Checkliste für erfolgreiche Konferenzen
Meetings effektiv führen

Wer kennt das nicht: Man hetzt von einem Meeting in das nächste, dort wird lange und ziellos diskutiert - am Ende des Tages sind alle genervt und keinen Schritt weiter - und auf dem Schreibtisch stapeln sich unerledigte Aufgaben. Dann ist es Zeit, sich über die Konferenzkultur im Unternehmen Gedanken zu machen.

cla DÜSSELDORF. Der eine schwafelt ohne konkrete Aussage, der andere beißt sich in seiner Argumentation fest, wieder andere schweigen und schalten irgendwann ab. So sieht häufig der Konferenzalltag aus. Da hilft nur eines: Disziplin. Der Diskussionsführer muss ganz klar die Zeit bemessen und alle Anwesenden immer wieder darauf festnageln. Insgesamt sollte eine Konferenz nicht länger als 90 Minuten dauern, wobei eine Stunde als ideal betrachtet wird, da schon nach 45 Minuten die Konzentration nachlässt.

Fängt ein Teilnehmer an zu schwafeln, konkret nachfragen! Je schwammiger die Aussagen desto mehr nachbohren. Hilft das alles nichts, kann der Diskussionsführer getrost den Redenden mit einem Hinweis auf die fortschreitende Zeit das Wort entziehen.

Noch ein weiterer Tipp: Lassen Sie erst gar keine Gemütlichkeit aufkommen. Sind z.B. die Stühle im Konferenzraum sehr bequem, tauschen Sie sie durch unbequemere aus oder halten Sie, wenn es besonders schnell gehen soll, das Meeting im Stehen ab. Dann fassen sich garantiert alle kurz.

Checkliste für eine effektive Konferenz

  • Ist die Konferenz wirklich notwendig? Das sollte der Einladende genau prüfen. Geht es nur darum, Informationen weiterzugeben, finden sich auch andere Lösungen. Man kann z.B. das wichtigste zusammentragen und an alle schriftlich weitergeben.
  • Die richtigen Teilnehmer einladen? Zum einen die Leute mit Fachkompetenz und natürlich die Entscheider. Wichtige Regel: Genau überlegen, wer wirklich dabei sein muss. Denn erstens ist eine Diskussion im kleinen Kreis häufig effetkiver, zum anderen sitzt niemand seine Zeit nur ab, die er vielleicht besser nutzen könnte.
  • Thema festlegen. Ein Themenplan oder einzelne Tagesordnungspunkte dienen als roter Faden. Alle Teilnehmer sollten schon vor der Sitzung die Agenda zugeschickt bekommen, so dass sie sich darauf einstellen und gegebenenfalls auch vorbereiten können.
  • Das Ziel festlegen. Was soll am Ende der Konferenz erreicht sein, welche Entscheidungen sind zu fällen? All das sollte schon zu Beginn der Konferenz konkret formuliert werden.
  • Gut vorbereiten. Leider tun es nur wenige. Dabei lohnt es sich: Wenn sich alle Teilnehmer optimal präparieren, wird keine unnütze Zeit vertan und man kommt schneller zu Ergebnissen.
  • Dauer definieren. Eine Konferenz beginnt und endet pünktlich. Der Zeitrahmen wird von Anfang an festgelegt.
  • Gesprächsleiter festlegen? Das lohnt sich auf jeden Fall, wenn fünf und mehr Leute an dem Meeting teilnehmen. Dessen Aufgabe besteht darin, durchs Programm zu führen und die Diskussion zu koordinieren.
  • Zeitrahmen für die einzelnen Themen festlegen. Das ist ratsam, wenn mehrere Punkte auf der Agenda stehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Diskussion schon beim ersten Punkt aus dem Rahmen gleitet und am Ende keine Zeit mehr für weitere wichtige Entscheidungen bleibt. Außerdem sollte noch am Ende genügend Zeit für die Beschlussphase eingeplant werden.
  • Ergebnisse zusammenfassen. Am Ende eines Meetings wird noch einmal kurz zusammengefasst, was besprochen worden und zu welchem Ergebnis man gekommen ist. An diesem Punkt können auch Aufgaben verteilt werden.
  • Alle Ergebnisse sollten in einem Protokoll festgehalten werden. Dieses sollte zudem enthalten, wer bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat. Das Papier wird allen Teilnehmern zugeschickt und kann bei einem weiteren Meeting als Vorlage für eine Bestandsaufnahme der früher beschlossenen Punkte dienen.

Jeden Tag verschwenden Unternehmen hunderte Arbeitsstunden mit ergebnislosen Besprechungen. Für Führungskräfte sind sie der Zeitfresser Nummer eins. Weitere Tipps für ein gutes Gelingen von Meetings finden Sie bei Junge Karriere.com: >> erfolgreich Konferenzen führen

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