Seit August neue Arbeitsform
Sun-Mitarbeiter spielen täglich "Büro-wechsle-dich"

In München zwingt Sun Microsystems seit August seine Mitarbeiter, ein neues Produkt zu testen: das Büro ohne festen Arbeitsplatz.

MÜNCHEN. "Mist, nix mehr frei", murmelt der Mitarbeiter der Sun Microsystems GmbH. In Hemd und Jeans gekleidet steht er am "Kiosk", einem jener Computer, die in der Deutschlandzentrale des Computer-Konzerns neben jedem Aufzug platziert sind. Sämtliche Büros mit Blick auf die Alpen seien besetzt, zeigt der Bildschirm an. Seufzend reserviert sich der Computerexperte einen der grün markierten, noch freien Arbeitsplätze - einen mit dem ungeliebten Blick auf die S-Bahnlienie.

In der neuen Deutschlandzentrale von Sun Microsystems in Heimstetten bei München hat keiner der 1 000 Beschäftigten einen festen Büroplatz. Maximal 15 Tage kann jeder am gleichen Ort sitzen bleiben, danach muss er sich ein neuen Schreibtisch suchen. "Flexibles Büro" heißt das Konzept, auf das der Konzern seit August vergangenen Jahres setzt. Im Selbstversuch will das Unternehmen potenziellen Kunden die Sun-Technologie schmackhaft machen, die dahinter steckt.

"Thin Client" macht PC überflüssig

Sun hat sich vom herkömmlichen Personal Computer (PC) mit eigener Festplatte verabschiedet. Eine kleine unscheinbare Box auf jedem Schreibtisch macht das "Büro-wechsle-dich"-Spiel möglich: Sie verbindet Bildschirm, Maus und Tastatur mit einem der vier Zentralrechner im Keller - dort sind die Anwendungsprogramme und alle Daten gespeichert. Sobald ein Sun-Mitarbeiter seine Identifikationskarte in den Leseschlitz eines Terminals steckt, hat er Zugang zu seinem persönlichen digitalen Arbeitsplatz. "Thin Client" nennt sich die Technologie, die den PC überflüssig macht.

Die neue Arbeitsform zwingt dazu, weitgehend papierlos zu arbeiten. Denn abends muss jeder seinen Schreibtisch picobello hinterlassen - am nächsten Tag könnte ihn ein anderer benutzen. Wichtige Utensilien fährt sich der Mitarbeiter täglich mit einem hüfthohen, rollenden Büroschrank zum Schreibtisch.

Bis zu 3 Mill. DM jährlich will Sun Microsystems mit den "flexiblen Büros" sparen. Denn weil nicht jeder Mitarbeiter jeden Tag einen Schreibtisch braucht, kommt das Unternehmen mit deutlich weniger Büroraum aus - für die 1 000 Mitarbeiter reichen rund 650 Arbeitsplätze. "Im Schnitt sind wir bis zu 90 Prozent ausgelastet", sagt Wolfgang Kroj, Direktor Produktvertrieb und im Management verantwortlich für die Einführung des "flexiblen Büros". Auch am technischen Personal wird gespart, nur sechs Mitarbeiter betreuen die Server. Die mühsehlige Pflege einzelner Rechner, auf denen jedes Anwendungsprogramm separat installiert werden muss, entfällt. Denn die PC sind untereinander vernetzt, die Software muss nur einmal auf dem zentralen Server aufgespielt werden.

Motivation ist sehr unterschiedlich

"Manche Mitarbeiter nutzen die Möglichkeit, um sich die schönsten Arbeitsplätze zu reservieren, andere, um möglichst viel im Haus herumzukommen", sagt Christine Keller, Leiterin des "Info-Line"-Teams, das Kundenanfragen per Telefon beantwortet. "Ich buche mich in der Regel immer für eine ganze Woche ein." Normalerweise sitzt sie dann in der Nähe ihrer Mitarbeiter, ab und zu platziert sie sich auch bei den Kollegen vom Marketing. "Da bin ich genau an der Quelle, denn von dort kommen die neusten Informationen."

Alles in allem scheint die Idee bei der Belegschaft gut anzukommen: Drei Viertel der Mitarbeiter sind mit dem "Heute hier, morgen dort" im Büro zufrieden, zeigt eine firmeninterne Umfrage von Sun. Probleme gibt es trotzdem: Wenn sie ohne Störungen arbeiten wollen, empfinden 57 % der Beschäftigten die neue Flexibilität als unvorteilhaft. "Noch kämpfen einige Mitarbeiter mit dem Verlust ihres persönlichen Arbeitsplatzes", meint Gerd Aresin, Betriebsratsvorsitzender bei Sun Microsystems. Gewöhnungsbedürftig sei vor allem das überwiegend papierlose Arbeiten.

Damit hatte auch Christine Keller am Anfang ihre Probleme: "Meinen Bildschirm hatte ich früher immer von oben bis unten mit gelben Haftnotizen beklebt." Stapelweise sammelte sie ihre Unterlagen auf dem Arbeitsplatz, ohne das als Problem zu empfinden. "Doch dann wurden wir Schritt für Schritt ein bisserl erzogen."

Schritt für Schritt zum flexiblen Büro

Schon ein Jahr im voraus begann Sun, seine Mitarbeiter an das moderne Nomadentum zu gewöhnen. Als erstes kündigte Deutschland-Chef Helmut Krings per E-Mail den Tag des "Clean storage", des Sauberen Schranks, an. Einen Tag lang räumten die Mitarbeiter ihre Schränke auf und schmissen weg, was das Zeug hielt. "Abends haben wir das bei Bier, Brezeln und Leberkäs? gefeiert", erzählt Keller. Wenig später folgte die Aufforderung zum "Clean Desk" (Sauberer Schreibtisch). Zunächst sollten die Sun-Mitarbeiter versuchsweise ihre Arbeitsplätze abends ordentlich hinterlassen. "Von papierlos war da noch keine Rede", sagt die Info-Team-Chefin.

Um die Belegschaft auf diesen letzten Schritt vorzubereiten, bot die Geschäftsleitung "Selbstmanagement"- und "Zeitmanagement"-Seminare an. Christine Keller brauchte noch ein wenig mehr Nachhilfe: "Mir hat ein Kollege einfach jeden Tag zwei meiner gelben Haftnotizen weggenommen." Jetzt arbeitet sie hauptsächlich mit E-Mails, die sie nach bestimmten Kategorien sortiert und ablegt. Notizen macht sie nicht mehr auf gelbe Zettelchen, sondern schreibt sie in einen großen Block.

Derart vorbereitet zog die Belegschaft vergangenes Jahr in das neue Gebäude. Ein Großteil der Arbeitsplätze befindet sich in offenen Räumen, in denen bis zu zehn Personen gemeinsam arbeiten. Vier Kollegen können sich etwas abgeschottet hinter halben Glaswänden verschanzen. Wer allein sein will, muss sich eines der wenigen Einzelzimmer buchen - in dieser offenen Architektur sitzt theoretisch der oberste Chef neben einem der Techniker. Doch ganz so anarchisch läuft es in der Wirklichkeit doch nicht ab. Nach wie vor arbeitet die Belegschaft von Sun in Abteilungen, nur nennen die sich heute lieber "Neighbourhoods".

Technische Finessen erzwingen Wechsel der Büros

Die Führungskräfte von Sun sollten der Belegschaft eigentlich als Vorbild dienen - aber Teile der Chefetage konnten sich anfangs nur schwer an das Rotationsprinzip gewöhnen. "Das ist insofern verständlich, als dass Manager häufig Personalien besprechen müssen, die nicht an die Öffentlichkeit sollen", sagt Vertriebsdirektor Kroj. Manchem fiel es auch einfach nicht leicht, auf Statussymbole wie ein größeres Büro zu verzichten. Denn auch die "Neighbourhood" der Geschäftsführung unterscheidet sich so gut wie gar nicht nicht von denen der anderen Mitarbeiter - nur die Kleiderständer sind ein bisschen größer. Als das Gebäude neu bezogen wurde, erzählen sich die Mitarbeiter, hätten einige der Chefs sofort ein Einzelbüro reserviert - und nicht im Traum daran gedacht, sich an dem Wechsel der Büros und Sitzplätze zu beteiligen. Doch nach den maximal erlaubten 15 Tagen Reservierung bekamen sie keinen Zugang mehr zum Server - eine technische Finesse, die jeden zwingt, sich regelmäßig auf die Suche nach einem neuen Schreibtisch zu machen.

"Der ein oder andere", erzählt Info- Team-Leiterin Christine Keller, "hat da ganz schön geschluckt."


INTERNET-ADRESSEN

www.flexible-unternehmen.de - Web-Seite mit Infos zu Arbeitszeiten, Gruppenarbeit und Entgeltsystemen in flexiblen Unternehmen.

www.oic.fhg.de - Das "Office Innovation Center" der Fraunhofer Gesellschaft erforscht das Büro der Zukunft - auch das Arbeiten ohne festen Schreibtisch.

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