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Fragen und Antworten: Worauf es bei der Nebenkostenabrechnung ankommt

Was gehört alles zu den Nebenkosten? Wie werden einzelne Posten verteilt? Und was tun, wenn die Kosten unverhältnismäßig stark steigen? Antworten auf die wichtigsten Fragen bei der Nebenkostenabrechnung.

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Was ist hinsichtlich der Höhe zu beachten?

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Mieter müssen zwar die Betriebskosten für ihre Wohnung tragen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Sind jedoch einzelne Kostenpositionen deutlich höher als ortsübliche Vergleichskosten, kann der Mieter die Zahlung verweigern. In einem vor dem Amtsgericht Köln (Az.: 203 C 74/08) verhandelten Fall fielen für die Position Gebäudereinigung 36 Cent, für die Position Aufzugswartung 31 Cent pro Monat und Quadratmeter an. Dies sei deutlich höher als in vergleichbaren Wohnanlagen, beklagte sich der Mieter. Und er bekam vor Gericht Recht. Als Anhaltspunkt für angemessene Kosten zogen die Richter den Betriebskostenspiegel des Mieterbundes NRW heran. Dieser wies damals als Obergrenze Kosten von 23 Cent für die Reinigung und 19 Cent für die Aufzugswartung pro Quadratmeter und Monat aus. Aktuelle Zahlen sind  unter http://www.mieterbund.de/fileadmin/pdf/bks/2009/BKS_BRD_2009.pdf zu finden. Noch besser sind Zahlen der regionalen Verbände.

Doch bekommt der Mieter nicht immer Recht, wenn Vermieter Leistungen teuer einkaufen. Kommt es zum Rechtsstreit, muss zunächst der Mieter glaubhaft machen, dass die Leistungen deutlich billiger hätten bezogen werden können. Verbindliche Vergleichswerte gibt es nicht. In einem Fall vor dem Kölner Amtsgericht akzeptierten die Richter den Betriebskostenspiegel von Nordrhein-Westfalen als Vergleichsmaßstab. Weil die Kosten für die Hausreinigung die Kölner Durchschnittswerte deutlich überschritten hatten, ging das Gericht davon aus, dass die Ausgaben nicht mehr „ortsüblich und an­gemessen“ sind. Im Prozess machte der Vermieter keinerlei Versuche zu erklären, wie die ungewöhnlich hohen Ausgaben zustande gekommen sind und warum sie vielleicht doch nötig ­waren.

Welche Fristen sind zu beachten?

Der Vermieter hat die Abrechnung binnen einer Frist von einem Jahr seit dem Ende der Abrechnungsperiode zu erstellen. Ebenfalls innerhalb eines Jahres muss der Mieter eventuelle Einwendungen gegen die Abrechnung erheben. Die Fristen gelten ausnahmsweise nicht bei nicht zu vertretenden Verzögerungen – etwa der verspäteten Abrechnung der Stadtwerke. Dann kann der Vermieter diese Beträge nachfordern. Sonst gilt: Verpasst der Vermieter die Frist, kann er keine Nachforderung stellen. 

Auch wenn der Vermieter die zwölfmonatige Abrechnungsfrist verpasst hat und keine Nachforderungen mehr stellen darf, kann er die monatlichen Vorauszahlungen an das Ergebnis der verspäteten Abrechnung anpassen, also die Vorauszahlungen erhöhen (BGH VIII ZR 258/09). Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter dieses an seinen Mieter auszahlen. Vereinbarungen im Mietvertrag, die hiervon abweichen, sind ungültig.

Welche Positionen dürfen abgerechnet werden?

Der Vermieter darf nur die Nebenkosten abrechnen, die einerseits in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind und die andererseits auch explizit im Mietvertrag vereinbart wurden. Stehen bestimmte Nebenkosten nicht im Mietvertrag, kann der Vermieter diese nicht von seinem Mieter einfordern. Keine Betriebskosten sind Bankgebühren oder die Kosten der Hausverwaltung.

Kosten für die Grundsteuer, die Heizung, für Wasser- und Abwasser, für die Müllabfuhr und für Reinigungsarbeiten dürfen dagegen aufgelistet werden. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen in der Betriebskostenabrechnung in einer Summe ausgewiesen werden. Der Vermieter muss nicht die einzelnen Versicherungsarten aufschlüsseln (BGH VIII ZR 346/08). Auch die Kosten der Öltankreinigung sind sogenannte Heizungsnebenkosten und dürfen an die Mieter weitergegeben werden (BGH VIII ZR 221/08).

Die vollständige Liste finden Mieter und Vermieter im Betriebskostengesetz, etwa unter http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/betrkv/gesamt.pdf.

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