Steuerfahndung: Wenn das Finanzamt die E-Mails durchsucht

Steuerfahndung
Wenn das Finanzamt die E-Mails durchsucht

Jede Firma muss ihre elektronische Post für die Steuerbehörden speichern. Immer öfter greifen Steuerfahnder darum auf die Daten aus dem Internet-Briefverkehr zurück. Unternehmen sollten wertvolle Daten schützen, ohne die Aufbewahrungspflicht zu vernachlässigen.

DÜSSELDORF. Weltweit greifen die Strafverfolgungsbehörden immer häufiger auf E-Mail-Server und elektronische Postfächer zu. Mittels akribischer Sichtung auffälliger, in Bankennetzen und Beraterlaptops gespeicherter Mails sollen Ermittler wie etwa beim Enron-Skandal rund um den Globus feststellen, zu welchem Zeitpunkt die Wertlosigkeit verbriefter Schuldverschreibungen intern bereits bekannt gewesen ist – und der Finanzschrott gutgläubigen Kunden nichtsdestotrotz als werthaltiges Investment aufgeschwatzt wurde. Doch welches Unternehmen gibt den Ermittlern schon gerne Einblick in seine Mails?

Grundsätzlich gilt: Deutsche Firmen kommen um die Aufbewahrung ihrer elektronischen Post nicht umhin. Denn E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten sind nach der Abgabenordnung als originär elektronische Dokumente aufbewahrungspflichtig. Zu diesem Zweck geben die derzeit noch gültigen „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ die unveränderbare Speicherung mit einem Index vor. Dabei sollte unbedingt auf eine strikte Trennung steuerlich relevanter E-Mails (Angebote, Preisvereinbarungen, Vertragsgestaltungen etc.) von anderem betrieblichem (Personalangelegenheiten, Betriebsgeheimnisse) oder gar privatem Postverkehr geachtet werden – und zwar tunlichst nicht erst Jahre später bei einer Prüfungsankündigung, sondern fortwährend schon im laufenden Geschäftsbetrieb.

Sortieren Unternehmen ihre elektronischen Posteingänge nicht, müssen sie nach der bereits ergangenen Finanzrechtsprechung den Datenzugriff auf die gesamten vorgehaltenen Informationen hinnehmen. Keine Rolle spielt dann mehr, ob aus den vom Prüfer angeforderten Daten Rückschlüsse auf sensible oder schutzwürdige Informationen möglich wären. Überdies besteht nach dem Fragen- und Antwortenkatalog des Bundesministeriums der Finanzen zum Datenzugriffsrecht selbst für versehentlich (freiwillig) überlassene Daten kein Verwertungsverbot.

Darüber hinaus gilt zu bedenken, dass dessen fortlaufend aktualisierte Fassungen den Prüfungsdiensten neuerdings explizit einen Zugriff über das betriebliche Intranet einräumen. Damit immer noch nicht genug, es drohen nachlässigen Unternehmen ab 2009 empfindliche finanzielle Konsequenzen. Eine durch das „Jah-ressteuergesetz 2009“ neu hinzugefügte Vorschrift sieht ein Verzögerungsgeld von 2 500 bis zu 250 000 Euro vor, sofern vom Prüfer angeforderte Datenbestände nicht vorgelegt werden können.

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