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Outsourcing – Vorteile und Risiken

Unternehmen lagern Geschäftsfelder aus, um einen Zusatz-Nutzen zu erzielen. Doch bei der Suche nach den Chancen werden die Risiken, die mit dem Outsourcing verbunden sind, oft übersehen.

Vorteile des Outsourcing

Unternehmen lagern Geschäftsfelder aus, um einen Zusatz-Nutzen zu erzielen. Der kann sich vielfältig gestalten:

- Konzentration aufs Kerngeschäft: Das Unternehmen muss sich nicht um Funktion und Betrieb der EDV-Anlage, der Energiezufuhr oder der Telefonanlage kümmern, von Personalfragen (zum Beispiel Krankheitsvertretung, lange Bindung durch Arbeitsverträge) auf vielen Gebieten gelöst, können die Kerngeschäftsfelder in den Mittelpunkt treten.

- Kostenreduzierung: Das Unternehmen muss nicht selbst Infrastrukturen (IT-Anlagen, Büroräume, dafür erforderliches Personal) vorhalten. Viele Verträge sind so konzipiert, dass nur die tatsächliche Leistung bezahlt wird. Leerstände bzw. Leerlauf-Zeiten fallen in die Verantwortung des Dienstleisters, der wiederum durch Fokussierung auf sein Outsourcing-Geschäft seine Kapazitäten unter Umständen schnell wieder auslasten kann.

- Transparenz: Der Dienstleister tritt als externer Partner auf. Leistungen müssen klarer definiert werden als im Hause, das erfordern Vergütungs- und Haftungsregelungen. Dadurch werden aber auch die Geschäftsprozesse transpartenter, Kostenquellen klarer identifizierbarer.

- Know-how-Transfer: Durch den Rückgriff auf einen auf sein Gebiet spezialisierten Dienstleister wird die auszulagernde Aufgabe in der Regel effizienter und hochwertiger erfüllt.

Risiken des Outsourcing

Unternehmen verkennen oft in der Suche nach den genannten Chancen die Risiken, die mit dem Outsourcing verbunden sind:

- Abhängigkeit: Je weitergehender der Outsourcing-Prozess, desto größer die Gefahr für das Unternehmen, dass durch Mängel der Dienstleistung, Ausfälle von IT-Anlagen oder externe Probleme, in die der Dienstleister auch ohne eigenes Verschulden gerät, Schäden entstehen.

- Missverständnisse: Unklar formulierte Service-Levels, Verträge oder Pflichtenhefte führen zu Spannungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Der Outsourcing-Erfolg ist gefährdet.

Erfolgreiches Outsourcing

Aus Chancen und Risiken ergeben sich die Anforderungen an Outsourcing-Prozesse, damit sie erfolgreich gestaltet werden können:

- Genaue Vertrags-Definitionen: Service Levels (genaue Vereinbarungen über den Standard der Leistung, Umfang, zeitliche Abfolge) sind ebenso festzulegen wie Vereinbarungen über die Haftung und Schadensregulierung bei Nicht- oder Teilerfüllung.

- Sorgfalt bei der Auswahl des Dienstleisters: Nicht unbedingt der preisgünstigste ist für das Unternehmen der beste Partner. Wenn die Schäden einer unglücklichen Zusammenarbeit die Kostenersparnis übersteigen, hilft das günstigste Angebot dem Unternehmen wenig.

- Kontrolle: Das outsourcende Unternehmen muss die Arbeit des Dienstleisters anhand klar definierter Leistungsmerkmale kontrollieren. Ein regelmäßiger Austausch zwischen den beteiligten Mitarbeitern des Auftraggebers und des Dienstleisters sollte vereinbart und auch geübt werden.

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