IT-Outsourcing: Gartner-Studie zeigt Vorteile, Kosten und Risiken
IT-Auslagerung zur Budgetkontrolle

Wenn Informationstechnologie an externe Dienstleister ausgelagert werden soll, konzentrieren sich Unternehmen zu sehr auf die Auswahl der Partner und die Gestaltung der Verträge, warnt das Beratungsunternehmen Gartner. Viel wichtiger sei es, im Vorfeld des Outsourcing zu klären, wie und von wem die Beziehung später gemanagt wird, denn dieser Aspekt entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.

Wenn Unternehmen heute über Outsourcing nachdenken, dann in der Regel, weil sie Kosten sparen wollen. Laut Gartner-Analystin Linda Cohen ist dies jedoch das falsche Motiv. "Die Annahme, dass man durch Outsourcing Jahr für Jahr für Jahr Kosten spart, ist falsch. Unternehmen sollten auslagern, um ihre Budgets zuverlässig planen zu können und eine größere Kostenkontrolle zu erhalten", sagte sie auf dem jährlichen Outsourcing and IT Services Summit des Beratungsunternehmens in London.

"Wenn es nur um die Kosten geht und die Margen des IT-Dienstleisters immer weiter gedrückt werden, wird dieser Wege finden, sein Geld über Zusatzleistungen zu verdienen", pflichtet Kollege Roger Cox Cohen bei. Darüber hinaus werde das Outsourcing oft teurer als geplant, weil Unternehmen die Kosten für das Management der Beziehung zum Outsourcer nicht in ihre Rechnung einbeziehen.

Schwachstelle Beziehungsmanagement

Dieses Beziehungsmanagement stellt eine der größten Schwachstellen der weniger erfolgreichen Outsourcing-Deals dar, hat Gartner in einer Langzeitkundenstudie herausgefunden. Denn wenn die Auslagerung von IT-Funktionen erfolgreich sein soll, muss die zugrunde liegende Partnerschaft ständig auf ihren Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele überprüft und das Vertrauen der Beteiligten ineinander gestärkt werden. "Dafür braucht man in der IT-Abteilung Leute mit guten Geschäftskenntnissen sowie großen sozialen und kommunikativen Fähigkeiten", betont Cox.

In den traditionellen, technisch ausgerichteten IT-Teams würden diese Skills in der Regel nicht entwickelt. Daher dürfen die IT-Leiter laut Gartner nicht davor zurückschrecken, sich extern danach umzusehen. "Unternehmen sollten 3 % bis 4 % ihres IT-Budgets in dieses Know-how investieren", empfehlen die Analysten.

Sainsbury's: Dramatische Veränderungen

Maggie Miller, Business Transformation Director bei der britischen Supermarktkette Sainsbury's, gab in London ein Beispiel dafür, wie dramatisch sich die IT-Abteilung eines Unternehmens durch einen großen Outsourcing-Deal verändert. Im Jahr 2000 hat Sainsbury's einen Siebenjahresvertrag mit dem Dienstleister Accenture unterschrieben. Dieser umfasst die Generalüberholung der gesamten technischen Infrastruktur. "Aus meinem ursprünglichen Team sind heute nur noch zwei Mitarbeiter dabei. Die meisten anderen sind von Outsourcing-Anbietern oder Beratungsunternehmen zu uns gekommen", so Miller.

Erfolgreich gewesen seien nur die Mitarbeiter, die verstanden haben, dass es darum geht, Outputs zu managen - und nicht Prozesse zu überwachen. "Am Anfang haben wir gemessen, welche Leistungen der Outsourcer erbringt. Heute schauen wir darauf, was das Outsourcing zur Erreichung unserer Geschäftsziele beiträgt", so die Managerin. Sainsbury's geht es nicht in erster Linie darum, durch die Auslagerung Kosten einzusparen. "Wenn das so wäre, könnten wir jetzt aufhören", sagt Miller und beschreibt das viel weitreichendere Ziel: "Wir wollen erreichen, dass der IT-Einsatz unser Geschäft verändert, dass er uns voranbringt." Dieses so genannte Business Transformation Outsourcing wird laut Gartner enorm an Bedeutung gewinnen - vor allem bei Großunternehmen.

Fehlendes Know-how hereinholen

Doch auch Mittelständler brauchen in ihrer IT-Abteilung Leute, die etwas vom Geschäft verstehen. Gartner-Mann Cox drängt die Unternehmen zur Eile: "Sie sollten heute damit beginnen, das fehlende Know-how in die IT-Abteilung zu holen - unabhängig davon, ob Outsourcing konkret geplant ist oder nicht." Denn das Team lässt sich in der Regel nicht ad hoc und ohne Reibungsverluste umbauen. "Das ist ein harter Prozess", bestätigt Sainsbury's-Managerin Miller.

Hinzu kommt, dass die Fachkenntnisse auch benötigt werden, um den neuen Anforderungen an IT-Abteilungen gerecht zu werden. Laut Gartner wird es nämlich künftig ihre Hauptaufgabe sein, zur Umsetzung der Geschäftsziele beizutragen, indem sie Services aus unterschiedlichen Quellen - internen wie externen - bündeln. Cox: "Früher oder später wird jede Organisation damit beginnen, Funktionen auszulagern. Wenn IT-Leiter dann die richtigen Leute an Bord haben, fällt ihnen die Entscheidung, wer aus dem Team zum Outsourcer wechselt, nicht schwer."

Autorin: Silke Thole

Quelle: VDI nachrichten Nr. 20 vom 14.05.2004 Seite 25

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