Verborgene Datenschätze der Unternehmen: Verstecktes Wissen kommt ans Licht

Verborgene Datenschätze der Unternehmen
Verstecktes Wissen kommt ans Licht

Die Informationsfülle im weltweiten Internet und im Daten-Dschungel der Unternehmen nimmt ständig zu. Intelligente Software hilft, das versteckte Wissen nutzbar zu machen. Gezieltes Knowledge-Management soll künftig das Tor in die Welt des digitalen Wissens öffnen.

DÜSSELDORF. Die Nutzung einer Suchmaschine im Internet kann zu einem der frustrierendsten Erlebnisse gehören: Oft wird man mit einer gigantischen Menge von Verweisen überschüttet, die aber dennoch keine Antwort auf gestellte Fragen bringen. Die manchmal ergebnislose Suche nach der Nadel im Cyber-Heuhaufen zeigt, dass die Informationsfülle ständig wächst.

Nach Feststellungen von Bernd Thomson, Hauptabteilungsleiter Automobilentwicklung bei BMW AG in München, "verbringen die Ingenieure im Unternehmen mittlerweile rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen." Dabei werden in den meisten Unternehmen weniger als 50 Prozent des vorhandenen Wissens genutzt. Wissen ist der einzige Rohstoff auf dieser Erde, der sich nahezu alle fünf Jahre verdoppelt, und die Informationsflut hat sich mit zunehmender Nutzung des Internets sogar noch verstärkt.

Zweckmäßig genutzt lässt sich das World Wide Web zweifelsohne als virtuelle Enzyklopädie auffassen, weil im Idealfall alle Inhalte durch Suchfunktionen wie Indexe oder Suchmaschinen zugänglich sind und durch gegenseitige Verweise miteinander verbunden sind. Schlagender Vorteil: Das Internet-Lexikon organisiert und aktualisiert sich selbst. Der Begriff Wissensmanagement wurde geprägt, um die Informationsflut in den Griff zu bekommen. Seitdem konzentriert sich das Mühen immer häufiger auf die Fragestellung: Wie kann man das angehäufte Wissen sinnvoll und übersichtlich erschließen? Wie bekommt man das vorhandene Wissen am rationellsten und effektivsten in die Köpfe der Menschen und kann es damit zu wertvollem Unternehmenskapital machen?

Für die Berater der Unternehmensberatung Roland Berger in München ist Wissen nicht nur ein Produkt, sondern gleichzeitig wichtigste Ressource bei ihrer Tätigkeit. Roland Berger wollte dazu nicht nur Informationen aus dem Internet, dem firmeneigenen Intranet und in Papierform verfügbar machen, sondern dazu auch das Know-how, das in den Köpfen der Consultants steckt. "Nicht nur bei uns gründen sich alle Faktoren langfristigen unternehmerischen Erfolges auf die optimale Verfügbarkeit des geschäftsrelevanten Wissens", beschreibt Dirk Reiter, Partner bei Roland Berger, den Stellenwert von Knowledge-Management im Unternehmen.

Im Projekt "Brain" entschied man sich schließlich für das vollständig Web-basierte Knowledge-Management-System "Livelink" von Open-Text auf Basis einer Oracle-Datenbank. Alle Berater von Roland Berger können sich nun mit der "Brain"-Oberfläche in ihrem Web-Browser sämtliche Informationsquellen vom Internet bis hin zu weltweit über 3 000 Zeitungen, Zeitschriften sowie elektronische Pressespiegel mehrerer tausend Quellen zugänglich machen. "Wir wissen nun endlich, was wir wissen", fasst Dirk Reiter den Projekterfolg zusammen.

Ganz treffend brachte es Josef Hofer-Alfeis vom Siemens Zentralbereich Technik auf den Punkt: "Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß!" Diesen Denkanstoß hat man sich im für Serversysteme zuständigen Geschäftsbereich OEC der SNI AG in München zu Herzen genommen und vor kurzem ein Informations-Portal mit dem Namen "Siemens OEC Cafe" geschaffen. Damit können nun alle Vetriebsmitarbeiter über ein intelligentes System aus Schlagworten, Volltextsuche und Querverweisen schnell und zuverlässig aus dem Siemens-Intranet informiert werden. Eine automatische Link-Verwaltung sorgt dafür, dass sich alle Links automatisch anpassen, wenn Dokumente umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Mittels des Attributes "Autor" erfahren die Vertriebspartner zudem, an wen sie sich bei Fragen oder Anregungen gezielt via E-Mail wenden können.

Auch bei Xerox Corp. in Palo Alto, USA, ging es darum, Wissen aus unterschiedlichsten Quellen stets aktuell verfügbar zu machen. Bis vor einigen Jahren war jeder mobile Xerox-Kundendienstmitarbeiter des Kopierergiganten mit etwa zehn Aktenordnern ausgestattet, die Servicehinweise und Unterlagen für die Störungsbehebung enthielten. Hinzu kam eine Fülle ständig aktualisierter Bulletins zur Problemlösung aus dem Internet, die ständig im Auge behalten werden mussten - ein schier unlösbares Informationsproblem.

Mittlerweile steht jedem Techniker die Xerox-eigene Software "Eureka II" auf einer portablen Workstation zur Verfügung. Mit der Eureka-Wissensdatenbank auf Basis des MSSQL-Servers und mit Internet-Explorer-Oberfläche hat der Wartungstechniker nun alle das Serviceproblem betreffenden Informationen in übersichtlicher Form von digitalisierten Diagnoseanleitungen und aktuellen Hinweisen im Überblick. Dabei kann er über das Internet sogar auf den Erfahrungsschatz seiner weltweit 20 000 Kollegen zurückgreifen. Eine ausgeklügelte Abfragetechnik sorgt dafür, dass die Servicekraft den Wald trotz lauter Bäumen im Informationsdschungel erkennen kann.

Mittlerweile gibt es immer mehr Anbieter von schlüsselfertigen Knowledge-Management-Systemen, die helfen sollen, die verborgenen Datenschätze der Unternehmen zu heben, indem sie die gewünschten Informationen aus allen zur Verfügung stehenden Quellen herausfiltern, zu einer einzigen vertrauten Software-Oberfläche zusammenfassen und mit einer "Web-Schicht" überziehen. Hierzu zählt auch der Marktführer Microsoft mit seinem Officepaket Digital Dashboard, das den mobilen Nutzern einen gezielten Zugriff auf sämtliche erforderlichen Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort ermöglicht.

Das erschlossene Wissen wird direkt auf dem Desktop auf einer dynamischen Webseite im MS-Outlook-Client "webifiziert", also in ein Web-Format gebracht, so dass es mit den üblichen bekannten und verbreiteten Browser-Oberflächen bearbeitet und gelesen werden kann. "Die richtigen Daten werden denjenigen Personen übermittelt, die sie benötigen, um damit schnell und effizient zu arbeiten", fasst Microsoft-Mitbegründer und Chief Software Architect Bill Gates die Knowledge-Management-Strategie des Softwaregiganten zusammen.

Der Intelligent Miner von IBM ist ein Werkzeug für Textmining und Suche in unstrukturierten Informationen. Egal ob die versteckten Daten in .html oder .rtf-Formaten stecken, Intelligent Miner analysiert den Text von über 100 Dokumentformaten auf gesuchte Begriffe. Dabei erkennt das Suchwerkzeug automatisch die Text-Sprache und beinhaltet sogar ein Web-Crawler-Package, mit dem man sich seine eigene Suchmaschine basteln kann. Verschiedene Komponenten für das Wissensmanagement hat auch der US-Anbieter Megaputer im Angebot. Mit seinen Produkten Text-Analyst, Mega-Search und Poly-Analyst lässt sich Data-Mining auf der Grundlage neuronaler Netze betreiben. Aus verteilten Datenumgebungen wie dem World Wide Web oder unternehmensinternen Datennetzen können gezielt bestimmte Inhalte gewonnen werden sowie auch in natürlicher Sprache formulierte Abfragen oder eine Navigation in unstrukturierten Text-Dokumenten durchgeführt werden.

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