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Daten-Stau im IT-Zeitalter

Von wegen Datenautobahn: Der Informationsfluss in vielen Unternehmen gleicht eher dem Großstadt-Verkehr. Eine Lösung, so Telekom-Dienstleister Dr. Winfried Materna (Foto), versprechen Enterprise-Portale.

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Informationen und Anwendungen für unternehmensinterne Nutzer werden heute vielfach im Intranet bereitgestellt. Häufig verfügen Unternehmen über diverse Intranet-Server, mit denen sich jede Abteilung ihre eigenen Seiten "baut". Die Daten werden von verschiedenen Autoren erstellt und fließen kreuz und quer. Informationen sind oftmals redundant von unterschiedlicher Aktualität oder nicht auffindbar, gelangen nur auf Umwegen ans Ziel oder gar nicht. Die wichtigen Informationsquellen sind zwar verfügbar, oftmals versiegen sie jedoch ungenutzt. Um diese effektiv zu nutzen, bedarf es einer einheitlichen Struktur, in die alle am Kommunikationsnetzwerk Beteiligten eingebunden sind. Wenn sie die Chance bekommen, schnell und einfach Informationen zu finden, zu bearbeiten und weiterzugeben, spart das dem Unternehmen Kosten, dem Mitarbeiter Zeit und stellt Kunden und Partner zufrieden. Denn was fehlt, ist der einheitliche Zugang für alle Berechtigten zu einem geordneten Informationssystem. Es gilt also, die einzelnen Intranet-Server zu einem Unternehmens-Portal zusammenzufassen und den Zugriff für alle Nutzer über eine zentrale Schnittstelle zu koordinieren. Zentrale Kommunikationsschnittstelle Mit dem Unternehmens-Portal steht eine einzige Applikation zur Verfügung, die möglichst den gesamten Informationsbedarf abdeckt. Es bleibt den Anwendern erspart, sich in unterschiedliche Oberflächen einzuarbeiten und sich darum zu kümmern, wie sie Daten aus einer Anwendung in eine andere übertragen. Der Zugriff für den Nutzer auf das Enterprise-Portal erfolgt ausschließlich über einen Web-Browser. Über diese zentrale Benutzerschnittstelle erhält er den Zugriff auf alle notwendigen Applikationen, Dienste und Informationen. Konsolidierung ist gefragt Technisch ist heute vieles möglich. Die Herausforderung liegt aber deutlich in den organisatorischen Prozessen und Arbeitsabläufen, die eine solche Plattform abbildet. Im Zentrum steht die Informationssammlung und-verteilung. Zunächst einmal muss das Unternehmen herausfinden, welche Informationen relevant sind und wie sie in die Arbeitsprozesse integriert werden sollen. Nicht selten liegen Informationen brach herum und werden nicht genutzt, aber ebenso grauslich ist es, wenn unnötige Informationen angeboten werden. Mitarbeiter müssen sich durchaus von liebgewonnenen Gewohnheiten trennen. Wer nicht zur IT-Abteilung gehört, verursacht Kosten, wenn er sich um die technische Bereitstellung irgendeiner Intranet-Plattform kümmert. Denn hier liegt das eigentliche Einsparpotenzial eines Unternehmens-Portals: Konsolidierung der Hard- und Software-Landschaft ist das Stichwort. Theoretisch Eine Millionen Euro Einsparpotenzial Gerne verwenden Unternehmen auch eine andere Prüfgröße, um das Einsparpotenzial des Unternehmens-Portals zu verdeutlichen: So lassen sich theoretisch Millionen Euro einsparen, wenn Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, Informationen im Netz zu suchen. Vereinfachte Prozessabläufe und eine schnelle Informationssuche sind unbestrittene Vorteile eines Unternehmens-Portals und für die tägliche Arbeit ein wesentlicher Anreiz, das System zu nutzen. Die Liste der Vorteile eines Portals in Bezug auf verbesserte und verkürzte Arbeitsabläufe ist lang, aber Kosten werden damit sicherlich nicht direkt reduziert und liquide Mittel schon gar nicht verändert. Was gesteigert wird, ist die Mitarbeitereffizienz, diese Größe wird aber nur selten in Unternehmen gemessen. Deutliche indirekte Einspareffekte liegen jedoch andererseits in der Konsolidierung der Hard- und Software-Systeme. Wurden bisher mehrere IT-Systeme betrieben, können die nicht mehr genutzten Server üblicherweise nach der Einführung eines Portals schlichtweg abgeschaltet werden. Und dazu zählen nicht nur die Kosten für die reine Hardware, sondern auch gerne übersehene Folgekosten wie Software-Lizenzen, Software-Updates, Wartung und Betrieb. Doch geht es bei der Einführung eines Portals letztlich nicht nur um die Frage, ob und wie sich Kosten einsparen lassen. Vielmehr steht im Mittelpunkt, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitern ein zeitgemäßes Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss, damit diese ihre Aufgaben so effektiv und effizient wie möglich erledigen können. Vielleicht wurde beim Umstieg von der Schreibmaschine auf den PC als Textverarbeitungsinstrument eine ähnliche Diskussion geführt. (*) 1980 gründete Winfried Materna die Materna und erkannte damit frühzeitig, welche große Zukunft die Informationstechnologie haben würde. Lesen Sie mehr über den Materna-Chef in seinem Portrait weiter ...

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