Vor allem Mittelstand hat Nachholbedarf
Zeit zum Planen

Seit in Deutschland die Entlassungswelle rollt, wächst die Arbeitsbelastung in den Unternehmen: Konsequentes Zeitmanagement hilft, den Überblick zu behalten.

Perfektionisten haben es in diesen Zeiten schwer", sagt Madeleine Leitner, Karriereberaterin und Psychotherapeutin aus München. "Keiner kann für drei arbeiten und dabei die gewohnte Qualität an den Tag legen." Genau das empfinden viele Manager als Problem. Wegen betriebsbedingter Kündigungen müssen sie zusätzlich Verantwortung und Projekte übernehmen, ohne dass bisherige Aufgaben wegfallen.

"Auch Formel-1-Wagen können nur eine begrenzte Zeit mit zu hoher Drehzahl laufen, sonst verreckt der Motor", vergleicht Leitner. Für den Stress am Arbeitsplatz gibt es bereits einen weit verbreiteten Ausdruck: Unter der Hetzkrankheit ("hurry sickness") leiden Menschen, die glauben, nie Zeit zu haben. Körperliche Gebrechen bis hin zum Herzinfarkt sind die Folgen. Um Hektik und Chaos nicht überhand nehmen zu lassen, kommt es darauf an, dass sich Unternehmensleitung und Führungskräfte konsequent Ziele setzen und darauf hin arbeiten. An sich eine Binsenwahrheit, die aber kaum umgesetzt wird, obwohl sie brisanter denn je ist.

Vor allem mittelständische Unternehmen schlampen beim Zeitmanagement. "Bei weit über 80 Prozent hat die Geschäftsführung keinen Leitplan oder kommuniziert ihn nicht nach unten weiter", sagt Organisationsexperte Werner Bayer, Vorstand des Helfrecht Unternehmerzentrums.

Dabei lassen sich Jahrespläne gut auf Tagespläne runterbrechen und helfen somit, den Überblick über die Aufgaben zu behalten. Das funktioniert aber nur, wenn die Zielsetzungen als ständige Kommunikationsgrundlage innerhalb der Führungsetage, aber auch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern dienen.

Welche Themen in den Jahreszielplan gehören, hängt laut Bayer von der Branche und dem einzelnen Unternehmen ab. In jeden Entwurf gehörten jedoch die folgenden vier Schwerpunkte: Produkte und Dienstleistungen, Organisation und Planung, Mitarbeiterentwicklung sowie Investitionen und Finanzierung.

Sind die Ziele klar gesteckt, heißt es für jeden Manager vor allem eines: Prioritäten setzen: "Es kommt darauf an, die richtigen Dinge zu tun - und nicht die Dinge richtig zu tun", meint Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert. Dem einzelnen Mitarbeiter - egal ob Führungskraft oder Sachbearbeiter - rät er: "Definieren Sie genau, welche Aufgaben Ihres Verantwortungsbereich dazu beitragen, die Firmenziele zu erreichen, und schreiben Sie diese auf. Denn das sind für Sie die wirklich wichtigen Dinge." Im nächsten Schritt gilt es, eine Prioritätenliste für Monats-, Wochen- und Tagesplanung zu entwickeln.

Hilfreich hierbei: Sich klar zu machen, dass dringend und wichtig nicht identisch sind. Das fällt manchmal sogar einem erfahrenen Manager schwer, aber es ist notwendig, um den Überblick zu behalten. Nur so kann er zudem dem Unternehmenslenker klar machen, dass sich nicht alles auf einmal jonglieren lässt. Konkret heißt das: Kommt der Chef mit etwas Neuem auf seine Führungskraft zu, sollte sie das akzeptieren - aber auch nachfragen, welche dringenden Aufgaben er stattdessen weglassen oder an seine Mitarbeiter delegieren kann.

"Die Aufgaben auf der täglichen To-Do-Liste sollten Sie sich in drei Kategorien einteilen", rät Seiwert. Die wichtigsten bekommen Priorität A und werden schnellstmöglich erledigt. In die B-Sparte kommt alles, was auch wichtig ist, gegebenenfalls aber noch etwas warten kann. Zur Kategorie C zählen Aufgaben, die delegiert werden oder eventuell unerledigt bleiben.

"Um abends nicht doch unzufrieden nach Hause zu gehen, sollten Sie jedoch nicht mehr als 50 Prozent des Tages verplanen", sagt Seiwert. Den Rest der Zeit verschlingen erfahrungsgemäß unerwartete Termine, Telefongespräche und Mails.

Doch selbst mit einem ausgeklügelten Zeitmanagement haben Manager derzeit das Gefühl, vor dem riesigen Aufgabenberg kapitulieren zu müssen - zu viele To-Dos verlangen Priorität A. Karriereberaterin Leitner empfiehlt in diesem Fall die "80/20 Regel": "Perfekte Ergebnisse verlangen einen hundertprozentigen Einsatz. Mit 20 Prozent des Aufwandes schafft man erfahrungsgemäß 80 Prozent des Ergebnisses. Beim derzeitigen Arbeitsvolumen bietet es sich daher manchmal an, nicht ganz perfekte Lösungen zu favorisieren."

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LITERATUR

  • Lothar Seiwert, Das neue 1 x 1 des Zeitmanagement, Gräfe und Unzer, 96 Seiten, 12,90 Euro.
  • Lothar Seiwert, Das Bumerang-Prinzip, Gräfe und Unzer, 240 Seiten, 22,90 Euro .
  • Thomas Wieke, Don?t panic. Zeitmanagement, Eichborn, 119 Seiten, 7,95 Euro.
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