Software für Abrechnung
Am Rechner die Reisekosten drücken

Bei der Abrechnung von Reisekosten verschwenden Unternehmen noch immer viel Geld. Belege werden nach alter Sitte eingetütet, Kosten in Tabellenprogrammen erfasst, Abrechnungen nehmen lange und teure Wege durch die Instanzen eines Unternehmens.

HB DÜSSELDORF. Dabei entstehen Prozesskosten, die schon mal die realen Reisekosten übertreffen. Software zur Abrechnung von Reisekosten hilft, die Kosten deutlich zu senken. Die modernen Tools zur Reisekostenabrechnung haben deutliche Vorteile, setzen sich aber nur langsam durch.

Das Problem: Kosten für die Reisekosten sind "Eh-da-Kosten", die Buchhaltungen haben oftmals kein Interesse an Einsparungen, das ansonsten kostenbewusste Travel Management ist in vielen Firmen für die Reisekostenabrechnungen nicht zuständig.

"Höchstens ein Drittel" aller deutschen Unternehmen, schätzt Andrea Zimmermann, Unternehmensberaterin in Sachen Reisekosten und Leiterin Internal Services bei Woolworth in Frankfurt, nutzt eine Software für die Abrechnung von Reisen: "Da gibt es hohe Einsparpotenziale", weiß Andreas Kiefer, Geschäftsführer des Anbieters ADP.

American Express und A.T. Kearney haben es unlängst aufgeschrieben: Je 1000 Euro Reisekosten fallen zusätzlich 56 bis 230 Euro Kosten für die Verwaltung der Reise an. Diese Prozesskosten lassen sich mit Software um bis zu 50 Prozent senken. "Reise-Prozesskosten liegen scheinbar nicht nah genug am Umsatz", sucht Sabine Knöfel nach Gründen für die Ignoranz vieler Unternehmen. Die Mit-Gründerin des Freiburger Herstellers Classware: "Das Thema wird oft nach hinten geschoben, wenn es um Optimierung geht."

Am Angebot kann es nicht liegen. Bei Systemen und Software hat sich in letzter Zeit viel getan. Es kamen neue Anbieter hinzu, die Produkte werden fortwährend überarbeitet und optimiert. Viele Anbieter realisieren immer mehr Schnittstellen zu Firmenbuchhaltungen und zu Kreditkartenanbietern. Ausgaben, die über die Kreditkarte erfolgen, tauchen so automatisch in den Reise-Abrechnungen auf.

Der wichtigste Trend ist der Gang ins Internet. Viele Anbieter bauen an neuen Webversionen ihrer Software und lösen damit Web-Frontends ab, die lediglich auf klassische Software aufsetzten und Provisorien darstellten. Viele Anbieter erkennen, dass das Internet gerade für Reisekostensoftware ein ideales Medium ist, denn kaum eine andere Software ist so oft Änderungen und Updates unterworfen wie die für Reisekosten. Neue steuerliche Regelungen und neue Sätze für Auslandspauschalen lassen sich nirgends so einfach für alle Anwender aufspielen wie in einer Webversion.

HR Works (früher Reisekosten.de) nutzt seit 1998 als erster Anbieter das ASP-Prinzip. HR Works freut sich über mittlerweile 400 Kunden, zuletzt kam Honeywell Deutschland mit 4 500 Mitarbeitern hinzu. Sabine Knöfel erzählt, dass in den meisten Ausschreibungen HR Works und SAP übrig blieben: Preislich könne man den Mitbewerber aus Walldorf um ein mehrfaches unterbieten, so manches Unternehmen entscheide sich aber politisch für SAP.

Neu am Markt agiert der Tankstellenbetreiber Euroshell. Unter dem Namen "Xpense" vertreibt das Unternehmen ein Spesenmanagement System, das auch eine Reisekostenabrechnung enthält.

Der Anbieter Hansalog (ehemals HDS Systemhaus) kündigt eine völlige Überarbeitung seines Produkts "Hansalog Reise" an.

Auch ADP will seine Weboberfläche optimieren. Bei HR Works sieht man den Internet-Anstrengungen der Mitbewerber gelassen. Sabine Knöfel: "Andere bauen nun Web-Anwendungen für klassische Software, wir haben unser Tool fürs Internet konstruiert."

Programmiert wird derzeit auch bei Air Plus. Das Reisekostentool Expense Manager wurde zuletzt nicht sehr aktiv vermarktet, das soll sich nun ändern. Der Expense Report konnte zuletzt das Hamburger Versandhaus Otto und mehrere seiner Tochtergesellschaften überzeugen. Bei Air Plus denkt man darüber nach, in den Markt für das Outsourcing von Abrechnungen einzusteigen. Dabei übernimmt ein externer Dienstleister die Abrechnung, die Mitarbeiter tüten ihre Belege ein und geben alles außer Haus.

Die Anbieter von Reisekosten-Software können den Trend zum Outsourcing nicht verstehen. Wenn Mitarbeiter ihre Belege eintüten und an eine externe Firma schicken, entspräche das nicht dem Ideal einer schlanken Prozesskette. Outsourcing sei unterm Strich für das Unternehmen teurer, weil die Reisekostenabrechnung damit nicht in die Prozesse der Unternehmen integriert sei, sagt Sabine Knöfel. Außerdem entgehe den Unternehmen Wissen über die Reisen: Reisekostensoftware fungiert nicht selten als Alarmsystem für Übertretungen von Reiserichtlinien.

Quelle: Handelsblatt online 22.01.2004

Serviceangebote
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%