Satelliten liefern Daten fürs elektronische Fahrtenbuch
Software erleichtert das Abrechnen von Dienstfahrten

Am Ende einer Dienstfahrt stand bisher meist der Papierkrieg: Alle Daten mussten in Formulare eingetragen werden, von Hand oder über EDV. Jetzt wird es komfortabler: Ein Erfassungsgerät sammelt automatisch Ortsdaten, zählt gefahrene Kilometer und eine passende Software erstellt automatisch die Abrechung.

DÜSSELDORF. Das Führen eines Fahrtenbuchs wird künftig zum Kinderspiel: Der Fahrer eines Dienstwagens muss, bevor er losfährt, nur noch per Tastendruck seinem elektronischen Fahrtenbuch klarmachen, ob es sich um eine Privat- oder Dienstfahrt handelt. Die restlichen Informationen sammelt das System, das wie ein Navigationsgerät mit einer Satellitenortung (GPS) ausgerüstet ist, ohne Hilfe von außen. Über die Positionskoordinaten wird sowohl der Abfahrtsort als auch das Fahrtziel automatisch erfasst. Über die während der Fahrt gesammelten Koordinaten berechnet der Computer zum Schluss auch die zurückgelegten Kilometer.

Die Heedfeld GmbH aus Bielefeld hat jetzt als erster Anbieter in Deutschland ein solches elektronisches Fahrtenbuch auf den Markt gebracht. Dabei handelt es sich um ein Erfassungsgerät, das so groß ist wie ein Autoradio und fest in das Fahrzeug eingebaut wird. Die mitgelieferte Software wertet die Daten später auf dem PC aus. Die gesammelten GPS-Informationen werden dazu mit einer Speicherkarte auf den Bürocomputer übertragen. Die automatisch erstellten Abrechnungen der Dienstfahrt dienen dann später bei der Steuererklärung als Nachweis.

Damit die von dem GPS-Empfänger übertragenen Positionsdaten ausgewertet werden können, arbeitet das PC-Programm mit einem Geographie-Modul von Map & Guide, einem Anbieter von digitalisierten Landkarten und Stadtplänen.

Das elektronische Fahrtenbuch ist seit wenigen Monaten im Handel. Die Hardware kostet 795 Euro und die Auswertsoftware 395 Euro. Firmen, die mehrere Dienstfahrzeuge betreiben, benötigen die Auswertsoftware nur einmal. Da auf den Speicherkarten automatisch das Kennzeichen des Fahrzeugs und der Name des Fahrers gespeichert werden, ist sichergestellt, dass die erfassten Daten richtig zugeordnet werden.

Bislang existieren zwar elektronische Fahrtenbücher schon als Programme für den PC oder als Service im Internet. Doch die lästige Eingabe am Computer wird einem damit nicht abgenommen. Vorteil: Wer oft das gleiche Ziel ansteuert, kann die Daten von vorherigen Fahrten einfach übernehmen. Damit Kilometerstand, Fahrzeit, Abfahrtsort und Fahrziel im Auto nicht auf Papier notiert werden müssen, haben Erfassungs-Programme für den Taschencomputer (PDA) die Prozedur ins Auto verlagert. Die PDA-Einträge werden dann später auf den PC am Schreibtisch übertragen und von einem zusätzlichen Programm ausgewertet, da die Rechenleistung des PDA dafür nicht ausreicht.

Solche Programme, die unter anderem auch vom Dienstleister für Steuerberater, der Datev in Nürnberg, entwickelt wurden, werden über den Handel und auch über Steuerberater vertrieben. "Beim Kauf eines solches Programms sollte jedoch darauf geachtet werden, dass nachträgliche Überarbeitungen im elektronischen Fahrtenbuch automatisch protokolliert werden", sagt Harald Schächtele, der bei Datev für das Thema "Elektronisches Fahrtenbuch" zuständig ist. Das sei eine wesentliche Forderung, die das Bundesfinanzministerium an elektronische Fahrtenbücher stelle. Die Behörde hat im Januar dieses Jahres ein spezielles Schreiben herausgebracht, in dem Kriterien für die Anerkennung digitaler Abrechnungen von Dienstfahrten festgeschrieben sind.

Seit der Computermesse Cebit im Frühjahr dieses Jahres zeichnet sich jedoch bei den Programmen für den PDA ein weiterer Fortschritt ab: Fraunhofer-Forscher aus Trier haben in Hannover eine Lösung für den Palm-Taschencomputer vorgestellt, mit der die Fahrdaten künftig - ähnlich dem System von Heedfeld - automatisch über ein GPS-Modul erfasst werden können. Die Software für Palmrechner sei inzwischen marktreif, sagt Institutsleiter Christoph Meinel. Eine Version für Taschencomputer, die mit dem Betriebssystem Windows CE arbeiten, sei in Arbeit. Die Forscher des Instituts für Telematik suchen nun nur noch eine Firma, die daran interessiert ist, das elektronische Fahrtenbuch für den Minicomputer zu vertreiben.

"Eigentlich wäre es nahe liegend, Navigationssysteme, die inzwischen immer häufiger in Autos eingebaut werden, ebenfalls mit einer Funktion für das elektronische Fahrtenbuch auszustatten. Sie arbeiten ebenfalls mit GPS und könnten die Entfernungen viel genauer über den Kilometerzähler erfassen", sagt der Telematikprofessor aus Trier. Hersteller wie Siemens sehen jedoch zurzeit keine Nachfrage nach einem elektronischen Fahrtenbuch bei Navigationsgeräten. "Daher hat dieses Thema für uns nicht erste Priorität", sagt Siemens-Vorstand Edward Krubasik auf Anfrage.

Flexibler zeigen sich da Anbieter von mobilen Navigationssystemen, die via Taschencomputer und GPS-Antenne den Weg zum Ziel weisen. So hat Navigon als erster Anbieter seinen "Mobile Navigator Business" mit der Fahrtenbuch- Funktion ausgestattet. Die Software, die unter dem Betriebssystem Windows CE läuft, arbeitet mit digitalen Karten von Tele Atlas und speichert während der Fahrt die Positionsdaten, mit denen später die Länge der Fahrtstrecke ausgerechnet werden kann.

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