"Instant Messaging" löst Kommunikationsknoten
Bist Du da?

Ursprünglich von jüngeren Internetnutzern zum Leben erweckt, erobert die Software "Instant Messaging" in den USA nun auch die Unternehmen. Wer sie nutzt, ist für seine "Buddies" (Kumpel) per Internet jederzeit erreichbar.

HB DÜSSELDORF. Bis zum 11. September 2001 war Managing Director Dexter Senft für seine Mitarbeiter ständig erreichbar. Die Rentenabteilung der Investmentbank Lehman Brothers arbeitete im Gebäude gegenüber dem World Trade Center.

Als die Terrorangriffe das Bürohaus zerstörten, mussten sich Senft und seine Mitarbeiter auf fünfzehn verschiedene Standorte verteilen. Oft versuchten die Kollegen vergeblich, Senft über Handy zu erreichen. Wann er seine E-Mail lesen würde, wussten sie auch nicht.

Kommunikationsknoten gelöst


Senft löste diesen Kommunikationsknoten, indem er eine Technik einführte, die eigentlich unter Teenagern populär ist: "Instant Messaging" (Schnelle Nachricht) oder kurz IM. "Mit Hilfe der Software können meine Kollegen und ich herausfinden, wer gerade mit seinem Computer online ist", sagt Senft. Eine gesendete Nachricht erscheint sofort auf dem Bildschirm des Empfängers.

Ursprünglich hatten jüngere Internetnutzer die Kommunikationsform zum Leben erweckt. Sie luden sich einfach die entsprechende Gratis-Software von AOL Time Warner, Yahoo oder Microsoft aus dem Internet, um den Kontakt zu ihren Studienkollegen aufrecht zu erhalten. Berufstätige Eltern nutzen die Technik, um ihre Kinder zu Hause wissen zu lassen, dass sie nur eine kurze Nachricht von ihnen entfernt sind. Neuerdings installieren in den USA aber zunehmend auch Firmen hauseigene IM-Netze.

Kontrollfunktion für Vorgesetzte


Anhänger loben die effiziente Kommunikation, die durch die Technik ermöglicht wird. Vorgesetzte können zudem eher ihre Angestellten von zu Hause aus arbeiten lassen, denn jetzt können sie nachprüfen, wer dort wirklich etwas tut oder sich zumindest am heimischen PC angemeldet hat.

Die Kontrollmöglichkeit ist gleichzeitig der Nachteil des IM. Wenn die eigene Anwesenheit im Netz offenkundig ist, lässt sich die Privatsphäre schwerer bewahren. Regelmäßige Ablenkungen sind vorprogrammiert. "Man hat das Gefühl, nun gibt es kein Entrinnen mehr", meint Joseph Jones, ein Partner beim Computer Critical Domain LLC-Programmierer in Seattle.

Seit einem Jahr nutzt sein Unternehmen IM - viele Mitarbeiter arbeiten zum Großteil von zu Hause aus. Trotzdem sagt Jones: "Ich schaue nicht nach, ob sie angemeldet sind. Aber ich bin mir fast sicher, sie haben das Gefühl, dass ich das doch tue."

Jeder Teilnehmer hat eigenes Symbol


IM-Nutzer haben in der Regel ein Fenster auf einer Seite ihres Bildschirms. Eine Liste der "Buddies" (Kumpel), enthält die Kommunikationspartner. Jedem Teilnehmer ist ein Symbol zugeordnet, das anzeigt, ob er erreichbar, gerade beschäftigt oder nicht angemeldet ist.

Zwar erlauben es einige IM-Systeme den Nutzern vorzugeben, sie seien anwesend, wenn sie es in Wirklichkeit gar nicht sind. Allerdings hat sich unter den IM-Anwendern eine stillschweigende Übereinkunft herausgebildet, die die meisten veranlasst, ehrlich zu sein.

Wer mit IM arbeitet, muss schnell auf eine IM-Nachricht reagieren, sonst gilt er als unhöflich. Wenn ein Mitarbeiter das Büro verlässt, meldet er sich deshalb in der Regel komplett ab, sagt David Marshak, IM-Nutzer und Analyst des Bostoner Finanzmarktbeobachters Patricia Seybold Group. Oder er gibt sich als "beschäftigt" zu erkennen.

Beziehungen zum Ausland intensiviert


James Alberg, ein Rechtsanwalt bei der Washingtoner Kanzlei Shaw Pittman LLC, intensiviert per IM seine Beziehungen zu den Partnern im Ausland: "Wenn ich bis spät abends in der Kanzlei bin und ich sehe auf meinem Computer jemanden, der in London, wo es ja noch sehr viel später ist, immer noch angemeldet ist, dann frage ich: ' Warum arbeitest du noch??. Es gibt den Kollegen ein gutes Gefühl, dass jemand bemerkt, wie lange sie arbeiten."

Allberg möchte jedoch in der Regel nicht, dass ihn seine Klienten über IM erreichen können. "Als Anwalt braucht man eine ruhige Umgebung, um nachdenken zu können. Und jede Minute eine Nachricht zu kriegen, kann sehr störend sein."

Auch Michelle Arcie hat schon mal negative Erfahrungen gemacht. Ein einsamer Student hatte die stellvertretende Direktorin in ihrem Büro der George Washington University wiederholt per IM kontaktiert. Er wollte sich mit ihr anfreunden. Als sie ihm zu verstehen gab, sie sei für ein Schwätzchen zu beschäftigt, ließ er es allerdings sein.

Problematisch: Vielzahl der Software


Ein weiterer Nachteil ist die Vielzahl der Software: Im Handel gibt es Lotus SameTime von IBM oder ein Paket namens IM and Presence Platform von Bantu. Wertpapierhäuser nutzen Systeme, die IM-Nachrichten für etwaige Nachfragen der Aufsichtsbehörden archivieren, wie zum Beispiel die Angebote von FaceTime Communications aus San Francisco und Communicator aus New York.

Das Paket Windows Office XP von Microsoft enthält eine kostenlose IM-Komponente, wodurch sich die Echtzeit-Kommunikation rasch verbreiten dürfte, wenn die Unternehmen ihre Software auf den neusten Stand bringen. Im Moment können die verschiedenen Systeme untereinander noch nicht kommunizieren. Viele Nutzer haben daher ein IM-System im Büro und ein anderes für private Zwecke. Der Marktforscher International Data aus Massachusetts schätzt, dass zum Ende des vergangenen Jahres etwa 20 Mill. Menschen weltweit im Büro mit IM gearbeitet haben. Diese Zahl werde sich bis Ende 2005 auf 300 Mill. erhöhen, Universitäten und das Militär eingeschlossen. Die US-Marine setzt das SameTime-Softwarepaket von IBM ein, um Seeleuten, Medizinern und Kommandeuren auf See die Zusammenarbeit von Schiff zu Schiff zu erleichtern. Natürlich sind diese Botschaften aus Sicherheitsgründen verschlüsselt.

Auf Geschäftreisen von Vorteil


Philip Kaplan, ein Computer-Manager der Investmentbank J.P. Morgan Chase & Co., nutzt die schnelle Art der Kommunikation auf Geschäftsreisen: "Jetzt kann ich auf meiner Buddy-Liste nachschauen und sehen, ob einer der angemeldeten Jungs meine Frage beantworten kann."

Kürzlich hat er sich auf einer Geschäftsreise morgens um sieben Uhr im Hotelzimmer über Laptop in den Computer im Büro eingewählt und gesehen, dass dort ein Problem aufgetreten war. "Ich habe mir die Buddy-Liste angeschaut, habe eine Person mit einem grünen Anwesenheits-Symbol gesehen und seinen Namen angeklickt." Über eine IM hat Kaplan den Mitarbeiter dann gebeten, einen Server neu zu starten. Damit blieb es ihm erspart, jeden einzelnen Kollegen aus seiner Abteilung anrufen zu müssen, bis er einen gefunden hatte, der zu dieser Zeit schon im Büro war.

"Präsenz muss freiwillig sein"


Bei den meisten Systemen müssen die Leute damit einverstanden sein, in die Buddy-Liste aufgenommen zu werden. "Die so genannte Präsenz muss freiwillig sein", sagt Chris Niehaus, ein Produktmanager bei Microsoft. Er könne nicht Bill Gates auf seine Buddy-Liste setzen, wenn der Boss dem nicht zugestimmt hätte. Ohne diesen Vorbehalt "würde man im Grunde ohne Erlaubnis Informationen über die Anwesenheit des anderen klauen," so Niehaus.

Bei einigen Unternehmen jedoch kann jeder, der über IM verfügt, auf die Buddy-Liste gesetzt werden. Bei IBM sind rund 220 000 Mitarbeiter weltweit für die IM-Kommunikation registriert. Die Nutzer können nach Experten im eigenen Haus suchen und sich den zuständigen Kollegen auswählen, wenn sie zum Beispiel eine schnelle Frage zur Bedienung der Datenbank oder zum Entwurf von Werbung im Internet haben.

Freundschaften entstehen


"Nie wieder ohne", sagen die meisten IM-Nutzer. So zum Beispiel auch David Schwartz. Er koordiniert für J.P. Morgan Chase Mitarbeiter im Bereich Automobilfinanzierung im Bundesstaat New York: "Die IM-Kommunikation überbrückt die Kluft von 2 400 Kilometern, denn jetzt ist es einfach für mich, zu sehen, wann meine Mitarbeiter in Garden City da sind."

"Wenn man jemanden auf der Kontaktliste hat, vertieft das die Beziehung", fügt Francis deSouza, President der Bostoner IM Logic, die IM-Zusatzsoftware liefert, hinzu. "Es ist, als teile man das Büro mit jemandem. Nach einem Jahr entstehen manchmal sogar Freundschaften."

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