Business Center ermöglichen flexibles Immobilien-Management
Externer Büro-Service entlastet Unternehmen

Alle Services rund ums Büro flexibel beanspruchen, aber nur die tatsächliche Nutzung zahlen - diese Vorteile der Business Center finden in der Wirtschaft zunehmend Beachtung.

Expandierende Unternehmen stehen ebenso vor der Frage wie solche, die ihre Ressourcen effizienter nutzen wollen: Kann das Büro als Basis des Geschäftsbetriebes flexibel und kostengünstig zugleich organisiert werden?

Scheinbar liegt hier ein Zielkonflikt vor: Traditionell ist Flexibilität des Immobilien-Managements in erster Linie erreichbar durch die langfristige Sicherung von ausreichenden Kapazitäten. Büroräume werden mit lang laufenden Verträgen gemietet oder gar in Eigenbesitz verwaltet. Das wiederum kann in Zeiten des Wandels sehr kostspielig sein. "Der teuerste Quadratmeter ist der, den Sie zahlen und nicht nutzen", schrieb einmal das Wall Street Journal Europe.

Dieser Kostendruck wird zurzeit augenfällig. Aufgrund der anhaltenden Konjunkturflaute reduzierten viele Unternehmen ihre Kapazitäten. Dadurch gerieten die Mietpreise für Büro-Immobilien ebenso unter Druck wie durch ein zusätzliches Angebot von Untervermietungen. Was wiederum für viele Unternehmen bedeutet: Sie sitzen auf Büroflächen, an die sie langfristig gebunden sind - zu Preisen, die der Markt gegenwärtig nicht hergibt. Selbst Untervermietungen können also die Verluste nicht ausgleichen.

Andere Fragen stellen sich Existenzgründern, Start-Ups und expandierenden Unternehmen. Reicht die Fläche auch in zwei Jahren noch? Oder: Erweist sich der neue Standort in zwei noch als attraktiv? Mit herkömmlichem, unflexiblem Immobilien- und Büromanagement legen sich die Unternehmen einen starren Kostenblock in die Kasse, der unter Umständen sogar die Pläne durchkreuzt - angesichts unsicherer Perspektiven.

Die Alternative: Business Center

Anbieter von Business Center verweisen auf die Alternative: Das ursprünglich amerikanische Dienstleistungskonzept verschafft Unternehmen die Möglichkeit, komplett möblierte und sofort nutzbare Büroarbeitsflächen mit einem umfangreichen Angebot an Büro-Services flexibel und ohne langfristige Mietverträge anzumieten. Mittlerweile haben sich Business Center auch in Deutschland etabliert.

Sie bieten - abgesehen vom flexibleren Raum-Management - zahlreiche weitere Vorteile: Die komplette Büro-Infrastruktur - Sekretariat, Catering, IT-Installation, Büroausstattung vom Mobiliar bis hin zu Küche und Kopierer - steht sofort zur Verfügung. Der Unternehmer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Fragen zur Urlaubs- oder Krankheitsvertretung der Bürokräfte belasten ihn ebenso wenig wie die Risiken einer langfristigen Bindung an Arbeitsverträge. Diese Themen hat das Unternehmen outgesourct an das Business-Center.

Externe Büro-Facilities nutzt zum Beispiel die Düsseldorfer Consul risk management GmbH. Der internationale Spezialist für IT-Sicherheitsmanagement ist nach dem Umzug von München nach Düsseldorf in ein Regus Business Center im repräsentativen "Stadttor" gezogen und nutzt dort drei Büros. "Da sich unser Hauptsitz vor eineinhalb Jahren von München nach Düsseldorf verlegt hat, haben wir hier in Düsseldorf angesichts der absehbaren Expansion unseres Unternehmens flexibel skalierbare Büroflächen gesucht, die kurzfristig erweiterbar sind. Dafür kam im Prinzip nur ein Business Center in Frage", erklärt Geschäftsführer Dietmar Meding.

Infrastruktur: Vom Empfang bis zur Konferenz

Einer der wichtigsten Vorteile eines Business Centers: Der Anbieter stellt seinen Kunden sein Personal zur Verfügung. Die Mitarbeiter nehmen Telefonanrufe, Faxe und Post im Namen des Kunden entgegen. Auch Schreib- und Übersetzungsarbeiten sowie administrative Aufgaben übernehmen die Center-Mitarbeiter, wenn es der Kunde wünscht. Um die technischen Fragen rund um die IT muss er sich ebenfalls nicht kümmern. Ähnlich wie bei einem Hotel können Unternehmen von heute auf morgen in ein Business Center einziehen, ein oder mehrere Büros in Anspruch nehmen und das vorhandene Serviceangebot und den Support des anwesenden Personals nutzen und auch jederzeit wieder ausziehen.

Für Dietmar Meding, Geschäftsführer der Consul risk management GmbH, ist das Serviceangebot in seinem Business Center inzwischen unverzichtbar: "Fast alle administrativen Aufgaben, die bei uns anfallen, werden vom Center-Personal übernommen. Inzwischen lassen wir sogar einige Tätigkeiten im Bereich des Personal- und Fuhrparkmanagements sowie Aufgaben wie Reisekostenabrechnungen und Ähnliches durch das Center Personal erledigen."

Die Büros in Business Centern sind komplett möbliert und verfügen über moderne IT- und Telekommunikationssysteme. Neben ihren individuellen Büros können die Kunden die Empfangsbereiche, Konferenzräume und Küchen nutzen. Sie haben Zugriff auf Bürogeräte wie Faxe, Drucker und Kopierer und können die gesamte technische Infrastruktur mit benutzen. Die Konferenzräume und-einrichtungen in Business Centern stehen auch externen Unternehmen zur Verfügung und können jederzeit für eigene Veranstaltungen angemietet werden.

Die Frankfurter Fondsbank belegt zur Zeit im Regus Business Center in der Frankfurter Welle knapp 80 Arbeitsplätze. Die Fondsbank ist ein typisches Beispiel für einen Kunden, der das Business Center als Übergangslösung vor dem Umzug in neue eigene Gebäude, die noch nicht fertiggestellt wurden, nutzt. "Das Business Center in der Frankfurter Welle ist für uns die ideale Zwischenlösung", erklärt Hans von Hoff, Geschäftsführer der Frankfurter Fondsbank GmbH. "Wir arbeiten an einer Top-Adresse, brauchten keine Maklergebühren zu zahlen, konnten von heute auf morgen in komplett ausgestattete Büros mit Mobiliar und IT-Ausstattung einziehen und nutzen die gesamte vorhandene Infrastruktur: von Fax- und Kopiergeräten bis zu den Küchen und Allgemeinflächen. Und bei personellen Engpässen steht uns das anwesende Personal für die unterschiedlichsten Sekretariatsleistungen zur Verfügung."

Adresse auf Zeit und virtuell

Auch wer nur kurzfristig eine repräsentative Adresse in guter Großstadtlage benötigt, kann sich an ein Business Center wenden: Neue Geschäftspartner und Kunden brauchen schließlich nicht zu wissen, dass man normalerweise in den eigenen vier Wänden arbeitet, und so lädt man sie einfach zu einem Meeting in das nächste Business Center ein, wo die vermeintlich "eigene" Sekretärin den Kaffee serviert.

Darüber hinaus bieten Business Center-Betreiber das Angebot einer virtuellen Adresse: Dabei nutzt der Kunde die renommierte Geschäftsadresse, ohne dass er tatsächlich ein Büro mieten muss. Der Service schließt die Telefonbeantwortung im eigenen Firmennamen, die Aufnahme und Weiterleitung von Nachrichten und Faxen sowie die Postbearbeitung ein.

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