Human-Resources-Portale versprechen hohe Einsparpotenziale: Moderne Mitarbeiter verwalten sich selbst

Human-Resources-Portale versprechen hohe Einsparpotenziale
Moderne Mitarbeiter verwalten sich selbst

Kaum eine Firma nutzt in Personalbelangen alle Möglichkeiten webbasierter Anwendungen. Dabei ließen sich viele administrative Tätigkeiten und Kosten sparen, wenn Mitarbeiter ihre Daten selbst verwalteten. Der Einsatz so genannter Employee Self Services setzt aber eines voraus: Vertrauen.

HB DÜSSELDORF. Auf ihren Gehaltszettel können die Mitarbeiter von HP lange warten. Den müssen sie sich selbst besorgen - auf @hp, dem Mitarbeiter-Portal des IT-Konzerns. Dort buchen sie auch ihre Geschäftsreisen, melden sich für Seminare an oder ändern bei Bedarf ihre Stammdaten. "Wir haben mittlerweile rund 90 Prozent unserer Personal-Prozesse auf @hp abgebildet", sagt Horst Scholl, Personalleiter Kundendienst bei HP Consulting - einem Geschäftsbereich, der Firmen beim Aufbau von Portalen unterstützt.

Administrative Aufgaben übernehmen die HP-Mitarbeiter heute weitgehend selbst - über so genannte Employee Self Services. Vereinzelt stellen bereits Firmen derartige Selbstbedienungs-Funktionen im Intranet bereit. Während dort aber für jede einzelne Anwendung ein eigener Zugangscode nötig ist, genügt bei einer Portallösung ein einziges Passwort zur sicheren Identifizierung des Mitarbeiters. Der erhält daraufhin Zugang zu einem personalisierten Angebot mit allen für ihn relevanten Applikationen sowie Unternehmens- und Markt-Informationen. Welche das im Einzelnen sind, bestimmt die Personalsoftware. Die Zugriffsrechte wachsen mit der Funktion. Führungskräfte etwa erhalten Zugriff auf Module, die sie zur elektronischen Leistungsbeurteilung und Gehaltseinstufung ihrer Mitarbeiter benötigen.

Dem Start von @hp im Herbst 2000 ging eine weltweite Standardisierung sämtlicher Personalprozesse voraus. Parallele Strukturen wurden abgebaut, über 2000 interne Web-Adressen in einer einzigen gebündelt. "Geht heute eine Bewerbung auf dem Portal ein, ist sie in allen Standorten weltweit verfügbar", sagt Scholl.

Dank Selbstadministration und lückenloser Datenverarbeitung habe der Konzern allein im ersten Jahr knapp 50 Millionen Dollar eingespart - nicht zuletzt auf Grund empfindlicher Stellenkürzungen im Personalwesen.

Enorme Einsparpotenziale

Enorme Einsparpotenziale versprechen auch das Beratungsinstitut Deloitte Consulting und der Software-Hersteller SAP. Sie haben in einer gemeinsamen Studie gängige Personalprozesse untersucht. Die Verwaltungskosten für Weiterbildungsseminare lassen sich danach durch Employee Self Services um durchschnittlich 62 Prozent reduzieren, die der Abwesenheitsermittlung gar um 72 Prozent.

Dennoch verwalten sich in Deutschland noch die wenigsten Mitarbeiter selbst, ergab eine Umfrage des Software-Herstellers Peoplesoft bei Firmen mit über 2000 Beschäftigten. Ein Budget zum Aufbau von Employee Self Services halten derzeit 43 Prozent bereit, Mittel zum Aufbau eines Human- Resources-Portals lediglich 27 Prozent.

Die Zurückhaltung liege nicht an den verfügbaren Software-Lösungen, meint Dieter Roskoni, Leiter strategisches Produktmarketing bei Peoplesoft: "Viele Unternehmen scheuen sich, die Datenpflege aus der Hand der Personalverantwortlichen zu geben." Andere hätten ihre Prozesse noch nicht rollenspezifisch definiert: Wer erhält welche Informationen, welche Transaktionen müssen von wem genehmigt werden - darin sieht Roskoni auch die größte Herausforderung. Erst wenn die Ziele klar und die Prozesse definiert sind, stelle sich die Frage nach der geeigneten Software.

Dabei stehen die Zeichen der Zeit auf Integrationsfähigkeit. Personal-Software basiert heute meist auf offenen Standards und lässt sich problemlos mit weiteren Anwendungen und Webinhalten verknüpfen oder aber in ein bestehendes Unternehmensportal einbinden. Teure selbst gestrickte Lösungen seien die Ausnahme, meint Vasilios Triadis, Technikvorstand des Anbieters P&I. "Das Personalwesen ist in den meisten Unternehmen ähnlich strukturiert und kann größtenteils durch Standardprozesse abgebildet werden." SAP geht noch einen Schritt weiter und bietet vorgefertigte branchenspezifische Module, die auf die Rolle des Mitarbeiters zugeschnitten sind.

Schritt für Schritt

Beim Aufbau eines Portals empfehlen Experten nachdrücklich, schrittweise vorzugehen. Das halte die Kosten im Zaum und sorge rasch für einen reellen Mehrwert, sagt HP-Consultant Scholl. So startete auch Daimler-Chrysler sein Portal DC E-Life im Sommer 2001 zunächst mit Applikationen zu Geschäftsreisen, Vorschlagswesen und Personalmanagement. Bis Mitte des kommenden Jahres sollen dort rund 150 Personalprozesse abgebildet werden. "Ein derartiges Projekt setzt einen Kulturwandel voraus", begründet Walther Scheel, Leiter Konzernprojekte DC E-Life bei Daimler-Chrysler. "Das erfordert insbesondere auch die Unterstützung des Top-Managements."

Wichtig auch: "Der Aufbau eines Mitarbeiter-Portals ist kein Thema für einen einzelnen Bereich", so Scheel. Bei Daimler-Chrysler waren von Beginn an Entscheider aus IT, Personal, Kommunikation und Konzernstrategie einbezogen. Die Initiative ging vom Vorstand aus. Mit DC E-Life sollte vor allem die IT-Kompetenz der Belegschaft gestärkt werden, die gewerblichen Mitarbeiter eingeschlossen. Sie erhalten über PC in Sozialräumen oder an Kiosk-Systemen Zugang zum Portal. Ein interaktives Lernprogramm weist den Weg durch das Angebot.

Spezifische Anreize zur Nutzung des Portals schafft Daimler-Chrysler nicht. Interessante Inhalte sollten genügen, hofft Scheel. HP hatte sich seinerzeit für den kalten Entzug entschieden: Mit dem Start von @hp wurden alle Personal-Prozesse offline abgebrochen. Ein IT-Unternehmen mit 90 Prozent PC-Arbeitsplätzen kann sich das vermutlich erlauben.

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