Ob am Telefon oder im persönlichen Kontakt – am Sekretariat muss jeder vorbei.
Die Macht des Sekretariats nutzen

Das Bild eines Unternehmens wird durch die Mitarbeiter geprägt. Dies gilt ganz besonders für das Sekretariat.

Denn oft läuft der erste Kontakt zu einem Unternehmen über das Vorzimmer der Geschäftsführung. Ob am Telefon oder im persönlichen Kontakt - am Sekretariat muss jeder vorbei. Existenzgründer jedoch behandeln das Thema oft nachlässig und gedankenlos, Jungunternehmern ist die Bedeutung nicht bewusst. Sie sollten ihrem Vorzimmer ganz besondere Aufmerksamkeit widmen - es ist ein wichtiges Aushängeschild ihres Unternehmens.

Theoretisch genügen für den Beruf einer Sekretärin zwar die mittlere Reife und eine Ausbildung als Bürokauffrau. Heutzutage reicht das aber längst nicht mehr aus. Gute Computer-Kenntnisse sind ebenso wichtig wie Fremdsprachenkenntnisse. Dazu ist ständige Weiterbildung erforderlich. Fordern Sie diese Kenntnisse nicht nur ein, sondern ermöglichen Sie auch die berufliche Entwicklung. Ihren Programmierer schicken Sie ja auch auf den wichtigen Kongress, warum sollte da die Sekretärin nicht mal einen Rhetorik-Kurs besuchen.

Größeres Aufgabenspektrum als Anreiz

Wie in jedem anderen Beruf sind Karrieremöglichkeiten und Aufstiegschancen wichtig. Gerade das ist in kleinen Unternehmen oft schwierig. Einen Ausgleich können Sie schaffen, indem Sie das Aufgabenspektrum kontinuierlich erweitern. Und natürlich auch über entsprechendes Gehalt motivieren: Ihre besten Vertriebsleute entlohnen Sie auch nicht nach Tarifvertrag. Ihr Sekretariat kann zum Beispiel eine Budgetplanung überwachen oder selbstständig Dienstleister anleiten.

Doch nicht nur berufliche, auch menschliche Eigenschaften zeichnen eine gute Sekretärin oder einen guten Sekretär aus. Ihre Assistentin oder Ihr Assistent ist Ihre erste Visitenkarte und Ihre beste (oder auch schlechteste ) PR-Abteilung. Lassen Sie sie für sich sprechen, aber nicht für Sie als Chef: Oft ist zu beobachten, dass sich Chefs regelrecht hinter ihrem Vorzimmer verschanzen, was mit der Zeit bei manchen Damen und Herren dazu führt, dass sie sich mehr und mehr als der eigentliche Chef fühlen. Dienstleistungsbereitschaft, Organisationsstärke und Kommunikationsbereitschaft zeichnen gute Assistenten aus, nicht Machtbewusstsein und Dünkelhaftigkeit.

Eine gute Stimme am Telefon und ein freundliches Wesen sind unabdingbar. Verzichtbar sind Mannequins oder Dressmen im Vorzimmer. Damit bestätigen Sie nur wieder das Klischee vom Chef oder der Chefin, für die Aussehen eben doch mehr zählt als Qualifikation.

Das Sekretariat muss mitdenken

Teambesprechungen sollten Sie zur Regel machen, damit Ihr Sekretariat immer voll informiert ist. Geheimhalten können Sie in Ihrem Vorzimmer sowieso wenig. Also bauen Sie lieber ein Vertrauensverhältnis auf. So wird die Assistentin oder der Assistent auch in kritischen Situationen in Ihrem Sinne reagieren.

Delegieren Sie konsequent. Die Vorgänge dürfen nicht bei Ihnen "ruhen", sondern sollten auf dem Schreibtisch Ihres Vorzimmers abgearbeitet werden. Verlangen Sie, dass Ihre Assistenz mitdenkt. Allerdings sollte klar sein: Wer aktive Mitarbeit fordert, bekommt auch aktive (und manchmal auch kritische) Rückmeldungen. Nutzen Sie die Chance, sich eine dritte Meinung einzuholen. Ihr Sekretär ist weder an Ihrem Job interessiert, noch muss er Kompetenzgerangel oder Budgetstreitigkeiten fürchten, wenn er seine Meinung äußert.

Doch Vorsicht vor zuviel Nähe! Es klingt nach schlimmstem Klischee, aber passiert doch allzu oft: das berühmte "Verhältnis". Und wenn Sie zu Unrecht verdächtigt werden, nichts wird auf den Bürofluren mit mehr Inbrunst diskutiert. Lassen Sie diesen Verdacht erst gar nicht entstehen. Ist es üblich, alle Mitarbeiter zu duzen, machen Sie beim Vorzimmer natürlich keine Ausnahme. Wahren Sie die Form. Die Grenzen sind zwar oft fließend, doch jeder weiß, wann er sie übertritt. Und im Falle eines Falles müssen beide sich darüber im Klaren sein, dass das Arbeitsverhältnis deutlich belastet ist. Dann müssen Sie gemeinsam entscheiden, welches Verhältnis fürs Leben Ihnen wichtiger ist.

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