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Nie wieder verpasste Termine

Mobile Geräte sind zwar praktische Helfer. Der Einsatz der mobilen Kleincomputer darf aber nicht zu unnötigem Mehraufwand führen, weshalb sie gut aufeinander abgestimmt werden müssen. Synchronisation lautet das Stichwort und ist ein wesentlicher Aspekt der Datenverwaltung.

Wer kennt das nicht: Die Sekretärin im Büro trägt im Unternehmenskalender einen Termin ein und am Tag darauf verplant der Manager unterwegs selbst diesen Termin nochmals. Zwei Verabredungen zur gleichen Zeit sind ärgerlich, denn später muss umständlich umdisponiert werden. Hier hilft der regelmäßige Abgleich des Kalenders auf dem Laptop mit dem Unternehmensnetzwerk. Ein anderes Ärgernis ergibt sich, wenn ein kurzfristig geplantes Geschäftstreffen verpasst wird und das nur, weil der mobile Mitarbeiter keinen aktuellen Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk hat. In manchen Firmen passiert so etwas fast täglich - und kostet immer wieder Zeit und Nerven. Eine regelmäßige und einfache Synchronisation der Terminkalender schafft Abhilfe. Damit ist nicht nur der Kalender ständig auf dem neuesten Stand, sondern auch Präsentationen, Datenbanken und andere Dokumente sind immer und überall aktuell verfügbar.

Mobile Geräte sind praktische Helfer, doch müssen sie auch gut aufeinander abgestimmt werden. Der Einsatz mobiler Kleincomputer darf dabei keinesfalls zu unnötigem Mehraufwand führen. Denn müssen Kalender- oder Kontaktdetails erst im Organizer, dann im Laptop, auf dem Rechner daheim und später auch noch einmal im Unternehmensnetzwerk eingetragen werden, bedeutet dies für den mobilen Mitarbeiter keine Erleichterung. Im Gegenteil, diese Art der Datenbearbeitung birgt zahlreiche Fehlerquellen. Dabei könnte es so einfach sein: Mit den heutigen Möglichkeiten der Synchronisation ist der mobile Mitarbeiter mit nur ein paar Klicks immer aktuell informiert und kann sich auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren. Auch zum Aufspielen neuer Softwareversionen muss der Außendienstmitarbeiter heute nicht mehr ins Büro kommen. Durch Softwaredistribution wird die Software automatisch auf den Laptop oder Organizer übertragen - zentral gesteuert durch den Systemadministrator.

Aber ganz so einfach wie es sich hier anhört, ist es nun auch wieder nicht. Die Gefahrenquellen kennen wir noch aus den 80iger Jahren. Damals überflutete eine Welle von PCs und Softwarevarianten die Unternehmen, die später nur schwer in Griff zu bekommen waren. Aber die Fehler von damals brauchen sich nicht zu wiederholen, wenn die mobile Kommunikations-Architektur strukturiert geplant wird. Ansonsten droht den Firmen in einigen Jahren eine gewaltigen Kostenexplosion.

Darüber hinaus müssen sich IT-Verantwortliche bereits heute stetig steigenden Supportanforderungen stellen. In wenigen Jahren wird der Administrationsaufwand für den mobilen Mitarbeiter höher sein, als der für den Desktop-Anwender - so die Gartner Group. Das zeigt umso mehr die Bedeutung einer strategischen Planung der mobilen Infrastruktur. Sie optimiert das Zusammenspiel stationärer und mobiler Kommunikationsgeräte. Zu einer mobile Strategie gehört neben der Auswahl von Hardware und Software insbesondere auch die Behandlung der Fragen von Sicherheit, Netzwerkzugängen und Systemmanagement. Damit spart sich ein Unternehmen Kosten und Zeit, verbessert Arbeitsprozesse und verschafft sich somit deutliche Wettbewerbsvorteile.

Obwohl wir noch nicht genau wissen, wo die "mobile Reise" letztendlich hinführen wird, sollten Unternehmen in jedem Fall die bestehenden Möglichkeiten effektiv ausschöpfen. Individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Lösungen, die den Markt der Zukunft im Blick haben - das ist die Herausforderung, die sich den IT-Entwicklern stellt. Egal, welches mobile Gerät sich durchsetzt, welches Betriebssystem den Markt zukünftig beherrscht und wann die wireless Technologie komfortabel mit hohen Bandbreiten einsatzbereit ist - Synchronisation wird einen wesentlichen Aspekt der Datenverwaltung ausmachen.

Schreiben Sie dem Autor: gerhard.kessler@synchrologic.com

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