Regelungen für Rückabwicklung schon zu Beginn vereinbaren
Outsourcing-Verträge: Das Ende planen

Nur sehr ungern regeln Vertragspartner in einem Outsourcing-Projekt, das sie gerade aushandeln, die Rechte und Pflichten für den Fall der Beendigung des Vertragsverhältnisses. Auch wenn dies für den Outsourcing-Anbieter gerade noch tragbar erscheinen mag, ist es für den Outsourcing-Kunden ein Regelungsgebiet, auf das er nicht verzichten darf, wenn er sich nicht der wirtschaftlich sinnvollen Möglichkeit eines Wechsels berauben möchte.

Outsourcing-Anbieter haben zumeist kein großes Interesse an detaillierten Regelungen, da sie um ihre einzigartige Stellung bei einem Wechsel wissen und dieser vielleicht die letzte Möglichkeit bietet, an dem Outsourcing-Projekt zu verdienen.

Der Outsourcing-Kunde sollte sehr genau planen, bei welcher Beendigungsform (außerordentliche/ ordentliche Kündigung) des Vertragsverhältnisses er welche Leistungen des alten Outsourcing-Anbieters erhalten möchte. Unwesentlich erscheint es dabei, ob er danach vom Outsourcing absehen möchte und den Betrieb selbst übernimmt oder ob er einen anderen Outsourcing-Anbieter auswählt.

Bei der Beendigung von Outsourcing-Projekten wird der bisherige Outsourcing-Anbieter grundsätzlich zwei Formen von Unterstützung leisten müssen: zum einen Dienstleistungen, die unter dem Punkt Know-how Transfer zusammengefasst werden können, und zum anderen - abhängig von den Eigentumsverhältnissen - einen sogenannten Asset Transfer, zu dem auch eventuelle Mitarbeiterübergänge und Transfers der zu verarbeitenden Daten zählen.

Know-how Transfer

Der Outsourcing-Anbieter wird unabhängig von der Laufzeit und der Fertigungstiefe des von ihm betreuten Bereiches individuell ein Wissen über den IT-Betrieb und wahrscheinlich auch über unternehmenskritische Prozesse des Outsourcing-Kunden erwerben, das bei diesem abgebaut beziehungsweise nicht mehr weiter aktualisiert wird; angefangen von einfachen Prozessen der Rechnungsbearbeitung bis zum individuellen Customizing von Business Intelligence Anwendungen.

Dieses Wissen muß zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des gesamten Unternehmens bei der Beendigung des Outsourcing-Projektes wieder an den Outsourcing-Kunden oder seinen neuen Outsourcing-Anbieter übergehen. Da das Wissen etwa über Systeme oder Prozesse auch bei noch so gutem Servicecontrolling des Outsourcing-Kunden während des Outsourcing-Projektes meist doch nicht ausreichend dokumentiert ist, müssen hier Prozeduren zur vollständigen Dokumentation und zur Vermittlung der nicht selbsterklärenden Dokumentationen geschaffen werden.

Weiterhin kann im Einzelfall über einen gewissen Zeitraum ein Parallelbetrieb notwendig sein, um den reibungslosen Betrieb für den Endanwender sicher zu stellen.

Beim Know-how Transfer sollte innerhalb der Planung der Migration eine abschließende Aufstellung der Schnittstellen des zu migrierenden Bereichs zu anderen vom Outsourcing-Kunden eingesetzten Outsourcing-Anbietern erfolgen, um die dort auftretenden Kosten bereits im Vorfeld identifizieren zu können.

Tipps für Regelungen

Zusammenfassend sollten folgende Punkte unter dem Aspekt der individuellen Verantwortlichkeit, der zeitlichen Dauer sowie der Abfolge bereits bei Vertragsbeginn geregelt werden:

· Migrationprojektplanung

· Dokumentationen von Systemumgebungen

· Statistiken, Auswertungen über Betriebssituationen

· Prozessbeschreibungen einschließlich der Nutzungsrechte an diesen

· Schulung des neuen Betreibers

· Eventueller Parallelbetrieb

Sollte es möglich sein, bereits zu Vertragsbeginn die Kosten einer Vertragsbeendigung feststellen zu können, so sollte im Vertrag ein konkretes Volumen hierfür vereinbart werden. Eine andere Möglichkeit wäre, für den Know-how Transfer einen angemessenen prozentualen Satz der monatlichen oder jährlichen Kosten des Outsourcing-Projektes festzulegen.

Da Migrationsvorhaben beim Outsourcing selten wie geplant umgesetzt werden können, sollten die Vertragsparteien eine Regelung finden, wie über den konkret vereinbarten Endtermin hinaus Leistungen zum Beispiel monatsweise weiter erbracht werden können. Dies ist aus Kundensicht sinnvoll, um nicht im Fall der Fälle ohne Leistungserbringer dazustehen; es bietet zudem dem Outsourcing-Anbieter die Möglichkeit, zusätzliche Einnahmen zu generieren.

Aus Sicht des Outsourcing-Kunden ist es dringend geboten, Konsequenzen für den Fall der Nichteinhaltung einer der oben benannten Aufgaben des Outsourcing-Anbieters festzulegen.

Assettransfer, Mitarbeiterübergang und Datentransfer

Die Hardware

Für den Hardware Assettransfer wird zunächst eine Inventarliste mit den dazugehörigen Assets und Eigentums- und Besitzverhältnissen benötigt, gleichfalls sollten hier Miet- und Leasingverträge für das gesamte Inventar aufgeführt werden. Diese Inventarliste sollte grundsätzlich der Outsourcing-Anbieter erstellen; sie sollte vom Outsourcing-Kunden lediglich auf Vollständigkeit sowie inhaltliche Richtigkeit überprüft werden.

Werden nunmehr Assets nach Beendigung des Outsourcing-Projektes rückübertragen, sollten sich die Vertragsparteien bereits bei Abschluss des Vertrages für eine geeignete Berechnungsmethodik zur Wertermittlung der Assets einigen. Diese Regelung sollte eine zweifelsfreie Ermittlung ermöglichen. So sind Regelungen, die zum Beispiel nur den Buchwert zugrundelegen, nicht abschließend genug, da sie die Ermittlung des Buchwertes (lineare/ degressive Abschreibung, Abschreibungszeiträume für bestimmte Assets) nicht berücksichtigen. Zudem könnte die Ermittlung beim Outsourcing-Anbieter und beim Outsourcing-Kunden unterschiedlich erfolgen.

Ebenso sollten Bestimmungen aufgenommen werden, wer im Falle einer Beendigung bis wann das Recht hat, eine Übertragung der Assets zu verlangen. Eine konkrete Regelung für einzelne Assets lässt sich zu Vertragsbeginn wohl kaum finden, da sich die Infrastruktur und Interessen der Outsourcingpartner im Verlauf der Beziehung erheblich verändern.

Bei der Gestaltung von Leasingverträgen sollten die Parteien darauf achten, dass es ihnen jederzeit möglich sein sollte, die Verträge von einem Partner auf den anderen umschreiben lassen zu können, ohne jeweils eine gesonderte Einwilligung des Leasinggebers einholen zu müssen.

Bei der Gestaltung der Leasingregelungen sind sowohl im Outsourcingvertrag als auch innerhalb von Leasingverträgen selbst die notwendigen steuerrechtlichen Interessen und Überlegungen vorab intensiv zu untersuchen.

Mit Beendigung des Outsourcingprojektes werden einige Assets auch ihr "Lebensende" erreicht haben, so dass für diese Assets die Verantwortlichkeit für die ordnungsgemäße Entsorgung geregelt sein sollte.

Ebenfalls zu regeln sind die Verantwortlichkeit, Kosten und Zeitpläne für einen Rückbau der zur Leistungserbringung notwendigen Betriebsstätte.

Die Software

Für den Software Assettransfer ist zunächst zu ermitteln, welche Individualsoftware des Outsourcing-Kunden vom Outsourcing-Anbieter genutzt wird, welche Software ihm vom Outsourcing-Kunden zur Leistungserbringung bereitgestellt wurde und welche Software der Outsourcing-Anbieter auf eigene Kosten lizenziert hat.

Für die Individualsoftware des Outsourcing-Kunden ist der Regelungsbedarf eher gering, hier ist lediglich auf eine vollständige Rückgabe sämtlicher im Einsatz befindlicher Kopien zu achten und gegebenenfalls eine Vertragsstrafe für die unberechtigte Weitergabe nach Beendigung des Outsourcing-Projektes zu definieren.

Für die beigestellte Software sollten darüber hinaus bereits bei Vertragsschluss entsprechende Regelungen mit dem Lizenzgeber getroffen beziehungsweise die in Lizenzverträgen vereinbarten Inhalte beachtet werden (zum Beispiel Information über den Wechsel, Nachweis der Rückgabe).

Für vom Outsourcing-Anbieter beschaffte Software gelten analog die Regelungsnotwendigkeiten, die für den Hardware Assettransfer dargestellt wurden. Es ist darauf zu achten, dass mit dem jeweiligen Lizenzgeber die notwendigen lizenzrechtlichen Voraussetzungen bereits geschaffen wurden oder dass entsprechende Vereinbarungen mit seinem Einverständnis geregelt werden. Ebenso sind steuerrechtliche Überlegungen vor Vertragsabschluss mit einzubeziehen, vor allem wenn es zu grenzüberschreitenden Leistungsbeziehungen kommt.

Bei Fragen des Software Assettransfer ist in jedem Fall auch an die dazugehörigen Support- und Wartungsverträge zu denken, wobei spätestens hier mit dem bisherigen Support-/ Wartungspartner finanzielle Fragen auftauchen können, da die vereinbarte Vergütung durch den Outsourcing-Anbieter aufgrund seiner Mengenrabatte grundsätzlich günstiger gestaltet werden kann.

Mitarbeiterübergang

Den möglichen Regelungen zu einem Mitarbeiterübergang im Falle der Beendigung eines Outsourcingprojektes sind enge gesetzliche Grenzen gesetzt, so dass hier nur zwei Punkte benannt werden, über die die Parteien im konkreten Übergangsszenario nachdenken sollten.

Bei der Beendigung eines Outsourcingprojektes muss zunächst festgestellt werden, ob es sich in der folgenden Konstellation (Eigenbetrieb oder neuer Outsourcingpartner) um eine reine Funktionsnachfolge oder einen Betriebsübergang handelt, der Konsequenzen nach § 613a BGB auslösen könnte.

Jeder Outsourcing-Anbieter wird nach der Beendigung des Outsourcing-Projektes ein Problem mit den spezifisch beim Outsourcing-Kunden eingesetzten Mitarbeitern haben: Die Chance, zeitgleich ein startendes Outsourcing-Projekt zu gewinnen, in dem die Mitarbeiter eingesetzt werden könnten, ist gering.

Grundsätzlich wird der Anbieter daher ein Interesse haben, seine Mitarbeiter beim Outsourcing-Kunden direkt oder beim nachfolgenden Outsourcing-Anbieter unterzubringen. Wenn der Outsourcing-Kunde mit den Mitarbeitern zufrieden war, sollte auch er sich bemühen, eine für alle Beteiligten sinnvolle Regelung zu finden.

Datentransfer

Im Bereich des Datentransfers ist die konkrete Übergabe der aktuellen Daten und die Löschung der Daten beim bisherigen Outsourcing-Anbieter dezidiert zu regeln.

Gerade bei vertraglichen Vereinbarungen im Bereich der immateriellen Vermögenswerte, die einfach zu reproduzieren sind, sollte eine angemessene Vertragsstrafe vereinbart werden, um der Regelung Nachdruck zu verleihen.

Der Outsourcing-Kunde sollte sich weiterhin Prüfungsrechte in den relevanten Bereichen des ehemaligen Outsourcing-Anbieters auch nach Vertrag-Beendigung vorbehalten, um die Umsetzung der Vereinbarung konkret überprüfen zu können.

Fazit: Die Tragweite rechtzeitig erkennen

Abschließend kann festgestellt werden, dass das fachliche und finanzielle Risiko der Vertragsbeendigung den Outsourcing-Kunden weitaus mehr belastet als den Outsourcing-Anbieter. Während der Outsourcing-Anbieter "lediglich" den Umsatz verliert, steht für den Outsourcing-Kunden im Extremfall, aufgrund der wachsenden Bedeutung der Informationstechnologie für das Geschäft, das gesamte Unternehmen auf dem Spiel, wenn die Rückabwicklung nicht störungsarm verläuft.

Viele Unternehmen sehen auch von Rückabwicklungen ab, wenn ihnen im konkreten Einzelfall die Tragweite der Problematik vor Augen geführt wird. Da es aber gerade eine der Zielsetzungen des Outsourcings ist, immer wieder neu IT-Leistungen am Markt nachfragen zu können, ist es für den Outsourcing-Kunden von strategischer Bedeutung, sich für den Fall der Rückabwicklung frühzeitig abzusichern. Nur so kann er die fachlichen und finanziellen Risiken transparent und planbar gestalten.

Gelingt dies nicht, wird er spätestens zu Beginn der Planung einer Rückabwicklung schmerzhaft feststellen, wie groß seine Abhängigkeit vom jeweiligen Outsourcing-Anbieter wirklich ist, mit der Konsequenz, dieses unkalkulierbare Risiko nicht einzugehen zu wollen.

Marcus Toussaint ist Leiter des Vertrags- & Dienstleistermanagements / IT & Accounting bei Tchibo Services.

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