagt Berater Bruno Koch. "Viel schöner wäre es, wenn man einfach auf einen Bezahlen-Button klicken könnte, und alles liefe automatisch." Immerhin haben die Großbanken den Markt erkannt. Die Landesbank Baden-Württemberg und die Deutsche Bank bieten ähnliche Dienstleistungen wie Tietoenator an. "Natürlich wären die Banken gern dabei, wenn ein Standard für die elektronische Übermittlung und Bezahlung von Rechnungen definiert wird", meint IBM-Berater Jost.

Viele Privatkunden und kleine Unternehmen stehen den neuen Möglichkeiten noch skeptisch gegenüber. TNT-Manager Schirmer will jetzt durch Deutschland reisen, um möglichst vielen seiner Kunden die elektronische Rechnung schmackhaft zu machen. Roadshow nennt er die Werbetour, obwohl möglichst viele Rechnungen in Zukunft nicht mehr über die Straße rollen, sondern durch Glasfaser flitzen sollen.

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