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Mittelständler sollten zweigleisig fahren

Mittelständler, die weiterhin Aufträge von der öffentlichen Hand bekommen wollen, sollten spätestens jetzt online gehen - oder sie verpassen den Anschluss.

DÜSSELDORF. Die Deutsche Bahn fährt von August an zweigleisig. Ab dann sollen Einkäufe von Anlagen, Lokomotiven, Güterwaggons, Schienen, Signalen oder Oberleitungen auch übers Internet erfolgen - Bestellungen, die immerhin 2,2 Mrd. DM jährlich ausmachen. Die Bahn AG hat dafür eine neue Position geschaffen, die eines E-Procurement-Chefs: Robert Wick kümmert sich um die elektronische Auftragsvergabe.

Unternehmen, die mit der Bahn ins Geschäft kommen wollen, sollten die Bahn-Homepage spätestens im Sommer unter ihren Favoriten abspeichern und regelmäßig anklicken, um zu prüfen, ob ihre Dienste vielleicht gefragt sind.

"Mehr als 10 Prozent unseres jährlichen Einkaufsvolumens von 22 Milliarden Mark planen wir, im Internet öffentlich auszuschreiben", sagt Wick. Der Vorteil: "Wir können dadurch entscheidend Zeit und Prozesskosten sparen." Schließlich brauchen die Stapel von Ausschreibungsunterlagen nicht mehr mühsam kopiert und auf den Postweg gebracht werden.

Statt dessen müssen sich interessierte Neu-Lieferanten nur noch bei Bahn-Einkäufer Wick anmelden: "Das geht auch für sie schneller und ist effektiver als das bisherige Ausschreibungsprozedere." Die Bahn ihrerseits muss laut Gesetz Aufträge für Bauleistungen und Dienstleistungsaufträge ab einem gewissen Volumen öffentlich ausschreiben, um nicht gegen das so genannte Vergaberecht zu verstoßen - und von möglichen Auftragnehmern, die sich übergangen fühlen, vor Gericht gezerrt zu werden. Zweck der Regelung: Kein potenzieller Auftragnehmer darf ausgeschlossen werden.

Die Ausschreibungen erfolgten bislang im EU-Amtsblatt und in den Bundesausschreibungsblättern - und waren nur mühselig zu finden. Kleinere Firmen bekamen hierbei Schützenhilfe von den Industrie- und Handelskammern, die ihnen die Auswertung der Amtsblätter abnahmen und über Angebote informierten.

Robert Wick weiß auch, dass längst nicht jeder Mittelständler den Weg ins Netz gefunden hat. Schließt also das Internet mögliche Auftragnehmer auf längere Sicht aus? "Nein", glaubt der E-Einkäufer.

Zunächst will die Bahn parallel zu den Internet-Auschreibungen die herkömmlichen eng bedruckten Anzeigen in den Behördenblättern beibehalten. Wick erwartet, dass sich mittelfristig auch spezielle Suchmaschinen etablieren werden, die dem Mittelstand die Suche nach Ausschreibungen im Netz abnehmen. Um die Instandhaltungsarbeiten und den Kauf von Anlagen auszuschreiben, wird der Schienenkonzern außerdem von August an einen eigenen Online-Marktplatz eröffnen.

Die Bahn ist als früherer Staatskonzern nicht allein mit ihren Schritten in Richtung digitale Wirtschaft: Bislang durfte die öffentliche Hand keine Ausschreibung ins Internet stellen. Aufträge ab einem bestimmten Volumen - im Baubereich ab 10 Mill. DM, bei Liefer- und Dienstleistungen bereits ab 800 000 DM - muss sie ausschreiben und dabei strenge Spielregeln einhalten. Doch eine Lockerung des Vergabegesetzes im Februar dieses Jahres macht die elektronische Beschleunigung des Verfahrens möglich. Potenzielle Lieferanten dürfen ihre Angebote - jetzt mit einer digitalen Signatur versehen - als E-Mail an den Auftraggeber schicken.

Immerhin geben Bund, Länder und Gemeinden laut Bundeswirtschaftsministerium für die öffentlichen Aufträge - Dienstleistungen wie Waren - jährlich 500 Mrd. DM aus. Nach einer Studie der Unternehmensberatung Booz Allen & Hamilton liegt das Einsparpotenzial bei 10 bis 15 % - das wären mindestens 50 Mrd. DM im Jahr.

Schon bevor der Marktplatz der Bahn im August startet, will sich im Juni der Hamburger Senat auf das Terrain der elektronischen Ausschreibungen wagen. Den Anfang soll die Finanzbehörde machen. Auch hier sollen Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge parallel zur elektronischen Ausschreibung vorerst noch auf dem klassischen Weg veröffentlicht werden.

Ingrid Nürmann-Seidewinkel, Finanzsenatorin in der Hansestadt, erwartet, dass sich der Trend zur Online-Vergabe schnell durchsetzt: "In acht Jahren wird man sich wundern, wenn bei Behörden noch schriftliche Angebote eintreffen."

Die Stadtwerke Kassel unternahmen in einem Pilotprojekt sogar schon den nächsten Schritt und wickelten die jüngste Vergabe von Rohr- und Tiefbauarbeiten mit immerhin 36 Mill. DM Auftragsvolumen in einer so genannten umgekehrten Auktion ab (Reverse Auction): Dabei können alle Bieter die Angebote der Konkurrenz direkt sehen und diese sofort unterbieten. Nur die Urheber der Angebote bleiben anonym.

16 Firmen beteiligten sich an der für ein städtisches Unternehmen bislang einmaligen Online-Auktion. Für Projekt-Initiator Stefan Noll war die Auktion, die vier Stunden dauerte, hochspannend: "Mir standen die Schweißperlen auf der Stirn." Und die Einsparsumme fiel höher aus als erwartet - sie betrug stolze 1,1 Mill. DM.

Das Rennen machten drei mittelständische Betriebe aus dem Raum Kassel. "Das wussten wir erst ganz am Ende der Auktion", sagt Noll. Sein Fazit: "Auch die Bieter profitierten auf diese Weise von der Zeitersparnis und der Preistransparenz." Schließlich sehen sie direkt, wo sie mit ihrem Angebot im Wettbewerb stehen und können auf Konkurrenzangebote reagieren - oder es bleiben lassen.

Zum Vergleich: Auf traditionellem Wege zieht sich eine solche Auftragsvergabe über mindestens zwei Wochen hin. Allein dieses Jahr planen die Kasseler deshalb noch bis zu 20 weitere Online-Auktionen: zum Beispiel, um Verbrauchsmaterial für Kraftwerke oder Kabel und Rohre für Gas, Wasser, Fernwärme und Stromleitungen einzukaufen.

Die Internet-Auktion der Verwaltung machte Furore. Stefan Noll berichtet stolz: "Schon zehn andere Stadtwerke aus Deutschland haben nachgefragt, wie man so eine Auktion zu Wege bringt - und vor allem, wie hoch das mögliche Einsparpotenzial ist."

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