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Maßgeschneiderte Information überall zu jeder Zeit

Die Zeiten, in denen die Mitarbeiter wichtige Informationen auf ihrem Desktop gehortet haben, gehen dem Ende zu. Unternehmen, die erfolgreich Knowledge Management betreiben, wissen, wie wichtig es ist, dass die Anwender schnell und von überall auf aktuelle Informationen zugreifen können, die sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Die Technik macht es möglich, dass die Informationsvielfalt nicht nur über den PC am Arbeitsplatz abrufbar ist. Mobile Mitarbeiter loggen sich über ihren Laptop in das Enterprise Portal ihres Unternehmens ein. So haben sie auch unterwegs Zugriff auf die gewünschten Informationen im Intranet, Extranet oder Internet und managen ihre Aufgaben mit Kollegen, Partnern und Kunden.

Außendienstmitarbeiter pflegen beispielsweise auf ihren Geschäftsreisen sofort online die Protokolle zu den letzten Kundenbesuchen ins Intranet ein. Die Arbeiten sind dann sofort erledigt, der Vertriebschef ist live informiert, und die Datenbank ist immer auf dem aktuellen Stand. Die Internet-Technologie in Verbindung mit den entsprechenden Software-Produkten macht es möglich, dass Mitarbeiter einfach und ortsungebunden ihre Daten einspeisen. Eine besondere Rolle spielen dabei Content Management Systeme. Damit können berechtigte Mitarbeiter Informationen ordnen, zusammenfassen, systematisieren, auf Datenbanken ablegen und so zur Verfügung stellen, dass jeder auch das findet, was er sucht beziehungsweise was für ihn bestimmt ist. Und mobile Mitarbeiter sind in der Lage, ihre Inhalte schnell, einfach und dezentral einzustellen.

Content Management Systeme trennen grundsätzlich die Inhalte vom Layout. Das heißt unter anderem, dass die Informationen je nach Ausgabemedium anders dargestellt werden können. Professionelle Produkte bieten Support für das Wireless Application Protocol (WAP). Dabei werden die Inhalte automatisch anhand der anfragenden WAP-Endgeräte aufbereitet. Lediglich die maximale Zeichenlänge, die durch den WAP Stack vorgegeben wird, stellt hier eine Begrenzung dar. Mit UMTS wird sich da einiges ändern.

Zu viele Köche verderben bekanntlich den Brei. Deshalb ist in einem guten Content Management System genau festgelegt, welcher Mitarbeiter welche Schreib- und Leserechte hat. Ebenso wichtig sind automatisierte Freigabeprozesse: Wie in einer Zeitschriftenredaktion sind oft auch bei der Veröffentlichung von Informationen auf den Intra-, Extra- oder Internetseiten eines Unternehmens mehrere Personen eingebunden, bis Informationen veröffentlicht werden. Das heißt, wird eine Seite geändert, dann prüft diese erst ein anderer Benutzer, bevor sie veröffentlicht wird. Der gesamte Genehmigungsworkflow spielt sich heute über einen Web-Browser ab. So spielt es keine Rolle mehr, dass die Personen, die in den Freigabeprozess eingebunden sind, oft weit voneinander entfernt oder gerade unterwegs sind.

Eine Content Management Software sollte leicht zu bedienen sein, andernfalls freunden sich Mitarbeiter damit nicht an. Übersichtliche WYSIWYG-Editoren beispielsweise garantieren, dass der Anwender das System akzeptiert und gerne damit arbeitet. Eingabeformulare gestalten den Aktualisierungsprozess noch einfacher.

Besonders motiviert ist der Mitarbeiter, wenn er sich neben dem vorgegebenen Unternehmensportal eine personalisierte Startseite einrichten, diese individuell verändern und anpassen kann. Wenn der Mitarbeiter auf das Content Management System zugreift, sieht er auf einen Blick seine gewünschten Informationen. Bei fortschrittlichen Systemen werden die Anwender auch per E-mail über eine Aktualisierung informiert.

Sicherheit spielt beim Thema Mobilität natürlich ebenfalls eine sehr wichtige Rolle. Alle Verbindungen sollten sich - beispielsweise über SSL - verschlüsseln lassen. Mit Hilfe moderner Software-Lösungen, die all diesen Anforderungen gerecht werden, sind aktuelle, maßgeschneiderte Informationen und deren weltweiter Abruf keine Vision mehr.



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