Überzeugungsarbeit ist wichtig
Arbeiten, wo gerade Platz ist

Das Konzept Desk-Sharing ist umstritten. Doch die meisten Mitarbeiter, die ständig ihren Schreibtisch wechseln, finden nur lobende Worte.

Als die Mitarbeiter des Fraunhofer Office Innovation Center (OIC) das neue Büro besichtigten, mussten sie schlucken: Auf so wenig Stauraum waren sie nicht vorbereitet. Also war erst mal Ausmisten angesagt. 90 Prozent aller Unterlagen gingen bei dieser Aktion über den Jordan. Heute - drei Jahre später - ist jeder froh, nur noch einen Rollcontainer und keinen eigenen Arbeitsplatz mehr zu besitzen. Man arbeite effektiver und der Informationsfluss sei besser, so die Mitarbeiter.

Die 30 Fraunhofer-Mitarbeiter wollten auf diese Weise neue Büro-Konzepte erproben. Angesichts steigender Mieten und teurer PC-Ausrüstung, die die Kosten pro Arbeitsplatz ansteigen lassen, werden solche Konzepte immer populärer. Geteilte Schreibtische sind besonders in den Branchen auf dem Vormarsch, in denen ein Großteil der Mitarbeiter viel Zeit außer Haus verbringt - wie zum Beispiel in Unternehmensberatungen oder im Vertrieb. Bis zu 40 Prozent der Bürokosten lassen sich einsparen, wenn sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz teilen.

Grundvoraussetzung ist eine funktionierende IT-Infrastruktur. Dazu gehört eine stabile Anbindung an den Zentralrechner ebenso wie ein klar strukturiertes Dokumentenmanagement. Desk-Sharing-Software ermöglicht es, dass jeder Mitarbeiter auf jedem betriebseigenen PC nach der Anmeldung sein ganz persönliches Erscheinungsbild angezeigt bekommt - inklusive aller gespeicherten Internet-Adressen. So personalisiert der Bildschirm morgens aufleuchtet, so anonym sieht nach Feierabend der "echte" Schreibtisch aus: Am Abend muss jeder Arbeitsplatz komplett leergefegt sein. Für die eigenen Unterlagen stehen in der Regel mobile Rollcontainer bereit. In seltenen Fällen auch noch die Aktentasche.

Desk-Sharing ist nur etwas für Großraumbüros

Für die Architekten solcher Büro-Einrichtungen gilt: Alle Arbeitsplätze sollten identisch ausgestattet und gleich ansprechend sein. Andernfalls wird der Tauschhandel kaum reibungslos funktionieren. Jeder will dann zum Beispiel an einen der Schreibtische, die mit einem neueren Rechner bestückt sind oder einen schönen Ausblick ins Grüne haben.

Desk-Sharing ist vor allem für Großraumbüros konzipiert. Fehlende Zwischenwände sorgen für Transparenz und Demokratie im Unternehmen: Ob Manager oder kleiner Angestellter - jeder "bucht" sich morgens einen Schreibtisch. Führungskräfte sind so näher am Team, der Informationsfluss ist besser. Aber auch die Kontrolle wächst - auf beiden Seiten. Das weiß Michael Rupf, "E-Place"-Leiter bei IBM-Stuttgart, aus eigener Erfahrung: "Das bedeutet auch: Ein schlechter Manager wird schneller identifiziert."

Natürlich geht es auch im elektronischen Büro nicht immer ganz demokratisch zu: Dem Vorstand bleibt in der Regel ein eigener Bereich vorbehalten, und auch die Mitarbeiter anderer Hierarchiestufen brauchen manchmal blick- und schalldichte Räume - sei es für vertrauliche Gespräche, sei es für Teamsitzungen. Aber auch die sind selten spontan zu beziehen. In der Praxis müssen zum Beispiel Mitarbeiter des Finanzdienstleisters DVG schon mal "um 6 Uhr auf der Matte stehen, wenn sie einen Einzelraum brauchen". Da gibt sich Pressesprecherin Silke Bals erbarmungslos: Früher hätten normale Angestellte gar keine Option auf einen Einzelraum gehabt. "Wer nicht bereit ist, sich darum zu kümmern, dem kann es so wichtig nicht sein."

Abenteuer-Spielplatz "Nonterritoriales Arbeiten"

Beim Consultingunternehmen Accenture führt ein anderes Phänomen zu Engpässen: Da der Freitag bei Beratern üblicherweise ein Büro-Tag ist, platzen viele Filialen zum Wochenende aus allen Nähten. Frank Gliese von der CSC-Plönzke-Akademie findet diesen Aspekt der mobilen Büros sehr bedenklich, weil dann "immer mehr Angestellte zu Hause arbeiten und jedes Zugehörigkeitsgefühl zur Firma kaputtgeht."

Damit das nicht passiert, empfehlen die Fraunhofer Experten zusätzliche Anreize. Das können Zusatz-Privilegien wie freie Zeiteinteilung, gute Kantinenköche oder optisch schöne und funktional gelungene Büroräume sein. Am Fraunhofer OIC hat man das reine Desk-Sharing zu einer Art Abenteuer-Spielplatz umgezimmert: Unter der Bezeichnung "Nonterritoriales Arbeiten" wurde eine Vielzahl an Arbeitsräumen geschaffen - für jedes Vorhaben das passende Umfeld: Neben dem klassischen Großraumbüro stehen Veranstaltungs- und Werkräume, Einzel- und Entspannungs-Zimmer mit Hängematte zur Verfügung. Für jede Tätigkeit bieten sie die passende Ausrüstung. An den Umwandlungen waren alle 30 Mitarbeiter gleichermaßen beteiligt, und die Experimentierfreude hat noch nicht nachgelassen. Das ist der Idealfall, denn das Konzept wird von allen Betroffenen mitentwickelt - und unterstützt.

Angesichts der guten Erfahrungen empfiehlt OIC-Berater Jörg Kelter, Bürokonzept-Wechsel mit einem umfassenden Change-Management zu begleiten: "Am besten hält das Unternehmen schon im Vorfeld Workshops ab, in denen die Mitarbeiter unter Anleitung Vorschläge für ihren eigenen Arbeitsplatz entwickeln. Daraus leiten wir dann übergreifendes Verbesserungspotenzial ab, und setzen das in ein neues Arbeitsszenario um." Die Devise: maßgeschneiderte Office-Lösungen.

Überzeugungsarbeit ist wichtig

Die Münchner Hypovereinsbank geht einen anderen Weg: Sie will mit einem eigens erstellten Werbefilm die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue flexible Büro-Landschaften testen und erst dann ein Pilotprojekt starten.

Überzeugungsarbeit ist wichtig, denn natürlich will grundsätzlich niemand seinen angestammten Platz aufgeben. Denn es ist ja nicht nur der feste Ort im Büro, der dabei verloren geht. Das flexible Büro fordert neben allen Möglichkeiten und Freiräumen auch ein gehöriges Maß Selbstdisziplin und-organisation. Anfallende Arbeiten können nicht mehr nach Eingang erledigt werden - Mobil-Arbeiter müssen schon drei Tage im Voraus wissen, welchen Arbeitsplatz sie belegen möchten. Spontaneität ist fehl am Platz, wenn die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz mit der Überlegung beginnt, was in den folgenden Wochen im Einzelnen zu tun ist. "Am besten gewöhnen Sie sich an, Ihre Arbeit en bloc zu organisieren, also mehrere Konferenzen hintereinander zu planen oder die Post in einem Aufwasch abzuarbeiten. Sonst kommen Sie mit der Zimmerbuchung durcheinander", rät Rupf neuen Kollegen.

Ob das nicht alles komplizierter macht? "Nein", sagen überraschenderweise die meisten Desk-Sharer. Die Kollegen lernen sich besser kennen - und können sogar ihren Schreibtischnachbarn bewusst wählen. In traditionellen Zellenbüros gäbe es dagegen kein Entrinnen.

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