Fehlerfreie Präsenz - Garant für störungsfreieren Ablauf
Hohe Ansprüche an die dv-technische Unterstützung

Grundlage für jeden rechtskräftigen Beschluss auf einer Hauptversammlung (HV) ist die fehlerfreie Präsenz.

"Sie stellt hohe Ansprüche an die dv-technische Unterstützung", so Dr. Frank Bäumlisberger, Leiter des emagine Hauptversammlungsservice der GFT Financial Solutions GmbH. "Schließlich hängt das Damoklesschwert der Anfechtungsklage permanent sowohl über der Aktiengesellschaft als auch über den Organisatoren einer HV." Ziel jeder HV ist die Beschlussfassung der Tagesordnungspunkte. Voraussetzung für die Abstimmung ist eine fehlerfreie Präsenz.

Nur mit dieser kann sowohl der Aktionär als auch die Aktiengesellschaft sicher sein, dass jede Stimme zählt - egal welches Abstimmungsverfahren angewendet wird. Jeder zur HV angemeldete und zugelassene Aktionär muss die Möglichkeit haben abzustimmen, der Präsenzbereich muss klar definiert sein. Innerhalb des Präsenzbereichs muss gewährleistet werden, dass der Aktionär der HV folgen kann, z.B. durch akustische Beschallung oder durch Videoübertragung in die Nebenräume.

Beim Eintritt in das Versammlungsgebäude wird der Aktionär zur Akkreditierung an den Aktionärsempfang geleitet. Dort erfolgt die Identitätsprüfung und der Austausch der Eintrittskarte in eine Zutrittsberechtigung in der Form von Stimmkarten oder Stimmblöcken. Vom Aktionärsempfang wird er weiter in den Präsenzbereich geleitet.

Dabei gewährleistet eine Kontrolle, dass jeder Aktionär, der den Präsenzbereich betritt, eine Zutrittsberechtigung besitzt und als Zugang gezählt wird. An einem Informations- und Service-Schalter kümmern sich Ansprechpartner um besonders knifflige Fälle wie verlorene Eintrittskarten, verspätete Anmeldungen oder vergessene Vollmachten.

Für den reibungslosen Ablauf einer HV ist nicht zuletzt erfahrenes und belastbares Personal notwendig, das intensiv auf seine jeweilige Aufgabe vorbereitet werden sollte. So geht es am Aktionärsempfang darum, Aktionäre schnell und routiniert abzufertigen oder - bei Rückfragen, an den Informations- und Serviceschalter weiterzuleiten. Die Zugangskontolleure müssen hingegen bestimmt auftreten, die Aktionäre auffordern die Zutrittsberechtigung vorzuzeigen, bzw. "verirrte" Aktionäre, die die HV z.B. durch den Notausgang verlassen möchten, an den Aktionärsempfang zurück verweisen.

Bei der dv-technisch gestützten HV wird die Eintrittskarte mittels eines Barcodelesers in der EDV mit der Zutrittsberechtigung (Stimmblock, Stimmkarte) verbunden. Die in der Eintrittskarte hinterlegten Informationen über den Aktionär werden so dem Stimmblock zugeordnet, mit dem der Aktionär an der schriftlichen Abstimmung teilnehmen kann. Sollte ein Aktionär die HV vorzeitig verlassen wird er aus der Präsenz entfernt. Es muss also gewährleistet sein, dass der Aktionär erkennt, wann er den Präsenzbereich verlässt.

Für die Organisatoren der HV bedeutet dies, jegliche Schlupflöcher wie Notausgänge, französische Fenster zu sichern. Kommt der Aktionär zurück, wird er wieder in die Präsenz aufgenommen. Auch Aktionäre die Vollmachten erteilen, evtl. sogar mit Weisung, werden entsprechend in der EDV erfasst, der Stimmblock wird auf den Bevollmächtigten übertragen. So bleibt die Präsenz jederzeit aktuell. Schließlich erhält der Vorsitzende eine aktuelle Präsenzliste. In ihr werden neben dem Grundkapital der Gesellschaft, das angemeldete und das anwesende Kapital aufgeführt. Eine Detailliste enthält die präsenten Aktionäre mit Stimmblocknummer, vollem Namen, Wohnort und Anzahl der Stimmen bzw. Aktien.

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Daniela Karg, emagine Hauptversammlungslservice, GFT Financial Solutions GmbH

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