Business Behaviour
Riesenevent oder exklusive Feier?

Die Gäste überraschen wollen, das ist sicher nett gemeint - kann aber böse ins Auge gehen. Wer seinen Gästen dagegen Vorfreude bereiten und ihnen dumme Situationen ersparen will, verrät schon in der Einladung Konkretes.

Schon auf der Einladung sollte außer dem Zeitpunkt, wann?s losgeht, auch das Ende stehen. Nicht nur, für die, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen wollen. Jeder Gast will schließlich wissen, ob er noch am selben Abend nach Hause fahren kann oder auf jeden Fall ein Hotelzimmer buchen muss.

Und ganz wichtig zu wissen: Sollten die Gäste vor der Ausstellungseröffnung schon gegessen haben oder nicht? Für manche Veranstalter scheint selbstverständlich, dass es anschließend ein richtiges Essen gibt. Ich habe Modeschauen von Cartier oder Escada erlebt, nach denen es ein opulentes Mahl gab. Verwirrend war die Einladung zu einer Modenschau eines deutschen Markenproduzenten, die sehr exklusiv wirkte. So exklusiv, dass es den Anschein hatte, dass ein überschaubarer Kreis geladen war. Doch was passierte? Ein Riesenspektakel mit 800 Gästen. Selbst einer der Unternehmenslenker musste 45 Minuten draußen im Kalten bibbern, ehe er hinein durfte. Jeder Einzelne wurde nämlich langwierig abgehakt auf der Gästeliste. Und die Mägen der Geladenen machten sich immer lauter bemerkbar, weil es nämlich nur ein paar Tabletts mit Fingerfood für die 800 Leute gab - und mit denen sich die Kellner kaum durch die Menge kämpfen konnten.

Ebenso unglücklich fühlen sich Allergiker, die am Aschermittwoch in Köln zum traditionellen Fischessen geladen sind. Denen vorher zu verraten, was sie erwartet, reicht nicht. Vielmehr sollte es immer Alternativen geben. Auch ob ein asiatisches Buffet vorgesehen ist oder ein gesetztes Essen mit fünf Gängen, ist für die Gäste gut zu wissen.



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Übrigens ist es sicherer, auf der Einladung nicht nur das Datum anzugeben, sondern auch den Wochentag - das hat schon manch eiligen Leser vor Pannen bewahrt. Auch für die Rückmeldungen muss es eine deutliche Aussage geben. Damit dem Geladenen klar ist, bis zu welchem Tag er ab- oder zusagen soll - und ob per Telefon, Fax, E-Mail oder beiliegender (bitte frankierter!) Antwortkarte.

Dass sich ein guter Gast so schnell wie möglich festlegt, ist klar. Bei Absagen kann der Gastgeber dann ohne Zeitdruck andere Gäste nachladen. Nicht zu reagieren und dann doch zu erscheinen ist extrem unhöflich. Wer noch jemanden mitbringen möchte, muss unbedingt zuerst den Gastgeber fragen. Weiht er versehentlich vorher den anderen ein und winkt der Gastgeber dann ab, hat er nämlich ein Erklärungsproblem.

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