Computerlösung könnte elektronischer Signatur zum Durchbruch verhelfen
Dokumente automatisch signiert und versendet

Noch tun sich Behörden und Unternehmen schwer mit der digitalen Signatur. Zu umständlich und aufwendig, lautet die Kritik. Die Softwarelösung eines Düsseldorfer Anbieters zeigt: es geht auch anders. Mit dem Programm können nicht nur große Firmen Rechnungen automatisch und signiert verschicken.

DÜSSELDORF. Rechnungen und Aufträge, die über das Internet rechtssicher verschickt werden sollen, müssen nicht mehr einzeln elektronisch signiert werden. Der Softwarehersteller Authentidate International AG hat hierfür eine zentrale Lösung entwickelt. Dazu müssen zwar nach wie vor zunächst für Abteilungen, die signierte Dokumente verschicken wollen, auf den Namen eines oder mehrerer Mitarbeiter Smartcards beschafft werden. Diese werden dann - beispielsweise bei Großunternehmen - in einem hochsicheren Rechenzentrum angeschlossen, von dem aus die Dokumente verschickt werden sollen. Die Generierung der digitalen Signatur und die Beschaffung des Zeitstempels erfolgen dann später automatisch.

Nach dem Signaturgesetz sind elektronische Dokumente nur dann rechtssicher, wenn sie über eine gesetzeskonforme Signatur verfügen. Hinter diesem Begriff stehen Verfahren, mit denen E-Mails und andere Dokumente eindeutig einem Absender und einer exakten Zeit zugeordnet werden können. Die elektronische Signatur ist auch die Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen. Mit dem deutschen Signaturgesetz vom Mai 2001 und dem §14 des Umsatzsteuergesetzes vom Januar 2002 hat der Staat den Weg für das Erstellen von elektronischen Rechnungen frei gemacht.

Lösung vom Finanzamt akzeptiert

Dabei wurde gleichzeitig festgelegt, wie so eine digitale Signatur auszusehen hat. Eine schriftliche Rechnung, so wie sie heute üblicherweise verschickt wird, kann zwar ohne Unterschrift vorgelegt werden, doch bei Rechnungen, die aus dem Computer kommen und nicht auf Papier übermittelt werden, müssen zusätzliche Auflagen erfüllt werden, damit die Umsatzsteuer verrechnet werden kann.

Mit der Lösung, die Authentidate entwickelt hat, müssen die Dokumente, die signiert werden sollen, nur noch an den zentralen Rechner geschickt werden. Der Computer übernimmt die Aufgaben der persönlichen Signatur und besorgt sich vom Trustcenter, das bei einem Anbieter wie Authentidate tief in Höhlen der Schweizer Berge untergebracht ist, einen Zeitstempel. Dazu wird die exakte Zeit des Eingangs mit dem übertragenen Code kombiniert und verschlüsselt an den Zentralrechner zurückgeschickt. Dieser wird dann dem Originaldokument hinzugefügt und dieses dann automatisch verschickt.

"So können recht einfach Rechnungen aus dem zentralen Rechner ohne manuellen Eingriff, in die Form gebracht werden, die vom Gesetzgeber verlangt wird, damit der Empfänger die Umsatzsteuer verrechnen kann", erläutert Jan Wendenburg, Vorsitzender des Vorstands der Authentidate. Das zuständige Finanzamt habe signalisiert, dass die Auflagen des Umsatzsteuergesetzes durch diese Computerlösung erfüllt werden.

Die elektronische Rechnung wird jedoch nicht nur als Dokument im pdf-Format an den Empfänger übertragen. Die Daten stehen beispielsweise Firmen auch in digitaler Form zur Verfügung, so dass sie direkt im Unternehmensnetz weiterverarbeitet und beispielsweise in das SAP-System übernommen werden können. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt, so dass die Informationen weder von Fremden gelesen, noch manipuliert werden können.

E-Billing bietet großes Sparpotenzial

Das Verschicken von elektronischen Rechnungen bietet für Firmen und Behörden ein großes Sparpotenzial. Nach Einschätzung des IT-Beratungsunternehmens Platinion GmbH geben Telekommunikationsunternehmen im Mittel alleine für das Drucken, Kuvertieren und Verschicken einer Rechnung 1,5 bis 2,5 Euro aus. "Die Kosten für den elektronischen Versand einschließlich digitaler Signatur liegen dagegen nur bei etwa 10 Cent pro Rechnung", sagt Platinion-Managing-Director Daniel Schneider. Die Investition in die Softwarelösung mache sich nach dieser Rechnung schon nach einem Vierteljahr bezahlt, sagt der Authentidate-Vorstandsvorsitzende.

Doch nicht nur größere Unternehmen, die ein hochsicheres Rechenzentrum besitzen, profitieren von der Softwarelösung, mit der Authentidate bislang eine Alleinstellung hat. Telesec, das Trustcenter der Deutschen Telekom, hat die Softwarelösung auf seinen Servern installiert und bietet das Verschicken von signierten elektronischen Rechnungen seit kurzem als Dienstleistung an. "Die Firmen benötigen hierfür keine eigene Ausrüstung wie Chipkartenleser, sondern erteilen dem Dienstleister lediglich eine spezifische Handlungsvollmacht", erläutert Rainer Moos, Leiter E-Billing-Lösungen bei dem Sicherheitsdienstleister, das Angebot.

Die Telesec-Kunden erhalten ein Authentisierungspaket mit einer Mailadresse und schicken in Zukunft ihre elektronische Rechnung nur noch an ihren Dienstleister. Dieser fügt die Signatur und den Zeitstempel hinzu und verschickt das Dokument weiter. So können auch kleinere Unternehmen, Rechnungen elektronisch verschicken und so ihre Kosten senken. Die Dienstleistung kostet pro elektronische Rechnung nur 50 Cent.

Serviceangebote
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%