Hoffnungsträger elektronische Beschaffung
E-Marktplatz hilft Kosten sparen

Enorme Einsparungspotenziale werden der elektronischen Beschaffung nachgesagt. Weil aber oft Äpfel mit Birnen verglichen und die langwierigen Vorbereitungen unterschätzt werden, fallen Erfolge in der Praxis meist ernüchternd aus.

DÜSSELDORF. Bis zu 70 % der Prozesskosten sollen sich einsparen lassen, wenn Mitarbeiter die benötigten Produkte per Mausklick aus einem elektronischen Katalog auswählen und der Vorgesetzte die Bestellung per elektronischem Workflow genehmigt, bevor sie automatisch über das Internet an den Lieferanten versandt und von dessen Informationssystem ohne menschliches Zutun verarbeitet wird. In der Praxis werden jedoch wesentlich geringere Einsparungen erzielt.

Meist ergeben sich die zu optimistischen Schätzungen aus dem Vergleich eines extrem ineffizienten herkömmlichen Ablaufs mit dem idealtypischen elektronisch unterstützten Prozess. Lieferantenkonsolidierung, Standardisierung der beschafften Produkte und intensive Nutzung von Rahmenvereinbarungen ermöglichten auch mit herkömmlichen Mitteln bereits deutliche Einsparungen. Umgekehrt führt kein E-Procurement-Projekt dazu, dass ausschließlich elektronisch bestellt wird. So lassen sich weder alle Produkte einfach in einem standardisierten elektronischen Katalog beschreiben noch verfügen alle Lieferanten über die Voraussetzungen des nahtlosen Datenaustauschs von der Bestellung bis zur elektronischen Rechnung.

Elektronische Beschaffung erfordert hohen Aufwand an Datenpflege

Noch bedeutender für die Fehlprognosen ist aber die Vernachlässigung des Aufwandes, der für den Aufbau und den Betrieb eines E-Procurement-Systems erforderlich ist.

Zumindest die großen Lieferanten sind heute meist in der Lage, elektronische Kataloge bereitzustellen. Sie sind jedoch meist von höchst unterschiedlicher Qualität und Struktur. Daher müssen sie technisch und inhaltlich geprüft und in Abstimmung mit den Lieferanten verbessert werden. Die unterschiedlichen Warenangebote sind nach einem einheitlichen Schema zu kategorisieren, damit der Mitarbeiter die vergleichbaren Angebote verschiedener Anbieter auch unter dem gleichen Stichwort findet. Da sich Produkte und Preise schnell ändern, ist mit jedem Lieferanten ein ständiger Update-Prozess zu definieren und umzusetzen.

Unterschiedliche Systeme und fehlende Standards erschweren den Datenaustausch mit den Lieferanten. Elektronische Bestellung ist nicht gleich elektronische Bestellung. Daher müssen mit jedem Lieferanten zunächst die technischen Voraussetzungen geklärt werden. Oft sind Anpassungen auf beiden Seiten erforderlich, und es muss eine Übersetzung des einen Formats in das andere implementiert werden. Auch nach erfolgreicher Erstanbindung eines Lieferanten muss der Datenaustausch ständig überwacht und gewartet werden. Nicht zu vernachlässigen sind weiterhin die Aufwände für den Support der Endanwender.

Um diese Kostenblöcke zu reduzieren, empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Marktplatzes. Da dieser die angebundenen Lieferanten für eine Vielzahl von einkaufenden Unternehmen nutzt, kann er Skaleneffekte realisieren und daher das Katalogmanagement und die Lieferantenanbindung wesentlich günstiger anbieten, als es jedes einkaufende Unternehmen für sich selbst realisieren könnte.

Diesen Effekt hat der Marktplatzbetreiber Emaro AG im Rahmen einer Fallstudie bei einem Industrieunternehmen mit 5 000 Mitarbeitern und 800 Mill. Jahresumsatz detailliert untersucht. Das Einkaufsvolumen indirekter Güter beträgt hier etwa 15 Mill. Euro jährlich.

Zunächst wurde der herkömmliche, papierbasierte Prozess analysiert. Eine Bestellung erforderte eine Bearbeitungszeit von über hundert Minuten. Hochgerechnet auf die 18 000 jährlichen Bestellungen ergeben sich Prozesskosten von 2,3 Mill. Euro. Durch die Einführung eines E-Procurement-Systems und den Wegfall vieler manueller Tätigkeiten kann die Bearbeitungszeit pro Bestellung auf 37 Minuten reduziert werden. Die Gesamtprozesskosten betragen dann nur noch 0,8 Mill. Euro, das heißt, es ergibt sich ein theoretisches Einsparungspotenzial von 1,5 Mill. Euro.

Dem gegenüber stehen die besprochenen Aufwände für Katalogmanagement und Lieferantenanbindung, im vorliegenden Fall sind mehrere Länder mit unterschiedlichen Sprachen einzubeziehen. Hierfür wurde ein Bedarf von rund zehn Mitarbeitern ermittelt. Die damit einhergehenden laufenden Kosten sind mit 1,3 Mill. Euro fast so hoch wie die ursprünglich errechneten Einsparungen. Berücksichtigt man noch sonstige Kosten, wie Hard- und Software, wird das gesamte Projekt unrentabel.

Anders bei der Nutzung eines elektronischen Marktplatzes. Hier fallen z.B. bei dem von der Deutschen Bank und SAP gegründeten Marktplatz Emaro an Stelle von 1,3 Mill. Euro lediglich Gebühren von jährlich 300 000 Euro an. Die Gesamtersparnis im laufenden Betrieb summiert sich damit auf 1,2 Mill. Euro jährlich, das sind 52 % der ursprünglichen Prozesskosten. Wichtig ist bei der Auswahl des Marktplatzes: Die Integration in die ERP-Systeme der Teilnehmer, die Abbildung von kundenindividuellen Preisvereinbarungen in den Katalogen sowie die Unterstützung des weltweiten Einkaufs seiner Kunden sollten bereits bewiesen worden sein.

Die ausführliche Studie findet sich online bei Emaro.com.

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