Kassenführung
So klappt's mit dem elektronischen Archiv

Egal ob Restaurant oder Boutique – eine Kasse benötigen alle. Die elektronische Variante ist praktisch, dann muss der Unternehmer aber auch ein elektronisches Archiv führen. Was die Finanzverwaltung neuerdings verlangt.
  • 0

MünchenModerne Technologie kann in puncto Kassenführung ein Segen sein – kein mühsames Rechnen, keine handgeschriebenen Quittungen. Und die korrekte Kassenführung fürs Finanzamt wird ebenfalls leichter. Allerdings haben Selbstständige, die elektronische Kassen einsetzen, einige Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern in einem aktuellen Schreiben hin.

So müssen seit Jahresbeginn alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der ganze Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

archiviert werden.

Diese Daten allein aufzubewahren, reicht dem Finanzamt jedoch nicht. Auch Handbücher, Bedienungsanleitungen oder Programmierhinweise müssen im Archiv verstaut werden – und alle anderen Unterlagen, die zum Verständnis der einzelnen Belege notwendig sind.

Entscheidend ist: Originär digitale Daten – also beispielsweise die Kasseneinzeldaten – müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Dazu eignet sich laut Finanzverwaltung ein maschinell verwertbarer Datenträger wie eine CD, DVD oder ein USB-Stick. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen. Weil ältere Kassensysteme – etwa elektronische Registrierkassen mit Papierjournal – diese Vorgaben nicht erfüllen, dürfen sie seit dem Jahreswechsel nicht mehr eingesetzt werden. Allerdings müssen die Daten der Alt-Kassen sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen weiterhin für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.

Selbstständige können sich nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht darauf zurückziehen, dass die Neuanschaffung zu viel kostet oder das Archivieren sämtlicher Unterlagen zu teuer wird. „Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden.“ Im Klartext: Die Kosten, um eine solche „Gefährdung“ zu vermeiden, muss der Steuerpflichtige ebenso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die sein Geschäft mit sich bringt.

Ausnahmen sind nicht vorgesehen, zumal das Bundesfinanzministerium die strengeren Anforderungen für elektronische Kassen bereits im Jahr 2010 festgeschrieben habe, argumentiert das Bayerisches Landesamt für Steuern. Damit sei auch eine Übergangsfrist von sechs Jahren gewährt worden, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen für Abschreibung entspricht.

Seite 1:

So klappt's mit dem elektronischen Archiv

Seite 2:

Archivierung für zehn Jahre

Kommentare zu " Kassenführung: So klappt's mit dem elektronischen Archiv"

Alle Kommentare

Dieser Beitrag kann nicht mehr kommentiert werden. Sie können wochentags von 8 bis 18 Uhr kommentieren, wenn Sie angemeldeter Handelsblatt-Online-Leser sind. Die Inhalte sind bis zu sieben Tage nach Erscheinen kommentierbar.

Serviceangebote
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%