Neue Urteile zeigen, worauf es ankommt
Perfektes Fahrtenbuch hilft Steuern sparen

Wer den Dienstwagen kaum privat, sondern überwiegend beruflich nutzt, der sollte über die Führung eines Fahrtenbuchs nachdenken.

li DÜSSELDORF. Denn das kommt ihn steuerlich meist günstiger als die Pauschalversteuerung seines Dienst-PKW über die "Ein-Prozent-Regelung". Ein Fahrtenbuch muss aber "ordnungsgemäß" sein, was mangels einer gesetzlichen Festlegung gar nicht so leicht zu erreichen ist. Karl Kohlhaas, -Friedrich Steuerberater in Hannover, klagt, dass in kaum einer Betriebsprüfung das Fahrtenbuch nicht beanstandet würde. In jüngster Zeit hat es jetzt eine Reihe von Gerichtsurteilen gegeben, durch die viele dieser Zweifelsfälle geklärt sein dürften.

Hintergrund: Für die Besteuerung des Geschäftswagens gibt es die "Ein-Prozent-Regel", nach der ein geldwerter Vorteil in Höhe von ein Prozent des Listenpreises des Geschäftswagens monatlich zu versteuern ist. Alternativ kann aber auch der Anteil der privaten Fahrten durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Das Fahrtenbuch soll jede einzelne Geschäftsfahrt von den Privatfahrten einschließlich denen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte leicht nachvollziehbar gegeneinander abgrenzen. Dazu verlangt der Bundesfinanzhof (BFH) ausdrücklich, dass das Buch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird und die Strecken einschließlich des am Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang aufführt.

Nachträgliche, auf mehreren losen Blättern erstellte Aufzeichnungen reichen daher nicht aus, weil man darin nicht erkennt, ob später etwas hinzugefügt oder entnommen wurde. Auf der sicheren Seite ist der Fahrer, wenn er ein gebundenes Buch führt (Az.: VI R 27/05).

Mit einem Computerprogramm erzeugte Tabellen sind dementsprechend ungünstig, wenn nachträgliche Veränderungen an den Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms möglich sind (Az.: VI R 64/04).

In einem weiteren Urteil entschied der BFHkonkret, welche Eintragungen vorzunehmen sind: Datum, Fahrtziel, aufgesuchter Kunde oder Geschäftspartner, Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und der bei Abschluss der Fahrt erreichte Gesamtkilometerstand. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Fahrt können miteinander zu einer Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.

Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs muss zudem durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands dokumentiert werden. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Verweise auf ergänzende Unterlagen seien nur dann zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrtenbuchs erhalten bleibe, so der BFH (Az.: VI R 87/04).

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