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Was Online-Angebote leisten sollten

Wenn es um die betriebliche Kostenoptimierung geht, bietet der Unternehmensfuhrpark oft eine noch unentdeckte aber sehr ergiebige Quelle für Einsparpotenziale. Wer seine Fuhrparkkosten im Griff hat, kann jährlich fünfstellige Eurobeträge sparen

NEUSS. Fuhrparkmanagement-Anbieter können dabei helfen. Sie bieten neben der reinen Finanzierung von Leasingfahrzeugen alle administrativen Dienstleistungen rund um die Firmenflotte. Durch gezielte Analysen und Beratung, aber auch durch die Bereitstellung von Internetreporting- und Kalkulationstools können ihre Kunden die Kosten ihrer Fahrzeugflotten optimieren.

Kostenkontrolle durch Online-Reporting

Mit Internet-Reportingtools erhält der Fuhrparkverantwortliche im Unternehmen ein Controllinginstrument, das ihm einen tagesaktuellen Überblick über seinen Flottenbestand und alle Kosten gewährt. Und zwar immer dann, wenn er es will. Ob Übersichten über beendete und bestellte Fahrzeuge, Leasingraten, Kraftstoffverbrauch oder Schadenaufkommen: Viele interessante Details sind sofort sichtbar und können analysiert werden.

Da Auswertungen auf Konzernebene, für einzelne Tochtergesellschaften bis hin zu Kostenstellen und separaten Kennzeichen möglich sind, wird die Kostenverteilung im Fuhrpark transparent. Daraus lassen sich wertvolle Ansätze zur Optimierung der Fuhrparkkosten ableiten. Auch Ausreißeranalysen können leicht vorgenommen werden. Verursacht ein bestimmtes Fahrzeug vielleicht immer wieder überdurchschnittlich hohe Reifenkosten oder treibt durch häufige Unfälle die Schadenquote in die Höhe? Der Fuhrparkleiter kann nun sehr gezielt auf den betreffenden (Renn-)Fahrer einwirken.

Auch Analysen über die eigenen Landesgrenzen hinweg sind möglich. Für international aufgestellte Unternehmen wird es zunehmend wichtiger, über ihre internationalen Flotten weltweit einheitliche Reports zu erhalten. Auch dies sollte ein Reportingtool leisten. Allerdings sollten hierbei unbedingt die unterschiedlichen Bedingungen in einzelnen Ländern berücksichtigt werden, zum Beispiel die in Deutschland zu entrichtende GEZ-Gebühr für Autoradios.

Alle Daten sollten exportier- und auf den betriebseigenen Systemen weiterverarbeitbar sein. Je einfacher, desto besser: Eine ausreichende aber noch überschaubare Anzahl an vorkonfigurierten Auswertungsmöglichkeiten sollten per Mausklick verständliche und aussagekräftige Grafiken und Tabellen liefern.

Da beim Online-Reporting alle Daten direkt vom Server des Fuhrparkmanagement-Anbieters abgerufen werden, sollten individuelle Benutzerprofile und Passwörter - zum Beispiel für unterschiedliche Zugriffe durch den Fuhrparkleiter, die Controllingabteilung oder den Finanzvorstand - sowie die Verschlüsselung bei der Übertragung der Daten maximale Sicherheit gewährleisten.

Schnelle Kommunikation - Datenpush direkt zum Fahrer Ideal ist außerdem eine Push-Funktion, mit deren Hilfe bei Bedarf Detaildaten vom Fuhrparkmanagement-Anbieter direkt an einzelne Dienstwagennutzer übermittelt werden können. So kann ein Fahrer zum Beispiel automatisch über sein Handy per SMS an eine überfällige Inspektion für sein Leasingfahrzeug erinnert werden. Der Fuhrparkleiter wird dadurch erheblich entlastet.

Online-Shopping für den Fuhrparkleiter

Konfigurationssysteme erleichtern die Neuwagenbestellung Auch internetbasierte Kalkulations- und Konfigurationsprogramme erleichtern heute bereits die tägliche Arbeit des Fuhrparkleiters. Nach dem Prinzip des Online-Shoppings können Neufahrzeuge am Computer ausgesucht, kalkuliert und bestellt werden.

Der Fuhrparkmanagement-Anbieter gewährt dafür seinem Kunden Zugriff auf einen Datenpool, aus dem dann Hersteller und Fahrzeugtyp sowie die gewünschte Ausstattung und das Zubehör per Mausklick ausgewählt werden. Dabei sollte das Konfigurationssystem jedoch die vom jeweiligen Hersteller vorgegebenen Ausstattungsein- und-ausschlüsse berücksichtigen. So wird vermieden, dass zum Beispiel zu einem kompletten Winterpaket zusätzlich die darin bereits enthaltenen beheizbaren Außenspiegel bestellt werden.

Kalkulation neuer Fahrzeuge

Ist das Wunschfahrzeug komplett, wird die entsprechende monatliche Leasingrate errechnet. Diese beinhaltet nicht nur die reine Finanzrate, sondern auch die Gebühren für alle zwischen dem Kunden und dem Fuhrparkmanagement-Anbieter vereinbarten administrativ Dienstleistungskomponenten wie Kraftstoffmanagement, Instandhaltung, Schadenabwicklung, Versicherung und anderes mehr. Existiert für den Kunden eine Car Policy - also definierte Fahrzeugtypen für die verschiedenen Hierarchiestufen im Unternehmen mit dafür festgelegten Kostenlimits - sollte das Kalkulationsprogramm auch die individuellen Zuzahlungsbeträge für den Dienstwagennutzer ausweisen.

Die sofortige Anzeige aller kalkulierten Kosten für das neue Fahrzeug gibt dem Fuhrparkleiter noch vor der Bestellung die Möglichkeit, seine Auswahl zu optimieren und sich für günstigere Alternativen zu entscheiden. Verursacht ein Dieselfahrzeug bei veränderten Laufzeiten vielleicht doch geringere Kosten als der zuvor favorisierte Benziner? Das Online-Kalkulationsprogramm gibt sofort Antwort.

Ist die Entscheidung für ein bestimmtes Fahrzeug getroffen, kann die Bestellung direkt online an den Fuhrparkmanagement-Anbieter übermittelt werden. Da der Kunde auch hier wieder auf den Datenserver des Fuhrparkmanagement-Anbieters zugreift, kann es keine Abweichungen zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung geben. Lästige Rückfragen werden so vermieden.

Fahrerverwaltung ohne großen Aufwand

Abgerundet werden sollte das Online-Angebot des Fuhrparkmanagement-Anbieters durch ein leicht handhabbares Fahrerverwaltungsprogramm. Der Fuhrparkverantwortliche kann damit jederzeit selbst Adress- und Fahreränderungen vornehmen und Daten für neue Fahrer anlegen. Diese Angaben werden dann auch sofort beim Fuhrparkmanagement-Anbieter aktualisiert, so dass der Kommunikationsaufwand reduziert wird.

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Wolfgang E. Reinhold ist Vorsitzender der Geschäftsführung der LeasePlan Deutschland GmbH

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