Kostenfaktor Intranet
Jedem sein Unternehmens-Portal

Das Intranet kann Mitarbeiter zufriedener und Unternehmen reicher machen. Doch bis dahin ist es ein weiter Weg: Bei der Einführung gibt es vieles zu bedenken.

HB DÜSSELDORF. Lufthansa-Stewardess Andrea Kern würde gern mal wieder auf der Strecke nach Spanien eingesetzt werden, um an ihrem freien Tag in Madrid einkaufen zu gehen: "Die Stadt ist großartig." Doch dafür noch heute aus Tokio zu nachtschlafender Zeit in der Frankfurter Einsatzleitung anrufen? Nur um zu erfahren, dass dienstältere Stewardessen mit ihren Wünschen mal wieder schneller waren?

Kern hat eine bessere Alternative: Über das Lufthansa-Intranet, "Crew Portal" genannt, verschickt die 29-Jährige online ihre Wunschdaten an die Einsatzabteilung. Dort wertet ein elektronisches System die Terminwünsche der weltweit 16 000 Piloten und Bordbegleiter aus und fertigt individuelle Dienstpläne für den kommenden Monat an. Andrea Kern braucht nur zu warten, bis ihr Flugplan automatisch auf ihre persönliche Intranet-Startseite gestellt wird.

Musterbeispiel für sinnvolle Intranet-Anwendungen

Ein Musterbeispiel für sinnvolle Intranet-Anwendungen. Denn es gilt: Je einfacher das interne Netz zu handhaben ist, desto mehr wird das Angebot genutzt - zum Wohl von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. "Es lassen sich Arbeitsprozesse straffen und Kosten sparen", erklärt Hans-Gerd Servatius, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Pricewaterhouse Coopers.

Nutzerfreundlichkeit ist dabei kein Luxus: "Das Portal muss so gemütlich sein wie ein Wohnzimmer", rät Servatius. Deshalb sollte jeder Mitarbeiter nur jene Anwendungen auf seinem Bildschirm haben, die er auch tatsächlich nutzt. "Hier geben Firmen oft zu viel Geld aus, weil sie alle Gesprächsforen und Personalmanagement-Tools sofort in ihren Portalen haben wollen", sagt Christian Kurtzke, Chef des Intranet-Spezialisten Agilience.

Lieber Schritt für Schritt

Lieber also Schritt für Schritt neue Anwendungen einführen, die Holzhammermethode zieht nicht: Denn nur wenn die Belegschaft mitspielt, profitieren die Unternehmen von den Mitarbeiterportalen. So bildete Daimler-Chrysler nur vorsichtig immer mehr Arbeitsprozesse in den Mitarbeiterportalen ab. In Sindelfingen und in Wörth etwa ist gerade das elektronische Katalogsystem E-Shop für papierlose Onlinebeschaffung in die Pilotphase gegangen.

Besonders wenn es um Formularkram geht, kann das Intranet Geld sparen helfen. "Gerade im Personalbereich erhöhen die Portale die Produktivität enorm", bestätigt Dittmar Gehrlein, Projektmanager Human Resources bei Hewlett-Packard (HP). Aufgaben, die sonst für Papierberge bei Mitarbeiter und Personalsachbearbeiter sorgen, funktionieren hier auf Knopfdruck. Gehrlein: "Gibt ein Mitarbeiter über sein Portal beispielsweise eine Adressänderung ein, ändert das System die Adresse automatisch in allen Verzeichnissen des Unternehmens."

Auch Reiseanfragen können die HP-Mitarbeiter über ihr Portal platzieren. "Statt mehrerer Formulare, die Mitarbeiter ausfüllen und zur Reiseabteilung bringen müssen, reicht eine einzige Transaktion", sagt Gehrlein. Zusätzlicher Vorteil: Die Reiseabteilung hat über ihr Portal Übersicht über alle Reisedaten und kann sie direkt an das Reiseunternehmen weiterleiten.

"80 Prozent aller administrativen Tätigkeiten der Personalabteilung sowie die Zeitkontenverwaltung oder die Urlaubsplanung kann jeder HP?ler jetzt selbst erledigen", schätzt der Human-Ressources-Mann. Bereits ein Jahr, nachdem HP sein Portal eingeführt hatte, habe man rund 50 Millionen Dollar eingespart.

Wissensaustausch bietet Sparpotenzial

Ein noch höheres Sparpotenzial als elektronische Dienstleistungen hat der Wissensaustausch via Mitarbeiterportal - zwischen inländischen Tochterfirmen oder grenzüberschreitend zwischen den internationalen Niederlassungen großer Unternehmen. "Hier sind deutliche Umsatzsteigerungen realisierbar", meint Agilience-Chef Kurtzke.

So wie beim Kopier-Riesen Xerox: "Unsere weltweit 24 000 Servicetechniker tauschen sich per Computer über Fachprobleme aus", berichtet Andrej Budo-Marek, Vertriebsleiter bei Xerox in Neuss. Wenn bei einem Kunden etwa in Köln ein Kopierer streikt und der Techniker vor Ort selbst im Handbuch keine Lösung findet, kann er über das Agilience-Portalsystem Sharenet eine Anfrage an Kollegen rausschicken. Eine spezielle Suchmaschine findet in Sekundenschnelle heraus, ob die Datenbank bereits einen Lösungsvorschlag enthält, der den Kopierer wieder zum Laufen bringt. Zugleich nennt Sharenet dem Techniker einen Kollegen, der ihm per Telefon weiterhelfen kann.

"Weil die Techniker sich gegenseitig aus der Patsche helfen, finden sie schneller die richtigen Lösungen und haben zehn Prozent mehr Zeit für die eigentlichen Servicearbeiten beim Kunden", sagt Budo-Marek. "Wir sparen jedes Jahr Ersatzteile im Wert von 15 Millionen Dollar, weil wir gezielter reparieren können."

Damit der Know-how-Austausch klappt, muss das Portal allerdings ständig mit aktuellem Wissen gefüttert werden. Das Problem: "Wissen ist Macht - und die teilt keiner gerne", sagt Berater Servatius. Er empfiehlt, die menschliche Eitelkeit zu berücksichtigen. "Wenn zum Beispiel ein Top-Verkäufer für die von ihm entwickelte Methode im ganzen Unternehmen gelobt wird, teilt er sie in der Regel auch anderen mit. Das gilt umso mehr, wenn er beim nächsten Gehaltsgespräch auch finanziell davon profitiert."

Triebfeder Eigennutz

Budo-Marek setzt lieber auf den Eigennutz: "Wenn das System einem Servicemitarbeiter unmittelbar nützt, wird er bereit sein, dort eigene Arbeitsergebnisse einzuspeisen." Aus solchen tagsüber eingegebenen Arbeitsberichten filtert der Teamleiter abends die Tipps heraus, die es wert sind, in der Sharenet-Datenbank archiviert zu werden. So ist die Tipp-Datenbank immer aktuell.

Hewlett-Packard dagegen hat für jeden Fachbereich einen Portalverantwortlichen benannt, der die Internetseiten ständig aktualisiert. Für die 6 000 Mitarbeiter in Deutschland bereiten zurzeit 25 Content-Owner das eingespeiste Know-how auf, stellen es ins Netz und vergeben Zugriffsrechte.

Das schnelle Wissen soll zukünftig überall abrufbar sein. Mitarbeiter bei Daimler-Chrysler und bei anderen Unternehmen brauchen sich dann noch nicht einmal in einen festen Computer einzuloggen, um ihr Portal zu öffnen: Ausreichend ist das Handy oder der handflächengroße PDA. Oder für Stewardess Andrea Kern der Internetzugang an Bord einer Boeing.

Quelle: Handelsblatt

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