Business Behaviour
Ich melde mich – irgendwann

Es ist eine Form der Missachtung, wenn sich der Absender einer Abwesenheitsnotizen keine Gedanken über seine Kunden und Geschäftspartner macht, keine Telefonnummer für Notfälle hinterlässt oder nicht mitteilt, wie lange er nicht erreichbar sein wird. Ich rate, alles zu vermeiden, was vom Empfänger als herabwürdigend gewertet werden könnte.

Ich staunte nicht schlecht, als ich vor kurzem diese Mail bekam: "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin nicht im Büro und werde auf Sie zurückkommen nach meiner Wiederkehr." Es war die automatische Abwesenheitsmeldung eines Mitarbeiters in einem großen deutschen Unternehmen. Doch leider verriet mir diese Mail so gar nichts. Weder, wann mein Adressat zurückkommen sollte. Noch, ob diese Mail in der Zeit seiner Abwesenheit automatisch an einen Stellvertreter weitergeleitet und bearbeitet werde - oder ob dies eben nur die Ansage war, dass hier das Ende der Sackgasse erreicht sei. Auch verriet mir die Mail nicht, wo der Herr in Notfällen über ein Mobiltelefon erreichbar sei oder wie man statt seiner einen Kollegen oder zumindest ein Sekretariat erreichen könne. Nicht einmal, ob der Adressat im Urlaub, auf einer Dienstreise oder nur einen Tag mal nicht im Büro sei. Oder die Information, ob er trotz Urlaubs gelegentlich seine Mails liest. Alles offen, null Anhaltspunkte.

Ganz abgesehen davon, dass diese Nachricht in englischer Sprache abgefasst war. Nur auf Englisch wohlgemerkt, ohne deutsche Fassung.

Zumal: Es ist eine Form der Missachtung, wenn sich der Absender solcher Abwesenheitsnotizen keine Gedanken über seine Kunden und Geschäftspartner mit ihren Anliegen macht. Ich rate, alles zu vermeiden, was vom Empfänger als herabwürdigend gewertet werden könnte.

Unternehmen - sprich Managern und Firmeninhabern -, denen ihre Reputation und Kundenorientierung am Herzen liegt, sollten vorsichtshalber sicherstellen, welchen Mindestanforderungen Abwesenheitsmeldungen ihrer Mitarbeiter genügen sollen - als Corporate Behaviour. Individualität ist dem Privaten vorbehalten, geschäftlich sollten Qualitätsstandards gelten, die eine professionelle Unternehmensrepräsentanz sichern. Es ist ausgesprochen lehrreich für Chefs, mal selbst von außen in ihrer Firma, möglichst in der Zentrale, anzurufen und in der Rolle ihrer eigenen Kunden zu überprüfen, wie man sie so behandelt. Das rate ich vor allem auch mal nach 17 Uhr zu machen, wenn die Zentrale in vielen Firmen unbesetzt ist, und Gott weiß wer - bis hin zur Putzfrau - das Telefon bedient und Anrufer verzweifeln lässt. Oder Firmenbriefbögen: Haben Sie schon mal Ihre Bankverbindungen ablesen müssen? Die sind fast immer viel zu klein gedruckt. Ganz zu schweigen von fehlenden Mailadressen.

Business Behaviour gibt es jetzt auch als Buch: Redline Verlag, 15,90 Euro. Zu bestellen unter: www.handelsblatt-shop.com

Redaktion: Claudia Tödtmann

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