Der Self-Service-Mitarbeiter
Portale bündeln Wissen

Die alte Weisheit "Wissen ist Macht" hat nicht ausgedient. Leider wird jedoch Informationsbereitstellung vielfach mit Wissensansammlung verwechselt. Die Flut an unorganisierten Datenmengen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen hat sicher negative Auswirkungen auf die Arbeitsleistung von Mitarbeitern. Das Gebot der Stunde lautet daher zu wissen, wie man im Datendschungel schnell zu relevanten Informationen gelangt, so Dr. Winfried Materna (*) .

Ein schneller Datenaustausch, kein ständiges Wechseln und Einloggen in neue Applikationen, personalisierte Profile sowie vereinfachte Abstimmungsprozesse, das garantieren heutige Mitarbeiter-Portale.

Intelligente Portale integrieren Informationen, Prozesse und Anwendungen in einer Web-basierten Plattform. Die Inhalte und Informationen werden personalisiert aufbereitet und stehen für jeden Mitarbeiter entsprechend einem Rollen- und Rechtekonzept zur Verfügung. Portale sind daher die treibende Kraft für eine effiziente Informationslogistik im Unternehmen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Integration von Prozessen und Anwendungen optimiert Arbeitsabläufe, spart Kosten und automatisiert Bearbeitungsvorgänge.

Es gilt interne Geschäftsprozesse zu überarbeiten und anzupassen

Im Idealfall bildet ein Portal einen "Single-Point-of-Contact" für den Mitarbeiter, so dass er quasi im Self-Service-Verfahren Beschaffungsprozesse auslöst, seine Reisekosten abrechnet, Urlaub beantragt oder eine Bestellung aufgibt. Das alles geschieht ohne manuelle Zwischenschritte; ein paar Mausklicks und schon ist der Auftrag online übermittelt. Doch ganz so einfach funktioniert der Self-Service-Mitarbeiter nicht. In der Regel muss ein Unternehmen seine internen Geschäftsprozesse überarbeiten und anpassen, damit bisher manuell ausgeführte Tätigkeiten mit Hilfe von Software über ein Portal abgebildet werden können. Das setzt eine klare Strategie und Zielsetzung für ein Mitarbeiter-Portal voraus: welche Prozesse sollen abgebildet und welche Anwendungen integriert werden? Wer darf welche Prozesse nutzen und auf welche Informationen zugreifen? Letzteres lässt sich über ein klar definiertes Rollen- und Rechtekonzept regeln.

Neben der Prozess- und Anwendungsintegration dient ein Mitarbeiter-Portal aber vor allem auch der Informationsbereitstellung und Informationsverteilung. Der große Vorteil besteht darin, dass das Auffinden der jeweils relevanten Daten ein wesentlicher Bestandteil bzw. die Kernaufgabe eines Portals ist. Richtig eingesetzt, entfällt langes Suchen im Datendickicht.

Die unterschiedlichsten Hersteller tummeln sich auf dem Markt

Da ein Portal eine Fülle von Aufgaben übernimmt, ist die Definition nicht immer eindeutig. So tummeln sich die unterschiedlichsten Hersteller auf dem Markt: reine Portal-Anbieter, Web-Content-Management-Hersteller, Anbieter von Enterprise Application Integration (EAI) bis hin zu ERP-Anbietern. Was auf den ersten Blick recht undurchschaubar sein mag, macht auf den zweiten Blick durchaus Sinn. Abhängig von der jeweiligen Zielsetzung des Portals, lassen sich unterschiedliche Technologien einsetzen. Steht der Gedanke der Informationsvermittlung im Vordergrund, ist es naheliegend, ein Web-Content-Management-System einzusetzen. Ist die Prozess- und Anwendungsintegration Hauptantriebskraft für das Portal, kommen die klassischen Portal-Anbieter bis hin zu EAI-Anbietern in Frage. Der Erfolg eines Portalprojekts hängt daher auch wesentlich davon ab, ob die für das Unternehmen passende Technik eingesetzt wird.

So ist es also nicht verwunderlich, dass der Portalmarkt bisher recht zersplittert ist. Bislang ist es keinem der Anbieter gelungen, einen herausragenden Marktanteil zu erzielen. Es liegt jedoch nahe, dass die großen Player die besten Karten haben, den Markt unter sich aufzuteilen.

Der amerikanische Zukunftsforscher John Naisbitt bringt es auf den Punkt: "Die Menschen ertrinken in Informationen, aber sie dürsten nach Wissen." Mit Hilfe von Portalen kommen wir diesem Wunsch ein Stück näher.

(*) 1980 gründete Winfried Materna die Materna und erkannte damit frühzeitig, welche große Zukunft die Informationstechnologie haben würde. Lesen Sie mehr über den Materna-Chef in seinem Portrait weiter ...

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