BONN/BERLIN. Ihre 2002 geschaffenes Datenzugriffsrecht beschränkten die steuerlichen Prüfungsdienste zunächst auf Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme. Doch in den letzten Jahren dehnen sie systematisch die maschinelle Analyse steuerlich relevanter Unternehmensdatenbestände auf vor- und nachgelagerte Systeme aus. Zu den betroffenen betrieblichen Anwendungen zählt insbesondere die Materialwirtschaft. Doch auch Kassensysteme erfreuten sich bereits in der Vergangenheit zunehmender Beliebtheit bei Außenprüfungen. Rückendeckung erhielten die Prüfer dabei nicht nur vom Bundesfinanzministerium (BMF), sondern auch vom Sächsischen Finanzgericht. Laut dessen Urteil vom 24. November 2006 (Az.: 4 V 1528/06) handelt es sich bei den in elektronischen Registrierkassen gespeicherten Daten um aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege, die im Rahmen einer Außenprüfung sehr wohl maschinell ausgelesen werden dürfen.

Dabei hätte es selbst für Kleinunternehmen weitaus schlimmer kommen können. So sah ein weit gediehener Gesetzgebungsvorschlag zum "Aktionsprogramm für Recht und Ordnung auf dem Arbeitsmarkt" noch 2008 vor, zwecks Vermeidung nachträglicher Manipulationen von Barverkäufen kurzfristig jede Registrierkasse, Waage mit Registrierkassenfunktion und Taxameter mit einem als "Fiskalspeicher" bezeichneten elektronischen Chip auszustatten. Diesen sollte der Unternehmer nach der ursprünglichen Planung gegen Gebühr bei seinem örtlich zuständigen Finanzamt beantragen, um ihn dann später vom Bonner Bundeszentralamt für Steuern zugesendet zu bekommen.

Weil ein solch aufwendiges Verfahren letztlich den flächendeckenden Austausch aller vorhandenen Registrierkassen erfordert hätte, zogen die Finanzbehörden ihre Pläne zurück. Gänzlich auf eine automatisierte Kontrollmöglichkeit elektronischer Registrierkassen wollen sie freilich keinesfalls verzichten. Denn jetzt hat das BMF in seiner Verwaltungsvorschrift vom 25. November 2010 (Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften die Messlatte deutlich höher gelegt. Darin konkretisieren die Finanzbehörden die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für sämtliche in Registrierkassen erfasste Geschäftsvorfälle wie beispielsweise Barverkäufe, Stornobuchungen oder Entnahmen. Nach der für alle Steuerarten geltenden Abgabenordnung bedeutet dies nicht weniger, als alle elektronischen Kassendaten während der Aufbewahrungsfrist von regelmäßig zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und schlussendlich maschinell auswertbar aufbewahren zu müssen.

Unabhängig von ihrer Größe dürften Unternehmen gut beraten sein, die ihnen auferlegten Aufbewahrungspflichten von Kassendaten ernst zu nehmen. Denn neben dem bereits seit Jahren eingesetzten Druckmittel der Gewinnzuschätzung steht den Prüfungsdiensten neuerdings die Verhängung eines finanziell empfindlichen Verzögerungsgeldes frei. Damit droht selbst bei nur unvollständigem oder nicht zeitnah eingeräumtem Zugriff auf steuerrelevante Datenbestände ein Verzögerungsgeld von mindestens 2 500 bis immerhin 250 000 Euro. Dass die Finanzämter zur Festsetzung willens und in der Lage sind, macht schon die erste Entscheidung zum neuen Verzögerungsgeld des Finanzgerichts Schleswig-Holstein vom 3. Februar 2010 (Aktenzeichen 3 V 243/09) deutlich.