Deutsche sind Meeting-Europameister
Vergeudung als Dienstpflicht

BMW und Siemens gelten als Hochburgen unproduktiver Konferenzen. Eine europaweite Studie bescheinigt Konzernen, dass sie teuer und nutzlos meeten.

Ulrich Nolte ist ein viel beschäftigter Mann. Sechs bis sieben Mal pro Woche sitzt der Sprecher von Wincor-Nixdorf mit Abteilungskollegen oder Mitarbeitern aus anderen Fachabteilungen zusammen, um über Kommunikation und Strategien zu reden. Fast täglich steht ein Meeting pro Tag in Noltes Kalender. "Damit bin ich in unserem Haus guter Durchschnitt", sagt er. "Es gibt aber einige Kollegen, die bis zu vier am Tag schaffen."

"Verschärfte Meetingitis" dürfte die Diagnose lauten, wenn Unternehmensberater die Arbeitsprozesse bei dem IT-Dienstleister, der sich auf Banken und Handel spezialisiert hat, unter die Lupe nähmen. Denn in Sachen Meeting-Häufigkeit liegt Wincor Nixdorf weit über dem Durchschnittswert für europäische Unternehmen, den Schell aus München bei der Befragung von über 1 000 Meeting-Teilnehmern aus Deutschland, England, Frankreich und Schweden ermittelt hat: Durchschnittlich 3,2-mal pro Woche sitzen Europas Mitarbeiter und Führungskräfte in einer Besprechung. Leitende Angestellte müssen dabei häufiger - mehr als vier Mal in der Woche - ins Meeting als normale Mitarbeiter, die knapp zwei Mal wöchentlich diese Termine besetzen.

Die Deutschen sind zusammen mit den Schweden Meeting-Europameister: Mit vier Treffen pro Woche liegen sie weit vor den Engländern (3,1 Meetings pro Woche) und den Franzosen (1,6 Meetings). Wincor-Nixdorf ist also nur ein Beispiel unter vielen in Deutschland. Doch während die Unternehmen in der Produktion bei den Durchlaufzeiten um Minuten feilschen und in der Logistik Lagerbestände und Materialfluss peinlich genau ausgeklügelt werden, gelten für Besprechungen andere Maßstäbe. Produktivität? Fehlanzeige. Meetings gelten als lästige Pflicht, schlimmer noch: als Zeitverschwendung und Ärgernis.

BMW und Siemens gelten unter Fachleuten in der Republik als die Hochburgen der unproduktiven Zusammentreffen. Wer dort mit Mitarbeitern telefoniert, sticht in ein Wespennest: Sie klagen über Verspätungen, endlose Monologe und inhaltlich schlecht vorbereitete Versammlungen. Am Ende sei nicht mal klar, wofür sie gut waren, weil keine greifbaren Ergebnisse festgehalten werden. "Es ist ein Graus", sagt ein BMW-Mitarbeiter. Er beichtet: Immer wenn ich scheinbar konzentriert auf meinen Laptop blicke, räume ich meine Festplatte auf oder lese E-Mails. "Dass es mal ein wenig länger dauert und dass der ein oder andere den Faden verliert und gelangweilt ist, kommt auch bei uns vor", sagt Nolte diplomatisch.

Die Langeweile kommt viele Unternehmen teuer zu stehen: Konferenzen kosten bereits über die Hälfte der Arbeitszeit, ermittelte bereits im letzten Jahr Professor Fredmund Malik vom Management Zentrum St. Gallen. Viele Teilnehmer empfinden die Pflichttreffen als Vergeudung ihrer Arbeitszeit. Als wir mit Nolte sprechen, kommt er gerade wieder aus einem Meeting, in dem sechs Mitarbeiter - nicht zum ersten Mal - auf den siebten Teilnehmer warten mussten. Unpünktlichkeit ist eine der Hauptursachen für Meeting-Frust, analysiert Luis Teuber, Geschäftsführer der Face Kommunikationsentwicklung GmbH. "Das nagt auch an der persönlichen Zufriedenheit. Denn wer zuerst kommt, wird bestraft."

Das Problem: Die Zahl der Besprechungen nimmt durch neue Organisationsstrukturen mit flacheren Hierarchien und einem Mehr an Team- und Projektarbeit eher noch zu. Immerhin: Besserung ist laut der neuen Untersuchung von Schell in Sicht. "In wirtschaftlich schwierigen Zeiten wie diesen, wo alles auf Effizienz getrimmt wird, muss die Meetingkultur davon beeinflusst sein", sagt Studienautor Alexander Schell, Chef der Schell "Dieser Druck hat dazu geführt, dass sich die Meetingkultur dem anpasst. Deutsche tendieren dazu, Dinge über die Gebühr zu kritisieren: Dabei gehören hier zu Lande die Endlostreffen der Vergangenheit an."

In der Tat: Das Problembewusstsein ist gewachsen. Bei Wincor-Nixdorf hat man sich auf Spielregeln verständigt, damit die Treffen produktiver werden, erzählt Ulrich Nolte: "Um zu straffen, legen wir bei Meetings ab fünf Leuten einen Moderator fest, der die Agenda vorbereitet und dafür sorgt, dass Wortmeldungen mit Überlänge auf den Punkt zurück moderiert werden." Der Halbleiterhersteller Infineon Technologies holte sich mit der Face Kommunikationsberatung gar einen externen Dienstleister ins Haus, um der wachsenden Meeting-Flut Herr zu werden. 40 oft fruchtlose Beratungen pro Woche musste der Führungskreis des Unternehmens über sich ergehen lassen. "Irgendein Handy klingelte dauernd, die Leute haben sich fortlaufend ausgeklinkt oder zehn Mann saßen während eines Telefonats minutenlang tatenlos herum", erinnert sich Luis Teuber von Face. Zusammen mit Infineon-Mitarbeitern entwickelte er eine neue Meetingkultur. Die Regeln: keine Handys, keine Laptops. Ein Moderator bringt zielgerichtet Themen ein, organisiert das Gespräch und stoppt selbstverliebte Monologe.

Getan hat sich auch etwas beim Mobile Entertainment-Anbieter Handy.de, einer Bertelsmann-Tochter. "Wer früher am lautesten schrie, konnte seine Ideen umsetzen", erinnert sich Handy.de-Chef Martin Ostermayer. "Das war nicht in unserem Sinne." Heute werden die Zusammenkünfte strukturiert vorbereitet - etwa mit einem Formblatt für Vorschläge, die beim freitäglichen "Ideen-Meeting" der Geschäftsführung präsentiert werden. "Die Ideenzettel sind das Ergebnis von viel heißer Luft", sagt Ostermayer. "Wenn die Leute im voraus Standardfragen beantworten, bekommen sie einen anderen Blickwinkel."

Ist eine Idee akzeptiert, nimmt die Geschäftsführung sie mit einer Prioritätennummer in den Produktionsplan auf. Dass Meetings form- wie folgenlos bleiben, ist ausgeschlossen.

Der Ruf der Zusammenkünfte in Deutschland ist also schlechter, als sie es verdient haben, glaubt Studienautor Schell auch mit Blick auf derartige Initiativen. Im internationalen Vergleich seien die Deutschen am unzufriedensten mit den Teamtreffen: Lediglich 51,7 Prozent der Befragten halten sie für produktiv. Doch was die aktive Beteiligung an den Meetings angeht, sind die Deutschen ebenfalls Spitze: 91,1 Prozent der Teilnehmer bringen sich produktiv in die Besprechung ein, in Frankreich nur 84 Prozent.

Dass vor allem die Deutschen ihre Meeting-Kultur beklagen, ist laut Schell auch Mentalitätsfrage: "Franzosen kommen einfach zehn Minuten später, aber die Unpünktlichkeit stresst niemanden. Deutsche sind pünktlich und ärgern sich, wenn andere unpünktlich sind."

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