Vorstands-Assistenz als Sprungbrett
Des Herren Knecht

Assistenten des Vorstands oder der Geschäftsleitung sind Strebertypen. Sie müssen ständig dem Chef nachlaufen, seine Aktentasche tragen und immer fleißig "Ja" sagen. Das Vorurteil ist so gängig wie falsch.

Die meisten Assis übernehmen wichtige Projekte, tragen Verantwortung und qualifizieren sich in kürzester Zeit für eine Führungsposition. Eine Aktentasche müssen sie trotzdem tragen - ihre eigene.

30 Minuten dauert das Gespräch, dann ist der Umstieg perfekt: Sandra Scholz wird von der Spezialistin zur Generalistin, von der Personalreferentin zur Vorstandsassistentin. Denn Klaus-Peter Müller, seit Juni 2001 Vorstandssprecher der Commerzbank AG in Frankfurt, findet Gefallen an der kompetenten, humorvollen Bankerin. Und umgekehrt. Scholz: "Als ich raus ging, sagte mir mein Bauch, dass es für mich eine chancenreiche Zusammenarbeit werden könnte.

Mit ihrem Aufgabenspektrum und ihren Karriereplänen gehört Scholz zur Creme derer, die in Stellenanzeigen als Assistenten der Geschäftsführung, Direktionsassistenten oder Vorstandsassistenten bezeichnet werden. "Assistent" - das ist eine ähnlich unpräzise Berufsbezeichnung wie "Fußballtrainer". So wie der eine Kicker-Coach die Bundesliga aufmischt und der andere gegen den Regionalliga-Abstieg üben lässt, so unterschiedlich ist der Job eines Assis. Der eine ist Leitender Angestellter mit sechsstelligem Gehalt, der andere Berufseinsteiger bei einer mickrigen Knopf-Fabrik in der Provinz.

Die 30-jährige Scholz muss bei der Commerzbank wenig administrative Aufgaben übernehmen. Sie schreibt keine Protokolle und arbeitet keine Postberge ab. Stattdessen bereitet sie die Mandate vor, die am Amt von Klaus-Peter Müller hängen. Sie bearbeitet Kundenbeschwerden, überwacht den Fortgang von Projekten, übernimmt Recherchen.

"Meine Aufgaben sind meist sehr analytisch", beschreibt Scholz. Ihre Zeit plant sie nach dem Terminkalender des Chefs. Das bedeutet: wenig Routine, viele Stunden im Büro. "Wenn ich etwas schreiben will, nehme ich es oft mit ins Wochenende, dann habe ich mehr Ruhe." Ihr Ehemann protestiert nicht. "Der ist Arzt und toppt meine Arbeitszeit noch", sagt sie lachend.

Belastbarkeit ist Voraussetzung

Hohe Arbeitsbelastung hat die Hessin nie gestört. Nach dem Abitur schnuppert sie an der Uni in Volkswirtschaft hinein, flüchtet aber gleich wieder vor dem Massenbetrieb. Sie geht erst zur Nassauischen Sparkasse und zur Hochschule für Bankwirtschaft, studiert danach in Frankreich und arbeitet im Nebenjob weiter. Ein Leben unter Volldampf. "Dieser Zeitdruck hat mich organisieren gelehrt", sagt sie. "Eine gute Voraussetzung für meinen jetzigen Job."

Den hat sie gar nicht im Visier, als sie 1998 zur Commerzbank wechselt. Als Bank-Trainee betreut sie erst das Projekt "Jahrtausendwechsel Personal" und bleibt dann in der Personalabteilung - bis sie zur eigenen Überraschung den Fahrschein für die Vorstandsetage lösen kann.

"Die meisten Assistenten kamen bisher aus streng betriebswirtschaftlichen oder juristischen Bereichen der Bank", sagt Scholz. "Und weiblich war auch noch keiner." Die Bürde, in zweifacher Hinsicht Pionierin zu sein, trägt sie mit Fassung. Wie die täglich wechselnden Aufgaben: "Ich resigniere selten, auch wenn ich manchmal denke, so viel auf einmal kann doch kein Mensch begreifen und behalten."

Stellen kritisch hinterfragen

Der Job von Sandra Scholz ist sicherlich außergewöhnlich. Doch auch die Berufung als Assistent eines mittelständischen Betriebes kann viele Herausforderungen und berufliche Aufstiegschancen bieten. Spätestens im Vorstellungsgespräch darf deshalb die Frage nach der eigenen Stellung in der Unternehmenshierarchie nicht ausbleiben.

Sicher trägt eine sturmerprobte Chefsekretärin den Titel Assistentin zu Recht, wenn sie beispielsweise als Büroleiterin des Sekretariats die Sitzungsorganisation samt Protokoll übernimmt und selbst Fachartikel für internationale Zeitschriften schreibt. Doch während sie damit vermutlich die letzte Stufe der Karriereleiter erklommen hat, stehen Vorstandsassistenten mit Hochschulabschluss und bis zu drei Jahren Berufserfahrung erst am Anfang ihrer Laufbahn.

Viel Verantwortung, hohes Gehalt

Der Adecco-Stellenindex für die Position "Assistent der Geschäftsleitung" zeigt, dass 2000 und 2001 vor allem Industrieunternehmen, private Dienstleister und das Kreditgewerbe akademisch gebildete Assistenten suchten. Die Einstiegsgehälter sind ordentlich: Wie die Personalberatung Kienbaum in Gummersbach ermittelt hat, erhalten Hochschulabsolventen mit geringer oder ohne Berufserfahrung 35 000 bis 60 000 Euro im Jahr. In der Spitze sind 100 000 Euro und mehr drin.

Ob ein Unternehmen Vorstandsassistenten rekrutiert, ist eine Frage der Personalstrategie: Soll der Management-Nachwuchs in den eigenen Reihen herangezogen werden, oder holt man sich Führungskräfte lieber von außen? Alle Vorstandsmitglieder der Allianz Lebensversicherungs-AG in Stuttgart - bis auf den Vorstandsvorsitzenden, der von einer Mitarbeiterin auf Abteilungsleiterebene entlastet wird - stecken Energie in die Nachwuchsförderung. Freilich mit einem lachenden und einem weinenden Auge, denn alle zwei Jahre sind sie ihre Assis wieder los.

Allianz Leben will trotzdem diesem Prinzip treu bleiben, weil immerhin 20 von 22 Assistenten der vergangenen fünf Jahre noch im Allianz-Konzern arbeiten. "Natürlich können und wollen wir nicht alle Jungmanager in Stuttgart halten, aber es ist doch ein schöner Erfolg, wenn die Namen in anderen Konzerngesellschaften wieder auftauchen", meint Vorstandsmitglied Jürgen Eichelmann.

Er räumt allerdings ein, dass das Tagesgeschäft die Ausbildungsminuten für den Nachwuchs minimiert: "Die jungen Leute erwarten natürlich mehr als die 30 Minuten alle drei bis vier Wochen, die neben fachlichen Gesprächen für sie erübrigt werden."

Hohe Einstellungshürden

Wohl nicht zuletzt deshalb müssen Bewerber Eigeninitiative, Neugierde, Organisationstalent, Kommunikations- und Teamfähigkeit mitbringen. Neben den Standardanforderungen an Jungakademiker wie sehr gute Examensnoten, Praktika, Fremdsprachen, gesellschaftliches Engagement und Auslandsaufenthalt werden eine sehr gute Allgemeinbildung ebenso gefordert wie exzellente Umgangsformen. Immerhin treffen Assistenten nicht nur das Vorstandsmitglied, für das sie arbeiten, sondern auch andere Spitzenmanager. Da ist Schnoddrigkeit ebenso tabu wie ein zu devotes Verhalten.

"Man muss schon einiges mitbringen", sagt Thomas Friedenberger, Berater im Kölner Institut für Studien- und Berufsplanung Staufenbiel, "aber man wird in Stilfragen auch geschult" Etwa: Wie schreibe ich ein Protokoll, ohne andere zu vergrätzen? Oder: Wie gebe ich die Aufträge des Vorstandsmitglieds weiter, ohne in Befehlston zu verfallen? Und: Wie verhalte ich mich, wenn Konflikte zwischen Spitzenmanagern auftreten? Der Frankfurter Unternehmensberater Uwe Böning hat oft in Konzernen beobachtet, wie sich Einsteiger in Seilschaften verfangen: "Es ist Detektivarbeit, gleichzeitig eine unbekannte Berufswelt sachlich zu bearbeiten und das politische Geflecht zu durchschauen."

Grosse Freiräume

Solche Studien zur Unternehmenskultur brauchen Zeit. "Reifen lassen" möchte daher Werner Bayer, Vorstandsmitglied des Beratungsunternehmens Helfrecht, seinen Assistenten Marco Sandner, ehe er ihn zur Führungskraft adelt. "Ich kontrolliere seine Arbeit natürlich." Ständige Beurteilung ist das eine, viel Freiraum das andere. Nicht nur aus Zeitgründen wollen Vorstandsmitglieder sich an ihren Assistenten nicht allzu sehr abarbeiten. Sie wollen Ergebnisse sehen, statt Schulmeister zu spielen.

Allianz-Manager Eichelmann hängt den Begriff Dienstleistung sehr hoch. Er will seinen Assistenten nicht erst beibringen müssen, "dass sie selbst auf einen bösen Brief freundlich und höflich antworten".

Zu Eigeninitiative und Umgangsformen muss noch etwas hinzukommen: Leidensfähigkeit und Stressresistenz. Wer rechte Hand werden will, lebt im Spannungsfeld zwischen hochkarätigen, anspruchsvollen Managern auf der einen Seite und kritischen, manchmal nörgelnden oder gar widerspenstigen Mitarbeitern auf der anderen.

Ein weiterer Knackpunkt ist das Alter. Der Frankfurter Personal- und Unternehmensberater Friedhelm Dünnebacke, der selbst vier Jahre Assi der Geschäftsführung in einer großen Sparkasse war, erinnert sich, "dass der mangelnde Durchgriff auf die Linie den Assistenten leicht zu einem belächelten jungen Mann macht". Berater Böning meint: "In diesem Job hilft nur die richtige Balance von Zivilcourage und Loyalität".

Balancieren müssen Assistenten überall, aber richtig riskant wird es im Vorzimmer des Chefs. "Das Dreiecksverhältnis Chef - Sekretärin - Assistent entscheidet über das Überleben", sagt Böning. Die Sekretärin wechselt nicht so oft, sitzt also am Knotenpunkt aller Informationen. Der Assistent muss, wenn er Erfolg haben will, das Schnittstellenproblem lösen: Wer liest die Post zuerst? Wer schreibt das Protokoll? Wer lässt den Wagen waschen? Wer macht Termine? Die Zusammenarbeit kann zu einer Symbiose aus Organisation und inhaltlichen Aufgaben werden - oder zu einem täglichen Kleinkrieg.

Prominente Vorbilder

Wer überlebt, kann es allerdings weit bringen. Prominentes Vorbild ist Ekkehard Dietrich Schulz. Seit 1. Oktober steht Schulz im Konglomerat Thyssen-Krupp in Düsseldorf allein an der Spitze. Begonnen hat der Stahl- und Handelsmanager 1972 als Assistent bei Thyssen-Niederrhein und sich dann bis zum Vorstand der Thyssen AG hochgearbeitet. Mit Krupp-Manager Gerhard Cromme bildete er seit der Konzernhochzeit Thyssen-Krupp eine Doppelspitze - und schnuppert nun wieder ohne Nebenbuhler die Luft ganz oben.

Ob Sandra Scholz so weit kommt, wird sich selbst bei der mehrfach als frauenfreundlich ausgezeichneten Commerzbank erst in vielen Jahren zeigen. "Die Assistentenzeit ist auf zwei Jahre ausgerichtet", sagt die Bankerin pragmatisch. "Da werde ich mich nach der Hälfte der Zeit umsehen, wohin ich gehen möchte".

Weitere Porträts von Vorstandsassistenten und eine Checkliste gibt es unter: http://www.jungekarriere.com/assistenten

Quelle: Junge Karriere

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