Den Kraftakt erfolgreich bestanden
Erfahrungsbericht: Die erste Hauptversammlung

Geschafft! Tiefes Durchatmen nach dem erfolgreichen Börsenstart im Juni 2000 bei der Masterflex AG. Dem Start nach Maß war eine sorgfältige Vorbereitung vorangegangen. Konnte jetzt noch ein vergleichbarer Kraftakt auf uns zukommen? Die Antwort lautete Ja - unsere erste Hauptversammlung.

Als börsennotiertes Unternehmen informieren wir unsere Aktionäre und die Finanzöffentlichkeit regelmäßig über die Unternehmensentwicklung. Die kontinuierliche Berichterstattung erfolgt durch Quartals- und Jahresberichte sowie Presseinformationen. Ein wichtiges Instrument der Kapitalmarktkommunikation mit den Privataktionären - wenn nicht gar das bedeutsamste - ist die HV. Hier hat eine börsennotierte AG die Chance, einmal im Jahr direkt Kontakt mit einer großen Anzahl von Privatanlegern und Multiplikatoren aufzunehmen.

Die HV sei, so erfuhren wir von Teilnahmeerprobten, eine ganz besondere Herausforderung für die Organisatoren. Zahlreiche juristische Feinheiten seien zu beachten.

Eine HV ist eine Veranstaltung, bei der wichtige Abstimmungen vorgenommen werden, beispielsweise werden die Abschlußprüfer gewählt. Außerdem muß die HV die vom Vorstand vorgeschlagene Gewinnverwendung genehmigen und sie entlastet Vorstand und Aufsichtsrat - oder auch nicht, wenn die Aktionäre mit der Führung des Unternehmens nicht zufrieden sind.

Für die Masterflex AG besitzt die HV einen hohen Stellenwert, deshalb legten wir ihrer Bedeutung entsprechend genauso wie beim Börsengang Wert auf eine sorgfältige und professionelle Durchführung. Wir begannen mit einem großen zeitlichen Vorlauf mit den ersten Vorbereitungen, insbesondere vor dem Hintergrund, dass der Ablauf einer HV umfassenden rechtlichen Anforderungen genügen muß. So müssen bereits im Vorfeld diverse Fristen beachtet werden.

Die Einlaßkontrolle und laufende Überprüfung der Präsenz ist entscheidend für den korrekten Verlauf und das Abstimmungsprocedere der HV. Während der Versammlung werden alle Aktionäre registriert, die die Veranstaltung verlassen oder noch hinzukommen.

Genügt die HV den gesetzlichen Vorgaben nicht oder weist sie Formfehler auf, muß sie neu einberufen werden - eine teure Angelegenheit für die Gesellschaft.

Aus diesem Grunde entschieden wir uns, bei der Vorbereitung und Durchführung der ersten HV die Hilfe eines Spezialisten in Anspruch zu nehmen. Diese HV-Agentur erstellte mit uns einen detaillierten Ablaufplan, der als Grundlage zur Wahrung von Fristen und Veröffentlichungspflichten diente.

In einem Intensiv-Coaching trainierten Vorstand und Aufsichtsrat den Ablauf einer Hauptversammlung. Rechtliche Fragen wurden von einem Aktienrechtler behandelt. Dazu gehörte der Umgang mit Gegenanträgen, kritischen Fragen und Störungen. Und es ging um korrekte Formulierungen - eine wichtige Angelegenheit!

Ein sogenanntes "Experten-Back office", besetzt mit Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen, unterstützte unseren Vorstand bei der Beantwortung von Aktionärsfragen. Obwohl der Vorstand in der Regel direkt antworten kann, kann es spezielle Anfragen zum Beispiel zu steuerlichen Aspekten, Kennziffern oder bestimmten Aufwandspositionen geben. Wer diese nicht eindeutig beantwortet, riskiert eine Diskussion, die außer Kontrolle geraten kann.

Insgesamt verlief unsere erste Hauptversammlung erfolgreich. Bild, Ton, Technik und Einlaßkontrolle funktionierten reibungslos, ebenso die Abstimmungen. Die sorgfältige Vorbereitung und die professionelle Unterstützung haben entscheidend zum Gelingen beigetragen.

Diese erste Versammlung hat Maßstäbe gesetzt, die als Richtschnur für die Zukunft dienen. Denn die nächste Hauptversammlung kommt bestimmt!

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Stephanie Kniep, Masterflex AG

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