Der Tag der Aktionäre
Veranstaltung erfordert professionelle Vorarbeit

Die Hauptversammlung ist das zentrale persönliche Kommunikationsmedium einer Aktiengesellschaft. Vor allem Kleinanlegern als zahlenmäßig dominierende Besuchergruppe bietet sie oftmals die einzige Möglichkeit, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten. Doch der Aufwand und die Kosten für die Organisation dieser Veranstaltung werden gern unterschätzt. Sind für kleinere Aktiengesellschaften mit etwa 200 bis 500 Teilnehmern die logistischen Probleme noch überschaubar, so erwarten große Unternehmen mehrere tausend Aktionäre.

Diese Besucherzahlen sind in den letzten Jahren - trotz möglicher Abstimmung im Internet - weitgehend konstant geblieben. Aber nicht immer verläuft die Zusammenkunft der Gesellschaft mit ihren Aktionären harmonisch. Vielmehr machen Hauptversammlungen von sich reden, wenn sie Angriffspunkte für formaljuristische Anfechtungsklagen bieten. Schon aus diesem Grund sollten Vorstand und Aufsichtsrat für einen fehlerfreien Ablauf der gesamten Veranstaltung sorgen.

Frühzeitig Projektteam bilden

Sobald der Termin für die Hauptversammlung feststeht, sollte sich ein Projektteam bilden. Die Leitung wird gern der Investor Relations-Abteilung übertragen, da die Verantwortlichen im Rechnungswesen und im Controlling noch mit dem Jahresabschluss beschäftigt sind. Wenn die internen Zuständigkeiten geregelt sind, sollten Teilaufgaben an externe Dienstleister vergeben werden. Dazu zählen u.a. der Bühnenaufbau, die Licht- und Tontechnik sowie die Eingangskontrolle, Präsenzerfassung oder das Back-Office.

Um Engpässe zu vermeiden, die durch terminliche Überschneidungen mit anderen Gesellschaften auftreten könnten, sollte auch die Auswahl der Räumlichkeiten frühzeitig erfolgen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Veranstaltungsort über eine verkehrsgünstige Lage mit genügend Parkmöglichkeiten verfügt und eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr besitzt. Der Veranstaltungssaal sollte so gewählt werden, dass weitere Räume mit einbezogen werden können. Grundsätzlich ist auf eine ausreichende Beschallung des gesamten für die Hauptversammlung definierten Präsenzbereiches zu achten. Die Veranstaltung sollte gewöhnlich nicht vor zehn Uhr beginnen, um auswärtigen Aktionären genügend Zeit zur Anreise zu geben.

Auf Pflichttermine achten

Gemäß § 175 AktG muss die ordentliche Hauptversammlung in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattfinden. Grundsätzlich sollte dieser Termin möglichst frühzeitig bekannt gegeben werden. Die Hauptversammlung ist mindestens einen Monat vor dem festgesetzten Tag einzuberufen und die Tagesordnung in den Gesellschaftsblättern bekannt zu machen (§§ 123, 124 AktG). Dies ist in der Regel der Bundesanzeiger. Darüber hinaus hat die Einladung nebst Tagesordnung in einem Börsenpflichtblatt zu erfolgen.

Nach § 125 AktG hat der Vorstand binnen zwölf Tagen nach der Bekanntmachung im Bundesanzeiger den auf der letzten Hauptversammlung stimmrechtsvertretenden Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen die Einberufung der Hauptversammlung, die Bekanntmachung der Tagesordnung und etwaige Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären mitzuteilen. Will ein Aktionär einem Vorschlag des Vorstandes und des Aufsichtsrates widersprechen, hat er binnen einer Woche nach Bekanntmachung der Einberufung der HV im Bundesanzeiger an die Gesellschaft einen begründeten Gegenantrag zu übersenden.

--------------------------------------------------------------------------------

Wilfried Heise ist Senior Consultant bei der HV Organisation-B.O.S.S. von Hauptversammlungen GmbH in Breitscheid

Serviceangebote
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%