Chefs nutzen E-Mails für taktische Spielchen – und merken oft nicht, dass sie beobachtet werden.
E-Mail: Schweigen als Strategie

Der natürliche Umgang mit E-Mail ist für viel Mitarbeite noch keine Selbstverständlichkeit. Noch immer gibt es die verschiedensten Marotten.

Internet-Zeitalter? Welches Internet-Zeitalter? In etlichen Chefetagen ist es hier zu Lande bis heute noch nicht angebrochen. Dass Sekretärinnen für ihre Vorgesetzten jede ankommende Mail liebevoll ausdrucken und vorlegen, ist keine Ausnahme. Wird die Netz-Nachricht in die Hauspost gegeben, erreicht sie den Vorstandskollegen frühestens am nächsten Tag. Ein Witz? Leider nein.

Eine Umfrage von Emnid brachte an den Tag: 14 % der Chefs sind hartnäckige E-Mail-Verweigerer. Sie verschicken keine elektronische Mitteilung. 38 % der Manager fühlen sich von jeder einzelnen E-Mail gestört. Gerade mal für 48 % der Bosse ist das Senden und Empfangen elektronischer Nachrichten inzwischen selbstverständlich.

E-Mail-Experte Gerald Fründt - Chef des Schulungsunternehmens Edialog Competence in Oldenburg - hat vor allem Großkonzerne auf seiner Kundenliste und macht drei E-Mail-Typen unter den Führungskräften aus:

- Der Ideal-Typ, der um seine Vorbildfunktion weiß, E-Mails regelmäßig liest und die Technik beherrscht.

- Der Zauderer, der die elektronische Kommunikation aus Unsicherheit selten und unregelmäßig nutzt: Er antwortet irgendwann und womöglich viel zu spät, lässt hunderte Mails unbearbeitet auflaufen. Dass er ein Vorbild sein muss, ist ihm nicht bewusst.

- Der E-Mail-Verweigerer, der die Potenziale von Mails noch nicht erkannt hat: Er löscht Mails sofort, vergisst sie und redet sich dann vielleicht mit Systemfehlern oder Abstürzen heraus. Eigentlich hält er die Kommunikation im Netz für überflüssig, früher ging es ja schließlich auch ohne.

Verblüffend ist noch eine andere Erkenntnis von Trainer Fründt: 70 % der Bosse wissen nicht, dass sie selbst am Monitor kontrolliert werden können. Genauer gesagt: Dass es eine Gelesen- Funktion gibt - mit der jeder Absender in der Regel auf die Sekunde genau gemeldet bekommt, wann der Chef seine E-Mail gelesen hat. Oder ob er sie womöglich ungelesen gelöscht hat. Das Ergebnis: Jeder Absender erhält eine Meldung, an der er ganz genau sieht, ab wann er mit Antwort rechnen durfte - aber womöglich keine bekam.

Denn Schweigen auf Mitarbeiter-E- Mails ist oft Strategie, sagt Fründt. Die Signale, die ausgesendet werden sollen, sind etwa: Ich habe die Nachricht gar nicht erhalten. Oder: Ich habe für Sie oder für dieses Thema keine Zeit. Oder: Sie spielen nicht in derselben Liga wie ich. Oder: Mich interessiert Ihre Meinung nicht. Oder: Was Sie schreiben, kann mich nicht dazu bewegen, irgendetwas zu tun.

So glaubt Helga Schuler, Geschäftsführerin des Telekommunikationsberatungsunternehmens Prisma in Neu- Isenburg: "Mancher Chef, der Mitarbeitern ein Mail-Training verordnet, könnte es selbst brauchen." Allein schon, um der Corporate Identity ihres Unternehmens nicht allzu viel Schaden zuzufügen.

Auch beim Tiefkühlkostlieferanten Bofrost in Straelen mit seinen 6 300 Mitarbeitern wird das Thema E-Mails ernst genommen: Die Unternehmensleitung hat die Führungskräfte angewiesen, dass sie keine Abmahnungen per E-Mail schicken dürfen, berichtet Geschäftsführerin Sigrid Baum.

E-Mails sind noch unlustiger als ein mündlicher Anpfiff

Typisch für Bosse ist es, in E-Mails erst gar keine Anrede zu verwenden. Angelika Asmus, Personalentwicklerin des Spediteurs Kühne & Nagel, bedauert: "Gerade im internen E-Mail- Wechsel mit nachgeordneten Mitarbeitern lassen viele die Spielregeln der Höflichkeit sofort fallen." Sie hatte bereits vor einem Jahr ein Training für ihr Unternehmen organisiert.

Fründt erklärt das Phänomen, warum Chefs gerade im Mail-Kontakt rüde werden: Sie vergessen ihre Vorbildfunktion und lassen sich im Zeitdruck dazu hinreißen, genauso zu mailen, wie sie auch sprechen. Nur noch eine Stufe hemmungsloser, weil sie ihrem Gegenüber nicht mal in die Augen gucken müssen. Vorgesetzte, die ihren Mitarbeitern auf Fragen als erstes Wort ein "Blödsinn" vor ihrer Antwort zurücktippen, lassen jedem Personalchef die Haare zu Berge stehen. Die angerichteten Motivationsschäden sind für Unternehmen teuer.

Zumal: E-Mails sind noch unlustiger als ein mündlicher Anpfiff. "Der Empfänger kann es fünfmal lesen, es steht immer noch da. Er sitzt wie geohrfeigt vor seinem Bildschirm und kann es nur schlucken", schildert E-Mail-Profi Fründt. Hinzu kommt: Mitarbeiter legen die Worte des Chefs stets auf die Goldwaage - und genau das machen sich Vorgesetzte nie klar.

Stattdessen mailen sie ohne Punkt und Komma und vernachlässigen sämtliche Rechtschreibregeln. Dahinter steckt, so interpretiert der US- Wissenschaftler David Owens von der Vanderbuilt University, die Botschaft: Ich habe keine Zeit für so Irrelevantes wie Orthographie. Fazit: Wer ein echter Chef ist, braucht keinen Duden. Mehr noch: Chefs mailen oft im Stakkato-Stil, zumindest mit Nachgeordneten. Antworten, die nur aus "ja" oder "nein" bestehen, sind häufig - aber umgekehrt ist es eben von unten nach oben undenkbar.

Je niedriger die Hierarchieebene desto gepflegter der Umgangston

Dies stehe im Gegensatz zum mittleren Management: Hier mühen sich die Karriereanwärter akribisch um korrekte Rechtschreibung, sagt Owens. Derselbe Unterschied gilt fürs Schwadronieren. Was sich in einer Zeile sagen lässt, wird im mittleren Management breit ausgewalzt und Fachwissen zu Markte getragen, nur um Eindruck zu schinden. Das Lieblingssymbol dieser Hierarchiestufe sind rote Fähnchen oder Ausrufezeichen als Zeichen für ihre Wichtigkeit.

Was Owens bei seinen Studien noch herausfand: Schnelle Antworten sind in den Augen der Bosse nicht nötig. Merke: Wer schnell antwortet, kann nur unausgelastet sein. Des weiteren: Ungeschriebene Managementspielregeln gelten auch für die Funktion "cc": von oben nach unten werden sie in der Hierarchie nur sparsam eingesetzt. Nur so kann der Eindruck entstehen, dass sie ihre Leute individuell führen. Lieber schicken Chefs eine Mail mehrmals ab an verschiedene Leute.

Überhaupt hat sich die Distanz zwischen Chefetage und den einfachen Angestellten durchs Netz nicht verringert: Die obersten Führungsebenen hätten sich durch geheime Mail-Adressen längst nach außen abgeschottet, meint Owens. Und: Auch in E-Mails finden Vorgesetzte Wege, soziale Unterschiede rüberzubringen.

Viele geben ihre persönliche E-Mail- Adresse gar nicht bekannt, sondern nur eine allgemeine. So steht auf der Visitenkarte des Marketingvorstands des Kosmetikproduzenten Marbert, Hen Allewelt: "uhvorstand@.marbert.de".

"Achtung! Wichtig!"

Ulkig muten dagegen die persönlichen Marotten an, die sich manche Vorgesetzte leisten. Eine Angestellte, die mit 30 Jahren schon zur Chefin befördert wurde, versandte jede E- Mail an ihre Mitarbeiter mit dem roten Ausrufungszeichen, das eigentlich nur besonders wichtige Nachrichten kenntlich machen soll. Fründt: "So ein Verhalten kennzeichnet Wichtigtuer, es ist bereits pathologisch und deutet sogar auf Persönlichkeitskonflikte hin."

Übrigens: Vor allem beobachtet der E-Mail-Trainer die geltungsbedürftige Ausrufezeichensucht, wenn Frauen der Absender sind.

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