Fehlzeiten steigen
E-Mail-Flut verursacht Stress im Büro

Moderne Kommunikationsmittel bereiten den Unternehmen zunehmend Probleme, meint ein Experte - und fordert klare interne E-Mail-Regeln, um die Arbeitsbelastung nicht ausarten zu lassen.

dpa NÜRNBERG. Die wachsende Flut von E-Mails und der Einsatz digitaler Kommunikation bereitet den Unternehmen nach Ansicht von Experten zunehmend Probleme. "Zehn Prozent der Beschäftigten sind inzwischen gestresst von den vielen E-Mails. Das führt zu erhebliche Fehlzeiten in den Betrieben", sagte der Wirtschaftspsychologe Professor Klaus Moser.

Der Wissenschaftler von der Universität Erlangen-Nürnberg hat im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in Dresden Unternehmen zum Thema "Informationsflut am Arbeitsplatz" untersucht. Dabei wurden 200 Beschäftigte zu ihren Erfahrungen mit der neuen Kommunikationsform befragt. In einer zweiten Erhebung wurde die Zufriedenheit von 500 Angestellten mit ihrem E-Mail-Programm erfasst.

Nach der Dienstreise folgt der E-Mail-Horror

Insbesondere nach Dienstreisen sorge die lange Liste elektronischer Nachrichten für eine enorme Arbeitsbelastung, ergaben die Untersuchungen. "Fehlende Kommunikationsregeln in den Unternehmen sorgen derzeit noch dafür, dass die Mitarbeiter ihre Mails an mehrere Kollegen weiterleiten", sagte Moser. Die Informationen müssten dann gefiltert, verdichtet und abgearbeitet werden. Vor allem Dateianhänge bereiteten dabei Probleme. Moser: "Bis ich das entsprechende Programm hochgefahren habe, die Datei angezeigt wird und ich mit der Informationsauswertung beginnen kann, vergeht viel kostbare Zeit."

Mit klaren Dienstanweisungen könnten die Unternehmen nach Mosers Ansicht die Informationsflut deutlich reduzieren. Beispielsweise sollten die Beschäftigten ihre Nachrichten in der "Betreffzeile" klar kennzeichnen. Auch feste Regeln, welche Inhalte jeweils per Telefon oder per elektronischer Post transportiert werden sollen, sind nach Mosers Ansicht nützlich. Gerade bei umfangreichen Dokumenten könne ein Inhaltsverzeichnis einen schnellen Überblick bieten. Moser: "Das war beim früheren Briefverkehr selbstverständlich und ist auch bei der elektronischen Post hilfreich."

Klare Anweisungen sind gefordert

Auch der Einsatz technischer Hilfsmittel könne helfen. "Mit den Filterfunktionen der meisten Programme können die Nutzer zum Beispiel einen Großteil ungewünschter E-Mails automatisch aussortieren lassen", erklärte Moser. Ordner brächten Struktur in die eingehende Post. Diese Funktionen seien bereits in einigen kostenlosen Programmen enthalten. Aber: "Viele Mitarbeiter wissen gar nicht von solchen Möglichkeiten. Da gibt es noch einen erheblichen Schulungsbedarf", sagte Moser.

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