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Meetings sind für Führungskräfte Zeitfresser Nummer eins

Jeden Tag verschwenden Unternehmen hunderte Arbeitsstunden mit ergebnislosen Besprechungen. Dabei ist der Aufwand für gute Meetings nicht groß.

HB DÜSSELDORF. Wie lange wird das heute wieder dauern?" Auf dem Flur vor dem Sitzungsraum tuschelten die Kollegen. Der Werksleiter hatte für zehn Uhr zur wöchentlichen Besprechung eingeladen. Und Fertigungsleiter Roger Stork war mal wieder klar: Für seine eigentliche Arbeit würde heute nicht mehr viel Zeit bleiben. "Die Besprechungen gingen oft von morgens bis 18, 19 Uhr", erinnert sich der 37-jährige Ingenieur, der inzwischen von dem Autozulieferer im Siegerland zu einem anderen Unternehmen der gleichen Branche gewechselt ist. "Trotzdem blieben viele Punkte offen." Und während sich der Werksleiter mit einigen Fachleuten in Detaildiskussionen verstrickte, starrten 15 andere Mitarbeiter in dumpfer Langeweile vor sich hin.

Was Roger Stork an seinem früheren Arbeitsplatz erlebte, ist immer noch Alltag in deutschen Unternehmen. Nirgendwo sonst wird mit Zeit so verschwenderisch umgegangen wie auf Besprechungen, neudeutsch Meetings. Eine Stunde mehr oder weniger ohne Ergebnis diskutiert - was soll's? Insbesondere in den oberen Führungsetagen haben sich Konferenzen zum Zeitfresser Nummer eins entwickelt. So verbringen Top-Manager etwa zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, das mittlere Management rund 50 Prozent und die unteren Führungskräfte immerhin noch ein Viertel ihrer Zeit. Das hat eine Studie des Beratungsunternehmens Strategie-Forum in Hannover ergeben.

Ausufernde Sitzungen kosten jede Menge Zeit

Vor ausufernden Sitzungen sind auch ansonsten straff organisierte Großkonzerne nicht gefeit. So befragte die Berliner Kommunikationsberatung Neudenk auf einer Seminarreihe vor zwei Jahren rund 120 Mitarbeiter von Daimler-Chrysler - und fand heraus, dass viele von ihnen 25 bis 30 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. "Tendenz steigend", betont Peter Müller-Schaefer, Geschäftsführer von Neudenk. Zwei Drittel der Befragten seien zudem der Meinung gewesen, mindestens die Hälfte dieser Sitzungen sei überflüssig. Solche Lässigkeit im Umgang mit Zeit mag Dirk Übelhör nicht mehr hinnehmen. Schlecht vorbereitete Meetings ohne festen Zeitplan bringen den 37-jährigen Produktmanager bei dem Vaihinger Beschichtungsstoffhersteller Permatex auf die Palme. Da kommt es auch schon mal vor, dass Übelhör mittendrin aufsteht und geht. Dass die Kollegen befremdet schauen, stört ihn nicht. "Der Besprechungsleiter ist dann meistens frustriert", berichtet der Manager. "Aber beim nächsten Mal geht es besser."

Es sind immer wieder die gleichen Fehler, an denen Sitzungen scheitern: zu lang, zu unstrukturiert, ergebnislos. Für Roger Stork ist klar: "Es steht und fällt mit dem Besprechungsleiter." Wenn dieser bei der Vorbereitung schlampt, ist die Sitzung oft schon gescheitert, bevor der erste den Raum betritt. Das beginnt bereits bei der Auswahl der Teilnehmer: Lieber fünf Mitarbeiter einladen, die etwas zum Thema beitragen können, als 15, die nur Däumchen drehen.

Sitzungsunterlagen helfen, ein Meeting zu strukturieren und Ziele zu definieren - das hat sich mittlerweile bei den meisten deutschen Unternehmen herumgesprochen. In einer Studie der Minolta GmbH gaben 1999 mehr als 80 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie häufig oder immer Tagesordnungen, Tischvorlagen und andere Unterlagen vorbereiten. Ganz anders sieht es jedoch bei der Qualität aus: Nur 35 Prozent bewerteten die ausgeteilten Unterlagen als positiv.

Die Vorbereitung muss stimmen

"TOP 1: Begrüßung; TOP 2: Personalia; TOP 3: Verkaufszahlen Produkt XY; TOP 4: Verschiedenes": Wer Tagesordnungspunkte so lieblos zusammenstoppelt - womöglich noch ohne Zeitplan -, braucht sich nicht zu wundern, wenn das Meeting nach stundenlangen Diskussionen ohne Ergebnis endet. Stattdessen gilt: Je konkreter die Besprechungsziele formuliert sind, desto schneller findet sich eine Lösung. Warum also nicht mal in der Agenda fragen: "Wie können wir die sinkenden Verkaufszahlen von Produkt XY wieder steigern?" Das gibt den Teilnehmern schon vor der Sitzung zu denken, im Idealfall kommen sie bereits mit konkreten Lösungsvorschlägen.

Deshalb gibt Dirk Übelhör auch den häufig gehörten Vorwurf, Besprechungsteilnehmer bereiteten sich nicht genügend auf ein Meeting vor, an die Moderatoren zurück: "Oft gibt man den Leuten gar nicht die Chance sich vorzubereiten, weil man ihnen nicht die notwendigen Unterlagen zur Verfügung stellt."

Doch auch wenn die Unterlagen perfekt sind, kann eine Sitzung zum Zeitfresser werden. "Ich habe schon Besprechungen erlebt, in denen der Leiter ans Telefon gerufen wurde, und sechs, sieben hoch bezahlte Führungskräfte saßen eine halbe Stunde herum", erzählt Besprechungsexperte Christoph Beck vom Helfrecht-Unternehmerzentrum in Bad Alexandersbad. Wer ungestört diskutieren will, sollte deshalb vorher die Sekretärin briefen und ein Handy-Verbot aussprechen. Auch ein Schild an der Tür "Besprechung - bitte nicht stören" ist hilfreich.

Subtiler Machtkampf im Löwenkäfig

Und dann geht's los: Eine Aufwärmphase schweißt das Team zusammen. "In den ersten fünf bis zehn Minuten sind die Leute mit ihrer Gruppendynamik beschäftigt, da läuft nicht viel", weiß Peter Müller-Schaefer von der Agentur Neudenk. Stattdessen kann der Moderator noch einmal das Ziel der Besprechung abstimmen, Befürchtungen oder Hoffnungen der Mitarbeiter abfragen.

Ein guter Besprechungsleiter diszipliniert die Gruppe wie ein Dompteur im Löwenkäfig. Er schwingt die Peitsche, wenn die Diskussion auszuarten droht. Er bremst die Selbstdarsteller, die detailverliebten Erbsenzähler und die Wiederkäuer und holt die viel wissenden Schweiger aus der Reserve. Der Balanceakt zwischen Steuern und Laufen lassen ist nicht leicht. "Auf der einen Seite verlangt die teure Arbeitszeit eine straffe Leitung eng am Thema, auf der anderen Seite ergibt gerade ein kreatives Brainstorming oft die fruchtbarsten Lösungen", erklärt Christoph Beck.

Genau wie im Löwenkäfig entwickelt sich so manche Besprechung zum Machtkampf - nur subtiler. "Gerade in höheren Ebenen kann so ein Meeting leicht zum Schaulaufen werden", hat Silke Fürst erfahren. Die Abteilungsleiterin Management-Entwicklung bei der Kaufhof Warenhaus AG warnt Führungskräfte vor allem davor, ihre Mitarbeiter mit Killerphrasen wie "Das kennen wir schon alles" oder "Gute Idee, aber nicht praktikabel" abzuwatschen. "Der Chef muss durch sein Beispiel die anderen animieren, frei und deutlich ihre Meinung zu sagen", so Christoph Beck. "Niemand darf den Eindruck haben: Wenn ich etwas sage, dann kriege ich sowieso nur etwas auf den Deckel."

Damit die Gruppe das Ziel nicht aus den Augen verliert, muss der Moderator immer wieder auf Entscheidungen drängen. "Oft verbringt man Stunden in so einer Besprechung - ohne Ergebnis", kritisiert Silke Fürst. Die 33-Jährige empfiehlt, am Flipchart die alternativen Lösungen mit ihren Vor- und Nachteilen aufzulisten. "Und dann muss die Entscheidung fallen."

Doch Vorsicht: Ein Besprechungsleiter, der sich an dieser Stelle selbstzufrieden zurücklehnt, kann das gesamte Projekt zum Scheitern bringen. Wer seine Mitarbeiter mit dem Schlusswort verabschiedet, "danke, meine Damen und Herren, Sie wissen ja, was jetzt zu tun ist", verlangt von ihnen beinahe hellseherische Fähigkeiten.

"Keine Besprechung ohne Protokoll", betont denn auch Permatex-Produktmanager Dirk Übelhör. "Darin wird festgelegt, wer was bis wann erledigen soll." Wenn die Gruppe eine Entscheidung gefällt hat, sollte das unbedingt im Ergebnisprotokoll stehen. Das ist allemal wichtiger, als langatmige Diskussionen nachzuerzählen. Und schließlich muss der Besprechungsleiter nach dem Motto "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser" einige Zeit später nachprüfen, wie weit die Umsetzung der Beschlüsse inzwischen gediehen ist. Dass nicht nur die deutschen Unternehmen Nachholbedarf in Sachen Besprechungsmanagement haben , zeigt eine Studie der University of South Australia und der Telekommunikationsfima Telstra Corp. Sie enthüllte, dass ein Drittel der australischen Manager bei öden Besprechungen manchmal völlig abschaltet - und einschläft.

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