Dienstleister bieten Personalarbeit als Komplettservice
Outsourcing der Personalabteilung liegt im Trend

"Gut nach draußen delegiert" ist besser als "schlecht gemacht im eigenen Haus": Selbst das heikle Personalwesen ist mittlerweile ein Kandidat für Outsourcing geworden.

Webmaster verzweifelt gesucht: Es muss mal wieder schnell gehen. In wenigen Minuten ist die Stellenanzeige zusammengebastelt. Der Mittelständler hat es eilig. Schon in der nächsten Wochenend-Ausgabe der örtlichen Lokalzeitung erscheint das Inserat: Große Hoffnung, das Personalproblem endlich zu lösen. Nach ein paar Tagen dann die Enttäuschung: Keine einzige Bewerbung.

Null-Situationen dieser Art erleben Unternehmen öfter, berichtet Monika Rösler: "Wenn Mittelständler Mitarbeiter suchen, muss alles husch, husch gehen", sagt die Vorstandsvorsitzende der PPM AG, Idstein. Wer ohne Plan auf Personalsuche gehe, dürfe sich hinterher nicht über einen leeren Postkorb wundern.

Aber Unternehmer, die selbst keine Zeit für ordentliche Personalarbeit haben, können dieses Geschäft auch delegieren. Das Konzept heißt: Personalabteilung an einen Dienstleister auslagern, der sich auf diesen Service spezialisiert hat. Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Outsourcing-Anbietern, deren Kernkompetenz es ist, verwaiste Personalressorts gezielt mit Leben zu füllen.

Personalarbeit als Komplett-Service

PPM ist eines dieser Unternehmen. "In Zeiten abgegraster Märkte für Fach- und Führungskräfte kann ein Geschäftsführer die Personalarbeit nicht mehr nebenbei machen", sagt Gründerin Rösler und weist auf die rege Nachfrage nach ihrer Unterstützung hin. Der Idsteiner Anbieter bietet Personalarbeit als Komplett-Service. Rösler und Mitarbeiter gehen auf Mitarbeitersuche, führen Bewerbungsgespräche und beraten die Kunden bei der Auswahl.

Das Plus an Professionalität ist gerade in Zeiten ausgetrockneter Arbeitsmärkte ein Wettbewerbsfaktor: "Die Chefsekretärin, die im Nebenjob noch etwas Personalmanagement macht, ist out", sagt die Inpuncto-Chefin Brigitte Strunck, die in Halstenbek bei Hamburg residiert. Wenn ein qualifizierter Bewerber woanders angeheuert hat, weil der Einstellungsvertrag zu spät in der Post war, wird Personalmanagement by Durchwursteln ziemlich teuer: Eine verzögert oder gar nicht besetzte Stelle kostet schnell fünfstellige Summen an Produktionsausfall.

Dienstleister wie Inpuncto oder PPM sorgen aber nicht nur dafür, dass Stellenanzeigen rechtzeitig und in den richtigen Formaten geschaltet werden, sie managen auch den Filterprozess - und übernehmen sonstige Aufgaben des Personalressorts: "Wir machen Personalcontrolling, führen die Personalakten und erledigen die Lohn- und Gehaltsabrechnung", beschreibt Monika Rösler ihre Leistungspalette.

Gezahlt wird, was bestellt wurde

Was ein Marketing-Geschäftsführer mit den Nebenjobs Leiter Rechnungswesen und Personalmanager nicht sieht, fällt dem Dienstleister auf: "Wir verhelfen unseren Kunden zu Einsparungen, etwa wenn wir feststellen, dass in einem Bereich zu viele Krankheitstage anfallen oder die Überstunden-Abrechnungen ständig steigen", beschreibt Brigitte Strunck ihre Beobachtungen. So können auch kleinere Unternehmen Kontroll- und Steuerungsinstrumente nutzen, die sonst nur Konzernen zur Verfügung stehen.

Abgerechnet werden die Leistungen der Outsourcing-Unternehmen abhängig von der Inanspruchnahme. Das macht die Kosten transparent: Leistungen, die nicht gebraucht werden, müssen auch nicht bezahlt werden. Das Honorarmodell: PPM schließt mit seinen Kunden Dienstleistungsverträge. Es wird ein genau beschriebenes Bündel an Leistungen erstellt, dafür stellt PPM ein wöchentliches Zeitkontingent zur Verfügung. Abgerechnet wird nach den tatsächlich geleisteten Stunden oder nach einer Pauschale.

Wer auslagert, bedient sich einer unternehmerischen List: "Die Personalabteilung wird von der Kostenstelle zum Dienstleistungs-Center", sagt Edmund Mastiaux vom Zentrum für Management (ZfM) in Bonn, das Kunden aus der mittelständischen Wirtschaft externe Personalarbeit anbietet. Ausgelagerte Einheiten sind nicht mehr Kostenträger in der Gemeinkosten-Statistik, sondern Profit-Center mit unternehmerischer Energie: Als externer Dienstleister muss die Personalfirma ständig messbare Wertbeiträge liefern, sonst ist sie schnell aus dem Geschäft.

Immer mehr Unternehmen denken über Outsourcing der Personalarbeit nach

Unternehmen ganz verschiedener Branchen schließen sich dieser Denkweise an. So hat etwa die Jenoptik AG ihre Personalabteilung in ein selbstständiges Unternehmen überführt: Mitarbeiter-Management liegt jetzt in den Händen des Jenaer Dienstleisters Kempfer & Kolakovic. Die Deutsche Black & Decker GmbH in Idstein lässt das Personal von PPM managen. Auch bei der Deutschen Bank gibt es Überlegungen, die operative Personalarbeit auszulagern: "Wir denken darüber nach, unsere Dienstleistungen in eine HR-Firma (für: Human Resources, d. Red.) zu überführen, und das als Service auch außenstehenden Kunden anzubieten", sagte Heinz Fischer, Bereichsvorstand Personal, am Rande der Vorstellung des Arbeitszeitkonzepts "Zeit-Invest".

Dass Outsourcing im Trend liegt, zeigt auch eine Studie der Cranfield University School of Management und der Mercer Unternehmensberatung: Danach hat die Auslagerung des Personal-Managements in den letzten drei Jahren um 40 Prozent zugenommen. Das ergab eine Befragung von 4 000 Unternehmen in Europa (Studie: "European Trends in HR Outsourcing"). Freilich löst Auslagerung nicht alle Probleme auf einen Schlag. Übliches Outsourcing-Risiko: Reibungsverluste, Abstimmungschaos. "Durch ungenaue und ungenügende gegenseitige Information kann es zu erhöhtem Koordinationsaufwand kommen", beschreibt Edmund Mastiaux vom ZfM die Störeinflüsse. Wenn ein Auftraggeber sich nach dem Motto "Aus den Augen, aus dem Sinn" verhält, kann es turbulent werden: Ein Dienstleister, der ohne Ziel und Kontrolle arbeitet, verliert schnell die Orientierung. Dann wird zwar noch irgend etwas gemacht, aber nicht mehr unbedingt gerade das, was der Kunde jetzt braucht.

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