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Wissensmanagement schafft zeitliche Freiräume

Das Problem ist weit verbreitet: Statt sich kreativen Entwicklungen oder offensiver Kundenaquisition zu widmen vergeht für die Mitarbeiter viel Zeit bei der Suche nach einer bestimmten Word-Datei im inzwischen hochkomplexen Dateisystem oder - noch schlimmer - in der traditionellen Suche durch Aktenordner.

DÜSSELDORF. Die moderne Lösung für solche Fälle bieten Dokumentenmanagement-Systeme: In der einfachsten Form werden Rechnungen, Belege, Notizen, Protokolle oder Verträge statt in Papierform in digitaler Version gespeichert. Gedruckt vorliegende Unterlagen werden dafür eingescannt, elektronische Dokumente werden unmittelbar ins System abgelegt. Vorteil ist hierbei ein möglicher schneller und unternehmensweiter Zugriff per Datenbankabfrage auf den gesamten Dokumentenbestand, meist einfach realisierbar über spezielle Client-Programme, über Standard-Webbrowser oder sogar direkt über den Dateimanager.

Spezialisierte Systeme können alle elektronischen Dokumente indizieren und erlauben so eine Volltextsuche über verschiedene Dateiformate an verschiedenen Speicherorten wie Festplatten-Verzeichnissen, Datenbanken, oder Mailordnern. Suchmechanismen basierend auf "Fuzzy Logic" erlauben dazu eine fehlertolerante Suche oder sogar natürliche Sprache statt der Eingabe komplexer Suchkommandos. Noch mehr Intelligenz bieten Verfahren zur automatischen Metadatenvergabe: Statt einer mühsamen Verschlagwortung per Hand erkennen diese Systeme automatisch, zu welcher Branche oder zu welcher Region ein Kundengesprächsprotokoll gehört oder welche Mitarbeiter an einem Meeting teilgenommen haben.

Zu den Servicefunktionen von Dokumentenmanagement-Systemen gehören mögliche Abonnements von Ordnern und Dokumenten, bei denen ein Nutzer bei der Änderung eines Dokuments durch einen anderen Nutzer automatisch per Mail benachrichtigt wird. Greifen mehrere Nutzer zu, so hilft ein Versionsmanagement, Änderungen nachzuvollziehen. Gleichzeitig verhindern Verfahren zum Ein- und Auschecken von Dokumenten, dass mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und beim Speichern die Änderungen verlorengehen.

  • Produktbeispiele

    : www.autonomy.com (Autonomy), www.opentext.com (Produkt: Basis), www.asone.de (asone DocumentServer), Hyperwave Information Server (hyperwave.com), SER Brainware (ser.de), MS SharePoint Portal Server (http://www.microsoft.com/germany/servers/sharepoint/)
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