Geschäftsverhandlungen in den den neuen Beitrittsländern
„Wer sofort zur Sache kommt, hat verloren“

Wer in den neuen Beitrittsländern einen Geschäftstermin wahrnimmt, sollte sich vorher gut über die unterschiedlichen Gewohnheiten und Gepflogenheiten in den einzelnen Ländern informieren. Direkt zu Beginn der Verhandlung seine Unterlagen vor sich auf dem Tisch zu ordnen, eine kerzengerade Körperhaltung einzunehmen, konzentriert die Stirn zu runzeln und gleich zur Sache zu kommen - wer sich so verhält, hat in Polen bereits verloren, bevor es überhaupt losgeht. In Estland hingegen liegt er damit goldrichtig.

WARSCHAU. Einige im deutschen oder angelsächsischen Geschäftsleben verbreitete Verhaltensweisen führen in den neuen EU-Beitrittsländern zu unterschiedlichen Reaktionen. Ein bestimmtes Verhalten kann in vergleichbaren Situationen in einem Land als angemessen empfunden werden, während es in einem anderen Land zu Verwunderung oder gar zu innerer Ablehnung des Gesprächspartners führt. Unglücklicherweise erfährt der ahnungslose Ausländer dies jedoch niemals aus dem Munde seines Gegenübers, da direkte Kritik als unhöflich und als Zeichen schlechter Kinderstube betrachtet wird.

In Polen, Tschechien und Malta wird von Geschäftspartnern erwartet, dass die Kommunikation grundsätzlich vorsichtig und indirekt erfolgt. Dazu gehören auch Körpersprache und Kontext. So ist es stets von Vorteil, sich zunächst entspannt und gelöst privaten Themen zu widmen, auch wenn dies Zeit kostet und eine gewisse Offenheit hinsichtlich der eigenen privaten Situation (Familie, Hobbies, Sport) erfordert.

Besonders in Polen, Tschechien, der Slowakei und Ungarn ist es ferner unüblich, die eigenen Verhandlungspositionen und-interessen klar zu artikulieren. Vielmehr ist es ein äußerst zäher Prozess, die andere Seite Schritt für Schritt zu ergründen und auch eigene Einstellungen nur langsam preiszugeben. Will man hier abkürzen und zügig zum Ziel kommen, wird dies schnell als Affront empfunden. In Estland dagegen hält man sich nicht lange mit "Aufwärmübungen" auf - am besten kommt man ohne Umschweife zur Sache und lässt Privates außen vor.

"Ihr Mobiltelefon sieht ja klasse aus". Sollten Sie solch einen Kommentar Ihres polnischen, litauischen oder ungarischen Geschäftspartners hören, ist es ratsam über ein entsprechendes Mitbringsel beim nächsten Treffen nachzudenken. In diesen Ländern geht es sehr gastfreundlich und großzügig zu und gleiches wird von den ausländischen Geschäftspartnern erwartet.

Dies gilt auch für Geschäftsessen, bei denen man nicht knausern und die angenehme Atmosphäre nicht zu sehr mit geschäftlichen Themen beanspruchen sollte. Verläuft das Essen harmonisch, ist dafür anschließend immer noch Zeit. Auch hierüber denken die Estländer - wie die Litauer - anders. Geschenke werden als unangemessene und nicht zielführende Geste bewertet.

In Polen, Tschechien, Malta und Litauen ticken die Uhren anders. Wie das gemeint ist, erkennen Sie spätestens, wenn es um Zahlungsfristen geht. Je nach Branche sind 60, 90 oder gar 120 und mehr Tage von Rechnungsstellung bis Zahlungseingang schlicht üblich. Zumindest in Tschechien und Malta mag dies eine Folge der generellen Ansicht sein, dass Zeitmanagement eher unwichtig ist und Fristen allenfalls eine grobe Richtlinie darstellen.

Seien Sie also nicht verwundert, wenn Sie gewohnheitsmäßig im Anschluss an einen Geschäftstermin ein exaktes Protokoll mit Verantwortlichkeiten und Fristen für die vereinbarten Aktivitäten erstellen und dann einen überraschten Anruf Ihres Geschäftspartners erhalten. Zum einen kann die detaillierte schriftliche Fixierung als Misstrauensbeweis missverstanden worden sein und zweitens waren die besprochenen Termindaten "nicht so gemeint".

Wahrscheinlicher ist es jedoch, dass Sie in einer solchen Situation gar keinen Anruf Ihres Gesprächspartners erhalten, da Konflikte im polnischen, tschechischen und maltesischen Geschäftsleben nach Möglichkeit vermieden werden. Hier zeigen sich Ähnlichkeiten mit dem ausgeprägten Konsensverlangen wie wir es aus skandinavischen Ländern kennen.

Sollten sich Meinungsverschiedenheiten abzeichnen, so wird darauf zwischen den Zeilen hingewiesen. Dann liegt es an der Sensibilität des Gesprächspartners, diese Signale richtig zu deuten und ebenso zwischen den Zeilen zu antworten. Ein offenes "Probleme auf den Tisch bringen" verschreckt die Gesprächspartner eher und kann bis hin zu einer - stets höflichen - Abwendung vom Geschäftspartner führen ohne dass man den wahren Grund dafür jemals erfährt. Besonders in Estland hingegen ist man an Offenheit und direkte Sprache gewöhnt.

Halten Sie immer eine immense Anzahl von Stempeln bereit, wenn Sie in Polen, Tschechien, Litauen, Slowakei oder Slowenien Geschaefte machen wollen. Nahezu jedes Geschaeftsdokument erhält hier erst dann letzte Gültigkeit, wenn es übersät ist mit Unterschriften und vor allem mit Stempeln aller beteiligten Personen. Mit der Zeit entdeckt man die Details der codierten "Stempelsprache": je nach hierarchischer Stellung, Dauer der Unternehmenszugehörigkeit oder Wichtigkeit im polnischen Geschäftsleben (Behörden) weisen die Stempel Unterschiede in Größe, Form, Farbe und Inhalt auf.

Diese regelrechte "Stempelkultur" ist Ausdruck verschiedener, tief verwurzelter Elemente der Geschäftskultur. Arbeitsabläufe in allen Unternehmensbereichen sind bürokratisch geregelt, ein Abweichen davon nicht erwünscht. Erwartet werden klare und detaillierte Anweisungen des Vorgesetzten mit möglichst wenig Gestaltungsraum. Treten Probleme auf, erwartet man die Lösung vom Vorgesetzten. Handeln als Führungskraft im Sinne einer Aufgabendelegation verbunden mit dem Angebot zur Unterstützung erweist sich als echte Herausforderung in diesem Umfeld.

Respekt vor der hierarchischen Position des Gesprächspartners und vor dem jeweils Älteren sowie höfliche Zuvorkommenheit gegenüber Frauen sind weitere Grundsätze des Geschäfts- und Gesellschaftsleben vor allem in Polen, Ungarn, Tschechien, Slowakei und Malta. Auch wenn es sich nur um ein "ein Mann Unternehmen" handelt, sollte das Wort "Direktor" auf der Visitenkarte nicht fehlen, das Ansehen steigt bereits alleine mit dem Titel. Man zeigt, was man hat. Wenn schon Direktor auf der Visitenkarte steht, dann erwartet Ihr Gesprächspartner auch ein entsprechendes äusserliches Auftreten.

Dazu gehören vor allem die Insignien des (vermeintlichen) beruflichen Erfolges wie ein westliches Auto, ein tragbarer Computer der neuesten Generation, eine teure Armbanduhr oder ein modernes Mobiltelefon. Fehlen diese Attribute, kann Misstrauen in die erfolgreiche Geschäftstätigkeit des Gegenübers die Folge sein. Älteren Gesprächspartnern gegenüber ist stets großer Respekt zu spüren, ein zu forsches oder gar ueberlegenes Auftreten führt meist zu Verletzungen und Abneigung. Schliesslich ist es ein Gebot der Höflichkeit, Frauen stets den Vortritt zu lassen, ihnen die Tür aufzuhalten, in den Mantel zu helfen oder die Rechnung im Restaurant zu bezahlen. Gilt dies in Deutschland und in angelsächsischen Staaten teilweise als unemanzipiert, wird es in Polen, Ungarn und Malta als Selbstverständlichkeit empfunden.

Um nicht bereits bei der ersten Begrüßung seiner Gesprächspartner unangenehm aufzufallen, sollte man sich frühzeitig ueber die jeweils landesspezifischen Besonderheiten informieren. So wird es in Polen als schlechtes Omen gewertet, wenn man sich vor oder über der Türschwelle die Hand reicht. Man sollte mit dem Händeschuetteln warten, bis man den Raum betreten hat. In Estland schüttelt man sich generell kaum die Hände, von bestimmten seltenen Anlässen abgesehen. In Litauen wiederum ist es ein Fauxpas, wenn ein Mann einer Frau die Hand reicht während es in Malta Ausdruck südlicher Lebensfreude ist, sich gegenseitig möglichst kräftig und ausdauernd die Haende zu schütteln.

Als letztes noch ein Hinweis auf den in vielen Ländern ausgeprägten Nationalstolz und das Geschichtsbewusstsein: Schon alleine die Bezeichnung "osteuropäischer Staat" wird in einigen Beitrittsländern als unpassend und unangenehm empfunden. Viele der neuen Beitrittsländer fühlen sich auf Grund ihrer Geschichte mehr zu West- als zu Osteuropa hingezogen und schätzen es daher sehr, als Teil "Zentral- oder Mitteleuropas" bezeichnet zu werden.

Dr. Frank Herbertz ist Managing Director der Unternehmensberatung Mercuri International

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