Mitarbeiter unterschiedlicher Fremdfirmen können so verwaltet werden
Personaleinsatzplanung per mobilem Endgerät

Messen erfordern nicht nur einen ungeheuren Personalaufwand, sondern auch eine effektive Administration der Mitarbeiter. Mobile Datenerfassung und Endgeräte ermöglichen den punktgenauen Personaleinsatz. So geschehen bei dem niederländischen Catering-Unternehmen RAI Amsterdam, das sich eine Lösung mit einem mobilen Barcode-Leser auf den Leib schneidern ließ.

mg/ul AMSTERDAM. Hinter publikumswirksamen Messen steckt ein großer Organisationsapparat für reibungslose Abläufe. Voraussetzung dafür ist unter anderem, neben den eigenen Mitarbeitern jene so genannter Fremdfirmen zu administrieren und zu steuern. Dabei bedarf es nicht nur des Einsatzes qualifizierten Personals zur richtigen Zeit am richtigen Ort, sondern auch der mobilen Administration der Mitarbeiter. Beides ist durch eine Personaleinsatzplanung (PEP) und eine mobile Datenerfassung möglich.

Der Catering-Service RAI Amsterdam wickelt jährlich rund 4 500 Veranstaltungen und 22 Fußballspiele auf dem Messegelände in Amsterdam und dem zugehörigen Stadion, der Amsterdam Arena, ab. Das Unternehmen suchte nach einer mobilen Lösung, die ihre Mitarbeiter effektiv einplant. Die von der RAI Amsterdam beauftragte holländische Tochter der Interflex Datensysteme plante den Personaleinsatz und die mobile Datenerfassung mit dem Partner Helicom.

Mobile Datenerfassung mit einem Barcode-Leser

Der Messeverpfleger benötigte ein Planungs-Tool, das sich für unterschiedliche Zeitarbeitsfirmen und von allen Beteiligten einsetzen lässt. Der Datenaustausch wurde somit über das Internet und das Mobilfunknetz abgewickelt. Im März 1998 programmierte Interflex die Mobile Datenerfassung, die Hardware-Komponenten wurden über Partnerfirmen abgedeckt: Der "Helibar" des Partners Helicom ist ein Lesegerät, das alle gängigen Barcodes liest und die Möglichkeit bietet, über eine Docking-Station in Verbindung mit einem angeschlossenen Mobil-Telefon erfasste Daten auszutauschen und in die verarbeitende Basissoftware zu übertragen.

So wird gebucht

Während des Messebetriebs gibt es so genannte Floormanager, die für korrekte Buchungen zuständig sind. Diese Floormanager sind mit einem mobilen Barcode-Leser und einer Namensliste in Barcode-Form ausgestattet. Meldet sich ein Mitarbeiter von einer Zeitarbeitsfirma, wird sein Name eingescannt. So werden zunächst die Kommen-, Gehen- und Pausenbuchungen für die Zeiterfassung durchgeführt. Die Namensliste enthält dafür die Ausweisnummer und den Namen des Mitarbeiters. Am Ende eines Arbeitstages stellt der Floormanager das mobile Terminal in eine Docking-Station und überträgt die gesammelten Daten in die Zeitmanagementsoftware IF6020. Die Daten liegen dann in einer Access-Datenbank vor und können bearbeitet werden. Das System aktualisiert alle 30 Sekunden den Datenbestand. Dadurch ist gewährleistet, dass die Daten in Echtzeit vorliegen.

Zentraler Zugriffs- und Informationspunkt

Für die RAI-Catering Amsterdam wurde als Basis die Zeitmanagementsoftware IF6020 installiert und so parametriert, dass sich über die Software die Personalbedarfe unter Berücksichtigung der Qualifikation ermitteln und einplanen lassen. Diese Bedarfe überträgt das Unternehmen an die Zeitarbeitsfirmen, die wiederum die Anforderungen mit den verfügbaren Arbeitskräften abgleichen.

Benutzerfreundlichkeit ist bei dieser Installation einer der wichtigsten Punkte. Damit alle Beteiligten einen zentralen Zugriffs- und Informationspunkt haben, gestaltete Interflex eine spezielle Internet-Seite, die als eine Art Portal für RAI-Catering und die angeschlossenen Zeitarbeitsfirmen dient. Die Beteiligten loggen sich über Paßwort ein und haben lediglich auf die Passagen der Website Zugriff, die sie direkt betreffen. Administriert wird das ganze von RAI-Catering zentral. Innerhalb der Seite besteht dann die Möglichkeit, Bedarf und verfügbare Mitarbeiter von unterschiedlichen Zeitarbeitsfirmen zusammenzuführen.

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