Beruf: Reisekosten-Controller
Reisen mit Rabatt

Wer Kosten kürzt, kümmert sich zuerst um den Reiseetat. Zukunft hat deshalb ein neues Berufsbild im Controlling: der Reisemanager.

Der Lufthansa-Flug nach L.A. war so gut wie gebucht. Wie immer wollte der Merck-Mitarbeiter mit der Kranich-Linie fliegen, schließlich kommt das seinem Miles-&-More-Konto zugute. Allerdings hatte er diesmal die Rechnung ohne die Reisemanager des Darmstädter Pharma-Unternehmens gemacht. Warum 5 000 Euro zahlen, wenn es mit Continental für die Hälfte geht? Reisemanager Michael Kirnberger griff zum Telefon und rief den Kostenstellenverantwortlichen an: Ein paar Worte - und das Unternehmen hatte 2 500 Euro gespart.

Der 54-Jährige Kirnberger macht den Job seit 22 Jahren und ist ein Reisemanager der ersten Stunde. Das Berufsfeld ist seither nicht übermäßig gewachsen: Auf gerade mal 500 Reisemanager schätzt der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) die Führungskräfte in Sachen Geschäftsreisen. Gleichwohl werde die Zahl in den kommenden Jahren deutlich zunehmen, weil der Kostendruck in den Unternehmen steige.

Kirnberger handelt mit Fluglinien, Hotels und Mietwagenverleihern günstige Konditionen aus und legt Reiserichtlinien für sein Unternehmen fest. Darin steht, wie kostspielig übernachtet werden darf, mit welchen Airlines zu welchen Konditionen geflogen werden sollte und wann der Mietwagen schlicht überdimensioniert ist. Kirnberger und seine 18 Mitarbeiter verschlanken aber auch umständliche Prozesse, um zu vermeiden, dass ein Mitarbeiter, nach unzähligen Telefonaten mit Chef, Sekretärin, Inhouse-Reisebüro oder externen Anbietern dann doch nicht optimal bucht.

Kostenbewusstsein schaffen

So installierte Merck unlängst für die 9 000 Mitarbeiter ein Online-Buchungssystem. Im Intranet können sie zwischen Mietwagen, Bahn und Flugzeug wählen und Preise, Verbindungen und Reisezeiten ermitteln. "Uns geht es darum, Kostenbewusstsein zu schaffen", sagt Kirnberger. Die Mitarbeiter planen - die Reisemanager kontrollieren und optimieren.

Etwa als Merck in Singapur ein großes Projekt realisierte, dabei an alles dachte - nur nicht, wie die Mitarbeiter nach Asien kommen. Gehäufte Buchungen ließen die Reisemanager aufmerksam werden, woraufhin sie bei der Airline sofort nachverhandelten und die Kosten um 20 Prozent drückten.

Im vergangenen Jahr sparte das Unternehmen auf diese Weise 500 Millionen Mark. "Reisemanager sind nicht mehr wie früher die ?Reiseonkels?, sondern im Wortsinne Manager", sagt Kirnberger. "Meine Prognose ist, dass kein Unternehmen künftig ohne sie auskommt. Sie werden genauso selbstverständlich eingestellt wie Controller und Einkäufer."

Auch bei Accenture beschlossen die Entscheider vor zwei Jahren, den Etat für Geschäftsreisen zu schonen. Seither kümmern sich unter der Leitung von Wolfgang Suchetzki zwei Mitarbeiter darum, dass die in Spitzenzeiten 7 000 Flugtickets, die die 3 500 Angestellten monatlich benötigen, günstig geordert werden. Einsparung bisher: jährlich knapp 15 Prozent.

Um das zu erreichen, müssen Reisemanager in mindestens drei Sprachen Verträge verhandeln können. Das erwartet auch Lutz Stamnitz, Leiter der Corporate Mobility Services von Siemens. Selbstverständlich, dass sich die 15 Mitarbeiter seiner Abteilung, die für 280 000 Siemensianer weltweit zuständig sind, im internationalen Vertragsrecht auskennen müssen. Sie kümmern sich auch um Visa, Chauffeure, Kreditkarten, Spesenerstattung und reportieren dem Vorstand einmal jährlich über die Ausgaben.


Ausbildung zum Reisemanager

Der Bedarf an qualifiziertem Personal wächst. Mittlerweile gibt es erste Ansätze einer Ausbildung für die Allround-Kräfte: Vor drei Jahren hat der VDR in Bad Homburg eine Akademie gegründet, die bislang in einem Fachstudiengang 70 "Certified Travel Manager" ausgebildet hat. Auf dem Lehrplan stehen unter anderem: Recht, Steuern und Erfolgsmessung im Reisemanagement, Online-Buchungssysteme, Reiserichtlinien, Reisesteuerung, Beschaffungsmarketing und Reduzierung von Prozesskosten. "Kein Markt ändert sich schneller, Tarife halten selten lang und werden komplizierter. Da muss man auf dem Laufenden sein, ständig vergleichen, prüfen, neu verhandeln", sagt VDR-Sprecher Gerd Otto-Rieke.

Er rechnet damit, dass immer mehr Mittelständler bei wachsenden Geschäftsetats nichts mehr dem Zufall überlassen werden: "Der Trend passt zur generellen Professionalisierung des Managements im Mittelstand. Wir beobachten, dass die Akzeptanz wächst, auch bei Reisen Managementsysteme einzuführen." An dieser Stelle sieht er wachsenden Personalbedarf, während Reisemanager bei Großunternehmen "eine stehende Größe bleiben". Und noch ein Trend zwingt kleinere Unternehmen zu mehr Professionalität: "Die Zeiten großzügiger Rabatte für Geschäftsreisende sind vorbei. Besonders Firmen mit schmaleren Etats haben wenig Aussicht auf gute Konditionen, da die Reisebranche selbst renditeschwach ist", erklärt Ulrich Rüter, Geschäftsführer des Bundesverbands der Deutschen Tourismuswirtschaft (BTW).

Wer vor diesem Hintergrund sparen hilft, bei dessen Einkommen wird nicht geknausert: Die Gehaltsumfrage für Reisemanager des VDR ergab 2001 eine Spanne von 40 000 bis 100 000 Euro. Tendenz steigend.

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